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【Tips】ML4SF「MakeLeapsと同期」をリストビューに追加する方法

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いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
本日はSalesforceとの連携版である、MakeLeaps for Salesforce(ML4SF)をお使いいただいているユーザー様向けのTipsです。

ML4SFでは、Salesforceに登録されている取引先のうち、「MakeLeapsと同期」した取引先に対してのみ書類を作成することができます。
しかし取引先がたくさんある中で、「どの取引先をMakeLeapsと同期しているのかわからなくなってしまった」「毎回取引先ページを開いて確認するのが面倒」ということはありませんか?
そんなときには、Salesforce取引先のリストビューに「MakeLeapsと同期」の項目を追加することで、簡単に確認することができるようになります。

「MakeLeapsと同期」をリストビューに追加する

(Salesforce Classicをお使いの場合)
Salesforce上部のご自身のユーザー名をクリックし、[Lightning experienceに切り替え] を行なってください。
※既にLightning experienceモードでご利用中の場合はこの変更は不要です。

  1. Lightning experienceに切り替え後、Salesforce上の取引先オブジェクトを開き、追加したいリストビューを開きます(例:すべてのデータ)
  2. 右上の歯車アイコンをクリック > [表示する項目を選択] をクリック
    リストビュー への追加
  3. [MakeLeapsと同期]を選択し、[▶︎] で [参照可能項目] に追加し、保存
    (画面右の▲▼で並び替えも可能)
    「MakeLeapsと同期」を選択

すると、リストビューに「MakeLeapsと同期」の項目が追加され、リストから簡単に「MakeLeapsと同期」している取引先を確認できるようになります。

「MakeLeapsと同期」が表示されます

また、「MakeLeapsと同期」のオン/オフも行うのも、頻繁に行うような場合は、毎回該当の取引先ページを開かなければならないため非効率ですよね。
リストビューに追加しておけば、こちらからオン/オフを行うことができるため、同期のチェックを入れるために取引先ページを開く必要もなくなり、作業の効率化に役立てることもできる設定となります。

より便利にML4SFを使えるよう、こちらの設定もぜひご活用ください!
今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

アカウントの共有は危険!3つのリスクを回避するために

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いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
本日はクラウドサービスを利用する上でポイントとなるアカウントの利用方法についてのお話です。

クラウドサービスでは一つのアカウントを複数人で共有し使うことができるものがあります。
(サービスによっては利用規約内で、アカウントの共有を禁じている場合もあります。)

しかし、業務で適切に、安全に使うためには、個人でアカウントをきちんと分け、1人1アカウント持つことを強く推奨します。理由としては、下記の3点が挙げられます。

1. 履歴を正確に残す

「誰が」「いつ」「何の操作をしたのか」という履歴をきちんと残すことができるのは、クラウドサービスを利用する上でのメリットの一つです。
しかし、アカウントを共有してしまっていると、この「誰が」の部分は正確に残すことができなくなってしまいます。そのため、何かトラブルが起きたときに背景を追うことができなくなります。

また、政府より公開された「押印についてのQ&A」には下記のような記述があります。

問:文書の成立の真正を証明する手段を確保するために、どのようなものが考えられるか。

① 継続的な取引関係がある場合
取引先とのメールのメールアドレス・本文及び日時等、送受信記録の保存(請求書、納品書、検収書、領収書、確認書等は、このような方法の保存のみでも、文書の成立の真正が認められる重要な一事情になり得ると考えられる。)

上記のように、取引の際の送受信の記録が証明する手段の一つとなる場合がありますので、きちんと操作履歴を残すことは、今後ビジネスを行う上でも重要なポイントの一つとなります。

2. 情報漏洩などのリスクを回避する

IDとパスワードのセットを複数人で共有していると、その管理が曖昧になってしまうことがあります。
すると起こり得るケースとして、退職者がいてもパスワードの変更を行わず、退職後もそれらの情報にアクセスできてしまいます。

また、アカウントを共有している場合、上記で記載した通り操作履歴を追うことが困難になるため、退職者がデータをダウンロードしたとしても、誰が行なった操作であるのかはわかりません。

3. 適切なサポートを受けられる

メイクリープスには毎日多くのユーザー様よりチャットサポートのご連絡をいただきます。
その中で、より適切なサポートを提供できるよう過去の問い合わせ履歴などを参照する場合がありますが、アカウントを共有されていると「先日問い合わせた件ですが・・」と言われても、前回の問い合わせが同じアカウントでも異なる方からのご相談だった場合、混乱が生じてしまい、回答にお時間がかかってしまう場合があります。

上記のように様々な理由から、アカウントの共有というのは非常にリスクが高いです。

特にMakeLeapsの場合は、取引先情報や金額など機密情報にあたる情報も多いため、アカウントの共有は避けていただき、1人1アカウントを持って、ご自身の情報をご自身でしっかりと守っていただきたいと思います。

今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

MakeLeapsが選ばれる理由「脱Excel」

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MakeLeapsのブログページにアクセスいただき、ありがとうございます。
本日はちょっとした小話をひとつ。

みなさんがビジネス利用の製品やサービスの導入を検討するとき、どのような基準で製品を探しますか?おそらく、“今抱えている課題を解決する” という点を軸に探す方が大半でしょう。
請求管理ソフト「MakeLeaps」を選ばれる多くの方の理由が「脱Excel 」です。

とても便利な表計算ソフト「Excel」。
単に計算用ソフトとしてだけではなく、様々な様式のテンプレートとして展開されることも多く、「見積書や請求書はExcelで作っている」という企業は多いです。
しかし、ExcelとMakeLeapsの決定的な違いは、「MakeLeapsは請求業務のために作られた製品である」ということ。

具体的には以下のような問題解決が実現できます。

■ 書類作成
Excel:コピペと手入力で作成するため、入力時にミスが発生する
MakeLeaps:商品マスタやテンプレート、自動書類採番を設定することで人的ミスを防ぐ

■ 郵送作業
Excel:原本送付が必要な場合、印刷・封入・投函を手作業で行う必要があるため、手間も時間もかかる
MakeLeaps:原本送付の場合は郵送代行により約8割を自動化でき、セキュア送信 (メール送信)による請求書の電子化も簡単に実現

■ 書類の管理
Excel:ファイルを開かないと請求内容が確認できない。またバックアップ保管で紙が大量発生
MakeLeaps:書類を開かなくても、書類内の情報で検索可能。情報はすべてクラウド管理

■ 入金管理
Excel:紙と通帳データを見比べて消込。確認やミスコミュニケーションで残業が増える
MakeLeaps:システム上で入金情報と書類の紐付けが可能。消込情報も一元管理

また最近ですと、新型コロナウィルスの拡大で急務となった「経理業務のテレワーク化」も夢ではなくなります。
Excelで作った書類は、上記のように紙による送付作業やバックアップ保管が必要なケースもありますが、それらをすべてMakeLeapsで行うことによって、インターネットさえあればいつでもどこからでも作業ができます!

それぞれの作業に適した製品を利用することで、業務効率を最大限に発揮することができます。請求管理サービスの導入を検討されている方は、ぜひ一度MakeLeapsをお試しください。

またご検討に当たり、ご不明点がございましたら、お気軽にサポート窓口までご連絡ください。
メールアドレス:support@makeleaps.com
営業時間:10:00~18:00 (土日祝、年末年始を除く)

【Tips】権限設定でしっかり情報管理

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いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
本日はユーザーのみなさんが、より便利に使えるためのちょっとした機能、便利な使い方をご紹介する【MakeLeaps Tips】をお届けします!

4月に新入社員のみなさんが入社して、少しずつ実際の業務が始まってきたという時期でしょうか。
本日は複数のメンバーでMakeLeapsを活用する際にぜひ知っていただきたい、権限設定についてご紹介いたします!

まずMakeLeapsには4つの権限タイプが存在します。

管理者・一般権限メンバーには、各書類タイプ、操作ごとに細かく権限付与を行うことが可能になっています。

例えば、まだ経験が浅いメンバーには「請求書の閲覧・作成だけを可能にし、送付・入金消込はできないようにしたい」という場合には、下記を参考に設定をしてみてください。

操作方法

  1. 画面左下の「メンバー」をクリックし、権限を変更したいメンバー名をクリックします。
  2. 「メンバーの権限」クリックし、権限を外したいチェックボックスのチェックを外します。
    付与する権限を選択
  3. 「メンバーの権限を保存」で確定します。

メンバーの権限については、下記のヘルプセンターページでも詳しくご紹介しています。
メンバーの権限を設定する

また、グループ機能を使うことで、アクセスできる社内情報を整理することもできます。

■ グループ機能とは
社内のメンバーをグループ化し、取引先ごとに担当グループを割り当てることができる機能です。

例えば「営業一課と営業二課、担当の取引先のみを閲覧できるようにしたい」という場合には、下記のヘルプセンターページを参考にぜひ設定してみてください!
グループ設定をする

大企業や上場を控える企業にとって、情報管理は非常に重要なポイントの一つです。
必要な人だけが必要な情報のみにアクセスできるようにすることで、情報漏洩のリスクを減らしたり、誤操作によるミスを防ぐことにも繋がります。

メンバーが増えてきた際などはぜひこちらの機能も活用してみてくださいね!
今後もMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

【Tips】取引先ごとにデフォルトの送付方法を設定する

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いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
本日はユーザーのみなさんが、より便利に使えるためのちょっとした機能、便利な使い方をご紹介する【MakeLeaps Tips】をお届けします!

在宅勤務を行う企業が増えてきたことにより、「紙書類を送っていた取引先も今は出勤していないため受け取れない」というケースも増えてきているようです。
そこで本日は、MakeLeapsで対応している送付方法のおさらいと、取引先のデフォルト送付設定を変更する方法をご紹介します!

■ MakeLeapsで対応している送付方法

MakeLeapsから書類を送る場合、下記の3つの方法からお選びいただくことができます。

意外と知らない方が多いのが、「郵送とセキュア送信の両方」が選べること。
例えば、今は在宅勤務しているからメールでほしい。しかし、出社できるようになったときに保管が必要なので、紙書類も送っておいてほしい、というケースもありますよね。

そんなときは「セキュア送信」と「郵送」共にチェックを入れることで、両方を送付方法として設定することが可能です。

sending list

■ 特定の取引先のデフォルトの送付方法を設定する

「来月からメールでも書類を送ってください」と言われたらこちらの設定を行いましょう!

  1. ホーム画面右下の「取引先」をクリックし、取引先一覧を開く
  2. 任意の取引先名を検索し、取引先名をクリック
  3. 画面上部の「送付設定」> 書類の送付設定の「編集」をクリック
    送付設定
  4. 任意の送付方法にチェックをつけ、「保存」

※「送付設定」の画面では、他にもセキュア送信の際の宛先や件名、本文のデフォルト設定も可能です。

また、複数の取引先に対して変更を反映させたい場合は、下記の方法で変更することもできます。

  1. 取引先一覧画面より、任意の取引先を複数選択
  2. 「送付方法を設定」> 任意の送付方法にチェックをつけ、「保存」

こちらを設定しておくことで、送付の度に変更することがないため手間を省くことができ、さらに選択漏れなどのミスの防止に繋がります。

書類の送付設定もかんたんなクリックの操作で選択でき、その企業ごと、取引先ごとに適した形で利用できる。それがMakeLeapsを使うのメリットでもあります。

今後もMakeLeapsをよろしくお願いいたします。