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口座振替連携を使って入金管理を効率化しませんか?

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
MakeLeapsで作成した請求書は、銀行振込、カード決済、口座振替のお支払方法に対応しています。
今回は、口座振替連携サービスをご利用いただくメリットについて、ポイントを絞ってご紹介していきます。

口座振替とは

収納代行業者を介して、お取引先の銀行口座から直接、指定した金額を引き落とす方法のことを指します。未払いリスクが少なく、請求業務にかかる負担が軽減される決済手段となっています。

口座振替連携サービスとは

MakeLeaps上の請求書の情報をRICOH 債権管理ポータルに同期し、そのデータをもとに口座振替を行うオプション機能です。
口座振替が完了した後、入金データをMakeLeapsに反映することで、請求書の入金消し込みも簡単に行うことができます。

※本サービスの正式名称は、「RICOH 口座振替連携サービス for MakeLeaps」となります。ご利用には別途、リコージャパン株式会社との契約と月額料金が発生します。

お使いいただくメリット

①振替依頼を簡単に行える

メイクリープスの請求データを債権管理ポータルに同期し、口座振替依頼データをワンクリックで作成できます。

<債権管理ポータル画面>

②消込が簡単に行える

簡単な操作で回収結果データをMakeLeapsに同期し、入金消込を完了させることができます。

③お取引先宛に案内をスムーズに行える

従来の口座振替では引落を開始するまでに、お取引先に対して
・案内文を作成して通知する
・口座振替依頼書を郵送にて送付する
などの多くの準備を自社にて行っていただく必要がありました。
リコーリース口座振替サービスを利用した場合、これらの内容をワンクリックで電子送付でき、スムーズにご利用を開始できます。

<債権管理ポータル画面>

※新規で口座振替を利用されるお取引先様に対してのみ必要な作業となります。口座振替の開始後は、このようなご案内は不要となり、自動で引落が実行されるようになります。

ぜひ、貴社のニーズに応じて本機能を活用していただけたらと思います。
詳しい資料のダウンロードはこちらから行なっていただけます。

料金体系について詳しく聞きたい、操作デモを見てみたい…など、ご興味のある方は下記よりお気軽にご相談ください!
success@makeleaps.com

【電帳法対応】発行書類控えのポイントと注意点をおさらい!

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

電子帳簿保存法について、既に対応を開始されている方や、今後の対応に向けて準備を進めている方もいらっしゃるかと思います。
今回はMakeLeapsの電帳法への対応の一つである、「発行書類控え」という機能について、ポイントを絞ってご紹介します。

「発行書類控え」とは?


2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法で求められる「自己が発行した書類の写し」及び「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信(発行)」側の保存要件を満たすための機能です。
※「受信(受領)」側の保存要件を満たす機能ではございませんので予めご留意ください。

「発行書類控え」には、MakeLeaps上で管理されている書類*を「セキュア送信」または「郵送代行」にて送付した際に、その「取引情報(取引日・取引先・金額)」と「送付時点のPDF」が紐づいた形で自動的に保存されます。

また、「発行書類控え」の電磁的記録は、訂正・削除できない状態で「保存日時」から11年3ヶ月間保存されます。


* MakeLeapsで管理されている書類とは:
MakeLeaps上で作成された書類、またはMakeLeaps以外で作成され、必要情報と合わせてMakeLeaps上に保存されている書類のことを指します。


▼ 機能について詳しくはこちら

注意点:書類が「発行書類控え」に保存されないケース

  1. Makeleaps上で管理されているが、「セキュア送信」や「郵送代行」以外で送付された書類(例:PDFをダウンロードしてメールで送っている場合、など)
  2. MakeLeaps以外で作成・管理され、送付時に添付された書類PDF
  3. PDF一括送付機能の「書類として保管する」機能を利用せずに送付された書類PDF
  4. 無料プランをご契約の期間にMakeLeapsから送付された書類

上記のケースに当てはまる書類に関しては「発行書類控え」には保存されませんのでご注意ください。

▼ 補足
1. については、今後、書類を「送付済み」というステータスにすると、その時点の「書類のPDF」と「取引情報(取引日・取引先・金額)」が「発行書類控え」に保存されるように機能追加をする予定となっております。
ただし、電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件を満たすためには、貴社にて事務処理規程の作成と運用が必要となります。
機能のリリース時には、ニュースレターやブログにてお知らせいたします!

[ご参考] 受領書類の保存についてはこちら
・ブログ:RICOH 証憑電子保存サービスとは

MakeLeapsをお使いいただくと、難しい事前準備等の必要がなく、電帳法にバッチリ対応できます!
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

絞り込み検索で効率UP!一括操作のご紹介

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
今月は複数の書類をまとめて操作したい時のひと工夫をご紹介します!

MakeLeapsでは、各書類タイプやすべての書類の一覧ページにて、複数の書類を選択し、PDFダウンロードや送付などの操作をまとめて実行することができます。

書類一覧ページ1

しかしながら、選択したい書類が一覧の異なるページにある場合、ページ間を跨いで書類を選択することはできません。
そんな時は画面上部の検索バーから様々な条件で書類を絞り込み、複数の書類を選択いただくことでご希望の一括操作が実現できるかもしれません。
※一つの画面上で表示される書類の上限は20件となります。
そのため、選択したい書類が20件以上存在する場合には、「すべてのページで選択」にチェックを入れてください。
例として、3つのケースをご紹介します。

ケース① 特定の取引先に対して先月発行・送付した請求書をダウンロードしたい

書類一覧ページ2

検索バーの一番左にある「検索」では、下記のフリーワード検索が可能です。
・書類番号
・案件名
・取引先名
・担当者名
・商品名など書類に含まれる情報(単語や文字など)
※商品登録の際に設定した商品番号での検索はできません。
詳しくはこちらのマニュアルをご参照ください。

ケース②  有効な(無効化されていない)今月発行した見積書をまとめて請求書に変換したい

書類一覧ページ3

※書類を選択する際に、複数の取引先宛の見積書が含まれている場合でも、取引先ごとに書類を統合することができます。(1つの取引先に対し、1枚の請求書が作成されます。)

ケース③ 送付前・承認済みの書類をまとめて送付したい

書類一覧ページ4

※書類を選択する際に、複数の取引先宛の書類が含まれている場合でも、取引先ごとに書類の送付依頼をすることができます。(1つの取引先に対し、1つの送付依頼が作成されます。)
上記のように様々な条件を組み合わせて絞り込みを行うことで、目的の書類をまとめて表示し一括操作ができます。

ぜひ、各書類一覧ページの検索バーを活用してみてくださいね!

受領書類もクラウドに保存!RICOH 証憑電子保存サービスとは

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
今回は電帳法やインボイス制度への対策でお問合せの多い、株式会社リコーが提供している「RICOH 証憑電子保存サービス」についてご紹介いたします。

サービス概要

紙やメール、FAXなどで送られてきた証憑(取引関係書類)をクラウドにアップロードし、一元管理することができるサービスです。

▼詳しくはこちらからご参照いただけます。
RICOH 証憑電子保存サービス製品ページ(外部サイト) 

メリット① 電子帳簿保存法への対応

・電子帳簿保存法改正で求められる可視性の確保:「取引先名」「取引金額」「取引日」の項目の索引付けは、手入力またはリコーの入力代行サービスによって正確に登録できます。

▼操作画面
アップロードした証憑をプレビューで確認しながら3つの検索項目や帳簿ID、メモの入力が可能です。
入力後、確認ボタンを押しデータを保存します。

メリット② インボイス制度への対応

・仕入税額控除を受けるために必要な、受領書類の7年間の保存*(出典1) に対応しています。

  ▼仕入税額控除を受けるために保存が必要となる書類*(出典2) 

メリット③ 証憑の一元管理が可能に

・フォルダごとに書類の種類が分かれているため、必要な書類が探しやすいです。
・書類受領後のフローが「証憑電子保存サービスへのアップロード」の1つに集約されるため、ミスを防ぐことができます。
・MakeLeapsの「RICOH 証憑電子保存サービス連携機能」(有料オプション機能)をご利用いただくと、MakeLeapsにて送付した書類を発行証憑フォルダに同期し、一元管理ができます。

▼操作画面

電帳法やインボイス制度への対策は、スタートダッシュが肝心だと考えられます。
制度の適用前に書類の保管プロセスを固め、スムーズな運用を開始されませんか?

オンラインで製品デモも行っております。ご興味のある方は下記よりお問合せください。
success@makeleaps.com

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。


▼参考文献
*出典1:国税庁. “適格請求書等保存方式の概要 -インボイス制度の理解のために-”.2022-07. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf, 14ページ,(参照 2020-10-25)

*出典2:国税庁. “No.6451 仕入税額控除の対象となるもの”. 2022-04. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6451.htm,(参照 2020-10-25)


ページ番号を表示させたい!ユーザー定義テンプレート活用方法

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
これまで、書類が複数ページにわたる場合に、ページ番号を表示させたいというご要望を多くいただいていました。
実は、先月リリースされた新機能「ユーザー定義テンプレート」を活用すると、書類にページ番号を表示させることができます!

▼ ユーザー定義テンプレートについては以下のブログをご参照ください。
[ブログ]【新機能】 ユーザー定義テンプレートがリリースされました!

書類にページ番号を表示する方法

まずは、ベースとなるテンプレートをExcelで作成します。
以下のページではいくつかサンプルファイルをご用意していますので、こちらを元にテンプレートを作成していただくことが可能です。必要に応じてご活用ください。
[マニュアル] ユーザー定義テンプレート:サンプルファイル一覧
テンプレートの作成が完了したら、Excelファイル上でページ設定を行います。


例:Excel for Macの場合
上部の「ページレイアウト」から「ページ設定」をクリックします。

Excelページ設定

「ヘッダー/フッター」タブより、任意の場所にご希望の表示形式でページ番号を設定します。

ページ設定

今回の例ではフッターに「1 / ?ページ」というページ番号を表示させる設定をしたので、以下のように表示されます。

書類上のページ番号

「ユーザー定義テンプレート」の詳しい操作方法については以下のマニュアルをご参照ください。
[マニュアル] カスタムテンプレート

なお、本機能をご利用いただく際には、Excelの基本的な操作を貴社にて行っていただく必要がございます。
MakeLeapsでは以下のサポートに対応できませんので、あらかじめご了承ください。
 ・Excelの機能及び操作方法に関する質問
 ・具体的なExcelファイルへの記載方法
 ・Excelファイルの動作確認
MakeLeapsのサポートポリシーはこちらをご参照ください。

「ユーザー定義テンプレート」では、今回ご紹介した書類上のページ番号の表示以外にも、ヘッダーの追加やデザインの変更など、さまざまなカスマイズを実現させることができます。

今後も少しずつ活用方法をご紹介していきますので、ぜひお楽しみに!