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ユーザー定義テンプレート 基本のき

自由にテンプレートをカスタマイズすることのできる「ユーザー定義テンプレート」。Excelで雛形を作成するため、項目の位置や色を変えたり、自社に適したテンプレートを作成することができます。
しかし、自由度が高いからこそ、どこから始めたらいいか迷ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。そんなときのガイドとして、本ページをご活用ください。
※機能の概要や操作方法は、ヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートで設定する内容とポイント

ユーザー定義テンプレートの元となるExcelファイルでは、書類の項目名やその内容、レイアウト、フォントサイズなどを設定します。
「どこに何を、どのように表示するか」を指定するのがこのExcelファイルです。

▼ポイント

【Excelファイル:サンプル】

MakeLeapsでご用意したサンプルファイルを元に、カスタマイズすることもできます。サンプルファイルはヘルプセンターからご確認ください。

Excelファイルの準備が整ったら、こちらのマニュアルを参考に、テンプレートのアップロード・適用を行います。

書類作成時の操作

書類作成時に「テンプレート」の項目で、作成したテンプレートを指定し、MakeLeaps画面やインポートにて書類を作成します。
明細の内容や消費税率、取引先情報などの ”書類の中身” を入力することで、その内容がユーザー定義テンプレートで指定した形式にて出力されます。

定型パターンとの違い

上記で記載した通り、ユーザー定義テンプレートは、どこに何をどのように表示するかを指定する「雛形」となります。

一方、「定型パターン」は表示する内容をパターンとして登録します。
例えば、複数の部署でMakeLeapsを利用している場合は、差出人の表記や備考欄が変わるため、部署ごとに定型パターンを作成しておくことができます。他にも、取り扱っている商材ごとに明細内容をあらかじめ登録しておくことなどもできます。

書類全体のレイアウトは「ユーザー定義テンプレート」、項目内容の定型化は「定型パターン」となるため、両方を組み合わせて書類を作成することが可能です。

最後に

ユーザー定義テンプレートはExcel自体の設定が一部影響します。Excelの操作などのサポートはMakeLeapsでは行なっていませんので、初めてご利用になる際は以下の参考ページをご確認の上、設定をお試しください。

▼参考ページ

柔軟な書類作成が可能になる機能です。「MakeLeapsの標準テンプレートのここを変えたい」というちょっとしたお悩みをユーザー定義テンプレートで解決する方法なども、今後ご紹介していく予定です。お楽しみに!

登録番号の設定はお済みですか?

適格請求書等保存方式(インボイス制度)が2023年10月にスタートし、数ヶ月が経ちました。皆様、インボイス制度の対応は完了しましたか?今回は再チェックとして、MakeLeapsでの登録番号の設定方法などをご紹介していきます。

登録番号の設定方法

インボイス制度の要件として必要な、「適格請求書発行事業者の登録番号」項目を書類に追加することができます。

登録番号

▼追加方法

  1. 「自社情報」>「設定」>「会社情報を編集する」をクリック
  2. 登録番号を入力し「保存」をクリック
    (登録番号の欄には「T」+13桁の数字を入力することができます。)

登録番号を追加後、登録番号の表示に対応したテンプレートを使用することで書類上に登録番号を表示させることができます。

登録番号についての詳細は、こちらのマニュアルページをご確認ください。

その他4つの準備すべきポイント

インボイス制度に対応するためには、その他におさえておくべきポイントが4つあります。

  1. 登録番号の表示設定をする
  2. 利用しているテンプレートを確認する
  3. 書類に消費税率を表示する
  4. 軽減税率対象であることがわかるように設定する

設定箇所などの詳細については、こちらのブログでご紹介しております。

抜けがないよう、上記5つのポイントをきちんと押さえておく必要があります。ぜひご確認ください。

定期請求の作業を楽にする方法

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

サービス利用料や顧問料など、定期的に同額の請求書を発行しているという方もいらっしゃるかと思います。そのような場合は、MakeLeapsの「作成予約」機能と「口座振替連携」を使うことで、繰り返しの作業を楽にすることができます!

「作成予約」で書類発行する

作成予約」とは、あらかじめ請求書の内容や取引先、発行スケジュールを設定しておくことで、ワンクリックで書類を作成することが可能になる機能です。
作成予約を設定すると、「作成待ち」一覧にその月に発行するべき請求書の一覧が表示され、「+」のボタンをクリックするだけで書類が作成できます。

口座振替連携で入金消込を簡単にする

口座振替連携」とは、MakeLeapsで作成した請求データをもとに口座振替を実行できる有料オプション機能です。
既にある請求書の合計金額を元に、口座振替依頼データをワンクリックで作成できます。さらに、振替結果を入金データとしてMakeLeapsに取り込むことで入金消込を完了させることができます。

▼参考ページ

口座振替連携の資料やデモンストレーションをご希望の方は、以下までご連絡ください。
カスタマーサクセスチーム
success@makeleaps.com

定期請求がある方におすすめの機能を2つご紹介しました。ぜひ連携機能もご活用いただきながら、日々の業務効率化にお役立てください!

セキュア送信で変数を活用!CC送付の代替機能

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

セキュア送信では、複数の方へ同時にメールを送ることができますが、それぞれの宛先へ個別にTOで送信されます。そのため、受取手となる取引先の担当者に、CCのようなかたちで「書類を誰に送付しているのか」を知らせたい、という場合があるかと思います。
そんなときはぜひ、「送付先リスト」の変数をセキュア送信のメッセージ(メール本文)に設定してみましょう!設定すると、以下の画像のように、書類の送付先を自動的に表示させることができます。

送信先リストの変数

「送付先リスト」の変数*について

※変数とは:変数を入力した箇所には、書類や登録情報ごとに変動する内容(送信日や書類番号など)に応じて、システムが自動的に値を挿入します。

送信先リストの変数は、メールアドレスのみ、+送信先名、+敬称の3つのパターンを、カンマ区切り、もしくは改行区切りで表示することができるため、自社や取引先の希望に応じて選ぶことができます。

送信先リスト

こちらのマニュアルでは、変数の設定方法をご案内しています。設定可能な変数の一覧は [4. 変数を設定する]  をご確認ください。

その他の変数の活用方法

送付先リストだけではなく、取引先名や支払期限などの変数を利用することによって、セキュア送信を送る際にメールの内容を修正する手間を省くことができます。
以下の画像の緑色の箇所に変数を設定しています。
件名には案件名、メッセージには取引先名や、自社名、支払期限などの変数を挿入しています。

変数を活用することで、修正の手間を減らすだけではなく、打ち間違いを防止することもできます。ぜひご活用ください!

【電帳法対応】外部で作成した書類もMakeLeapsで一元管理

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

電子帳簿保存法の宥恕措置が間もなく終了となります。みなさま、準備はお済みでしょうか。
電子帳簿保存法に適した形で書類を保管しなければならないが、”MakeLeaps以外で作成しているイレギュラーな書類がある”という方や、”MakeLeapsで書類を作るための準備が間に合わない”といった場合があるかもしれません。
そんなときはぜひ、「PDF一括送付」機能をご活用ください!

※「PDF一括送付」とは
外部システムで作成したPDFファイルをMakeLeapsへ一括でアップロードし、MakeLeapsから送付することのできるオプション機能です。(1,000円/月 [税抜])

PDF一括送付には、「書類として保管する」という機能があります。
こちらの機能を利用してファイルをアップロードすると、取引金額や取引日等の書類情報をMakeLeapsに取り込むことができ、MakeLeaps内で書類として保管することができます。

「書類として保管する」を利用すると、MakeLeapsで作成した書類と同様、書類一覧画面から書類を確認できるようになりますが、それ以外にも2つの大きなメリットがあります。

1. 電子帳簿保存法に則ったかたちで、書類情報をMakeLeapsで保管できる

アップロードした書類をMakeLeapsから送付したり、「送付済み」のステータスにすることで、電子帳簿保存法の「送信 (発行)」側の保存要件を満たすための機能である「発行書類控え」に書類情報が保存されます。(詳細は以下の参考ページをご確認ください。)

こうすることによって、外部システムで作成した書類も、MakeLeaps内で作成した書類もまとめてMakeLeaps内で一元管理できるようになります。
そこから更に「RICOH 証憑電子保存サービス連携」を利用すれば、発行した書類だけではなく、受領した書類もまとめて管理することが可能です。

2. 承認機能が利用できる

外部システムで作成した書類も「書類として保管する」ことで、MakeLeaps側で書類情報を管理できるようになるため、承認機能が利用できるようになります。これまでは紙で行っていた承認もデジタル化することができ、社内での運用がよりシンプルになるのもメリットの一つです。

▼参考ページ

取引を行う上で、イレギュラーケースが避けられない場合もありますが、今回ご紹介したような機能を補足的に利用することで、書類の管理や運用をシンプルにすることができます。そうすると、その分ミスが減ったり、工数の削減が期待できます。
ぜひご活用ください。