【Tips】他のメンバーがセキュア送信した通知を受け取る

いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。

今月のTipsは、チーム間での情報共有に活用できる内容です。
チームで業務を行う上で、各メンバーが行なった操作を念の為共有したい、ということもありますよね。

サポート窓口によくいただくお問い合わせ内容で、「メールのCcのように自社のメンバーにもセキュア送信で書類を送ったことを共有したい」というお声があります。MakeLeapsの仕様上、取引先に送付したセキュア送信のメールにCcを追加をして送付することはできませんが、MakeLeapsをお使いのメンバーへ通知メールを送ることができます。

そこで必要なのが、通知設定です！

■ 通知設定とは？

通知設定とは、さまざまなアクションを自分が実行したとき、または他のメンバーが実行したときに通知を受け取ることのできる設定です。

こちらの「書類がセキュア送信されたとき」「他のメンバーが実行したとき」に事前にチェックを入れておけば、ご自身がアクセス権限をもつ取引先に対して書類が送られた際に通知メールが送付されます。

通知設定の設定方法は、こちらのマニュアルをご確認ください。
注意点として、この通知設定は管理者の方が一括設定をするなど、第三者による設定はできません。通知を受けたい方の通知設定画面から、個別の設定が必要となります。

こちらの設定をしておくと、セキュア送信する際に送付前確認画面の「通知先」に通知するメンバーの名前が表示されます。
（※３人以上の場合は、「他のメンバー」と表示がされます。）

社内の情報共有がよりスムーズになりますので、ぜひご活用ください！

引き続き、MakeLeapsをよろしくお願いいたします。

【お知らせ】2021年3月 イベント一覧

多くの日本企業が年度の締めくくりを迎える3月。
そして、4月には新しい一年が再スタートされますね。
花粉症との戦いはまだ続きますが、桜の開花に向けて心も華やぐ季節がやってきました。

今月は『一年の区切りに整理しておきたい機能や情報をご紹介』するオンラインセミナーを新たに2つご用意しました。
4月以降も継続して実施される【定期セミナー：比較編】もございますので、ご都合の良い日程にぜひご参加ください。

いずれのセミナーも少人数制で実施いたしますので、その場でしっかり質問し、解決できることもメリットのひとつです。ぜひ日頃の業務を行う上での疑問点もクリアにして、新年度の業務に挑んでくださいね！

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

MakeLeapsご利用中の方

★NEW★ 動画で学ぶMakeLeaps ~書類発行準備から送付まで~

2021年3月24日(水) 15:00~15:40

MakeLeapsを使い始めたばかりの方を対象としたオンライン勉強会です。
書類一覧ページの細かい機能をご紹介し、メンバーとスムーズに情報共有・管理ができるようにするためのコツをまとめた内容となります。
基本的な書類の作成や送付しかできていない‥という方はぜひご参加ください。

【本セミナーをオススメする方】
・MakeLeaps使い始めたばかりの書類作成担当の方
・MakeLeapsで見積書や請求書などの書類を作成したことがない方
・基礎的な操作方法を知りたい方

詳しくみる

 

【定期セミナー】請求業務もSalesforceで効率化できる！ ~操作画面でご紹介~

実は『MakeLeaps』はCRM/SFA製品『Salesforce(セールスフォース)』と連携して使えることをご存知でしたか？営業と経理担当を繋ぐ、一歩 “先” の使い方を実際の画面を見ながらご紹介いたします。

2021年3月10日(水) 13:00 – 13:40
2021年3月24日(水) 13:00 – 13:40

【セミナーのポイント】
☆ Salesforce上で帳票を一限管理することによりペーパーレス化を実現！
☆ SalesforceとML4SFがどのように連携しているか、機能を解説
☆ ML4SFを利用する際の料金プランについてもご説明

【本セミナーをオススメする方】
☆ 帳票業務のペーパーレス化を考えている方
☆ 見積/発注/納品/請求/検収/領収書をSalesforceで一元管理されたいとお考えの方
☆ 承認フローもペーパーレス化し、承認者が出張中でも承認できるようにしたい方

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ご利用をご検討中の方・トライアル中の方

★NEW★《水曜日は比較編》【15分でわかる】請求業務をかんたんに！請求管理サービスの比較・選定ポイントをご紹介

たくさんある請求管理サービス。自社に適した製品は果たしてどの製品なのか…選定のポイントはどこなのか…困ったことはありませんか？
本セミナーでは、初めて導入する際の注意点や確認すべきポイントも含めてご紹介します。

2021年3月3日(水) 12:00~12:20
2021年3月10日(水) 12:00~12:20
2021年3月17日(水) 12:00~12:20
2021年3月24日(水) 12:00~12:20
2021年3月31日(水) 12:00~12:20

【セミナーのポイント】
☆ 15分でサクッと請求管理サービス選定ポイントを知ることができます！

【本セミナーをオススメする方】
☆ 請求管理サービスについて情報収集をはじめたシステム/IT担当の方

詳しくみる

 

《火曜日は基礎編》【15分でわかる】請求業務をかんたんに！MakeLeapsサービス説明会

製品をご検討中の方、基本機能をおさらいしたい方にぴったりな製品説明会です。少人数の定員制のため、説明会中も気軽に質問できます。

2021年3月2日(火) 12:00~12:20
2021年3月9日(火) 12:00~12:20
2021年3月16日(火) 12:00~12:20
2021年3月23日(火) 12:00~12:20
2021年3月30日(火) 12:00~12:20

【セミナーのポイント】
☆ 15分でサクッとMakeLeapsのサービスについて知ることができます！
☆ デモンストレーションで書類作成の実演！
☆ セミナー申し込み者全員にMakeLeaps導入事例E-Bookをプレゼント！

【本セミナーをオススメする方】
☆ 請求業務をもっと簡単にしたいと考えている営業・経理担当の方
☆ リモートワークテレワーク推進を考えているシステム担当の方
☆ 起業や副業を始めたばかりで請求業務を行えるサービスをお探しの方

詳しくみる

 

《木曜日は経理編》【15分でわかる】請求業務をかんたんに！MakeLeapsサービス説明会

経理部門の方が知りたい機能を集中的にご説明する少人数制・定員制の説明会です。入金管理や郵送代行、他部署連携などの機能を、基礎編よりも具体的にご紹介します。

2021年3月4日(木) 12:00~12:20
2021年3月11日(木) 12:00~12:20
2021年3月18日(木) 12:00~12:20
2021年3月25日(木) 12:00~12:20

【セミナーのポイント】
☆ 15分でサクッと、経理担当者向けのMakeLeapsの機能を知ることができる
☆ デモンストレーションで操作方法までよくわかる
☆ セミナー申し込み者全員にMakeLeaps導入事例E-Bookをプレゼント！

【本セミナーをオススメする方】
☆ 請求業務をもっと簡単にしたいと考えている経理担当の方
☆ リモートワークテレワーク推進を考えているシステム担当の方
☆ 起業や副業を始めたばかりで請求業務を行えるサービスをお探しの方

詳しくみる

 

今後セミナーで取り上げて欲しい話題、製品の機能説明などございましたら、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。

今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

【ML4SF導入事例】MakeLeaps導入で経理作業が約3分の1に短縮。新規顧客を開拓する攻めの経営改善へ｜株式会社UHB

千葉県を中心に物流・介護・医療関連会社の求人広告を代理店として取り扱い、掲載媒体の選定から採用後のフォローまで、企業の採用活動をトータルにサポートしている株式会社UHB。人材難に課題を抱える業界の求人広告のプロとして支えています。

今回は、そんな株式会社UHBの代表取締役である松本直子さんに、顧客管理システム「Salesforce」や、Salesforceと連携して使用しているクラウド請求管理ソフト「MakeLeaps (MakeLeaps for Salesforce 略称：ML4SF)」についてお話を伺いました。

これらのシステムを導入した背景や、SalesforceとMakeLeapsの連携により、経理や財務の作業においてどのように業務が改善されたのかご紹介します。

「Salesforce」と「MakeLeaps」を導入した理由

ーーまずは御社が顧客管理システム「Salesforce」や、請求管理ソフト「MakeLeaps」を導入した背景について教えてください。

弊社は求人広告の代理店事業を担い、お客様の人事部や総務部になるといった想いでサービスを提供してきました。今までは既存のお客様を手厚くフォローしていくことが中心でしたが、新型コロナウィルス禍の影響もあり、待ちの姿勢ではなく弊社自体も変わっていかなければならないと思ったのです。

今までは従業員数 3名の体制で事業を行ってきましたが、2020年の9月にスタッフを1名採用しました。そのタイミングで社内のITシステムも見直そうと考えたのが 、SalesforceやMakeLeapsを導入したきっかけですね。

背景をもう少しお話しすると、一緒に会社を立ち上げた主人とは普段から頻繁にコミュニケーションをとっていたので、顧客情報や案件の受注などの数字をExcelで管理するだけである程度は把握できていました。しかし、口頭確認だけだと案件の進捗が正確にわからず、今月・来月の売り上げ予測はできても、この先3ヶ月後にどうなるのか見通しを立てにくかったのです。また、顧客リストが整っていないと本来受注できた案件も取りこぼすといった課題もあり、まずは顧客管理システムであるSalesforceをトライアルで使い始めました。

ーーSalesforceの導入で何が変わりましたか？

主に私が財務周りを担当していますが、Salesforceを導入したことにより知りたかった予算管理、予算の達成割合、売上の予測などを営業が入力する数字で見える化することができました。

その次に、今までExcelで行ってきた請求書発行業務を効率化できないかと考えました。毎月30件弱の経理作業を私一人でこなしていることもあって、ケアレスミスを起こす可能性が増え限界が来ていました。その点を、Salesforceの担当者に相談したところ教えていただいのがMakeLeapsです。

ーーMakeLeaps導入前はExcelで請求書の作成や管理をされていたのですね。

はい。実は、MakeLeaps導入前に他の請求書管理サービスをトライアルで使ってみたことがありました。しかし、用意されているフォーマットが弊社で作成したい請求書様式とニーズが合わずに、いまいちフィットしませんでした。そのときはその製品の無料プランの範囲内で使っていたからかもしれませんが、業務効率を向上できそうな感じがしなかったんですよね。

また、Excelを使っていた際は、見積書を元にコピー＆ペーストで請求書・納品書を作成していました。そのため、人的ミスが発生しないよう慎重になり、精神的にも一苦労でした。

このような課題がありSalesforceの担当者に勧められたMakeLeapsをトライアルで始めたところ、書類の複製や変換をワンクリックでできますし、入力に必要な項目も自由に増やせるので、他の請求書管理サービスやExcelに比べて使いやすいと感じて2020年11月に本契約しました。

「ML4SF」を活用して得られたメリット

ーーML4SFを導入してみて良かった点を教えてください。

いろいろありますが、1つずつお話ししますね。

まずは、営業担当が取引先に提案した内容や受注した見積書をもとに、請求書を作成できることです。Salesforce内の「商談」の箇所に関連する見積書が表示されているので、その書類を請求書に「変換」するだけで書類が作成できるようになりました。そのため、ケアレスミスを防ぐことができ、ミスがないよう確認する手間も省けるようになりました。
現場に出ている営業が、一番お客様の情報を把握しているので、経理とダイレクトにつなげられることで作業が楽になりましたね。

また、特に弊社の場合、経理に使用する銀行口座を複数持っており、取引先に合わせて口座を使い分けています。Excelで書類作成をしていたときは、振込口座を記載したテンプレートをもとに請求書を作成していました。

しかし、現在はお客様に紐付けた口座をSalesforceで予め選択しておけば、MakeLeapsにも自動で反映されるように設定しています。こういった設定ができたことも、手間を省くことができた理由の一つです。

ーー請求書の管理・作成や郵送の手間という点ではどう変わりましたか？

少し前までは請求書の原本ではないと受理してくれない会社が多かったので、PDFのデータで送付できる請求書でも、印刷・押印をして送付していました。

またその印刷した書類を再度スキャンして、PDFファイルを作成し、お客様にメールで送付したり、バックアップファイルとして保管しなければならないのも手間となっていました。

新型コロナウィルス禍によるテレワークの普及により、請求書をデータで受け付けてくれるお客様が以前より増えたことは、MakeLeapsの使い勝手が良いと感じる後押しになりましたし、電子印鑑や郵送代行などにも対応していたので本当に助かりましたね。

さらに、弊社の場合、請求書の出し方が細かく規定されている取引先企業があり、一定金額を超えた発注は見積書、発注書、請求書の金額を分割して同時に出さなくてはなりませんでした。毎月、この作業だけで数時間かかっていたこともありましたが、MakeLeaps導入後は見積書だけ作っていれば、請求書作成は書類を変換するだけのワンクリックで作成できるのでとても楽になりました。また、内容が似ているものに関しては、先月の請求書を複製後、編集できるのも便利ですね。

書類発行をする中でもイレギュラーなケースだったのですが、こんな相談にもチャットサポートの担当者の方に一つ一つきちんと対応してもらい、すぐに解決してもらえたので嬉しかったですね。

ーー経理作業が楽になったようですが、実際の作業時間も減りましたか？

今までは請求書作成や送付だけで月末月初の数日潰れてしまっていたのが、かなり解消できました。MakeLeapsを導入したことで、時間にして3分の1くらいの作業時間に短縮できたのではと思います。

また、Salesforceで作業や数字の見える化ができているので、あれこれ口頭で確認しなくて済むようになりましたね。夫とも事業を行う上での他の話題について時間を割けるようになったと思います。経理に関わる私だけでなく、営業担当も見積書や請求書をお客様に出す手間が短縮化されて、営業活動にもプラスの影響が出ています。Salesforceを導入した際に、テレアポ担当を一人採用した効果も相まって、新規顧客を獲得する攻めの経営に転じられたと思います。

ーーこれまで良いところを伺ってきましたが、逆に改善して欲しいところや不明点はありますか？

MakeLeapsへの要望ではなく、弊社の今後の改善点があります。月末の請求書発行業務に集中してしまっていて、本来は可能であるはずの入金作業時の口座連携ができていないところです。まだ着手できていない機能もあるので、今後はもっと活用もしていけたらと思っています。

ーー「MakeLeaps」を積極的に活用いただけているようで良かったです。最後に、御社のビジョンや、目指す先について教えてください。

はい。物流業界はこのコロナ禍でさえも人手不足です。在宅ワークなどで自宅で荷物を受け取る機会は増えていますから、今後もこの業界は積極的な採用が続くと思われます。弊社としては引き続き千葉を拠点に、企業の採用活動をサポートしていければと考えています。

ーー今回はインタビューへのご協力ありがとうございました。

【Tips】Slackをコミュニケーションのプラットフォームに

いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
今月のTipsは、チームコミュニケーションツール「Slack」をご利用中または導入検討中の方にぜひ知っていただきたい内容となります。

テレワークが広がり始めたことで、SlackやMicrosoft Teamsなどビジネスチャットツールを使って、スムーズなメンバー間コミュニケーションを行うことが近年特に重要視されています。

MakeLeapsもSlackと連携できるのをご存知ですか？
連携することでMakeLeapsでのアクションをSlackに通知することができます。

Slackに通知できるアクションは様々です。
下記の画像はSlackに通知できるアクションの一部となりますが、このように設定しておくことで、「承認依頼がされたとき」「書類が承認されたとき」「郵送依頼していた書類が投函完了になったとき」「書類が非承認されたとき」に通知を受け取ることができるようになります。

もちろん、Slack内の特定のチャンネルを指定して通知を受信することができます。

社外で仕事をしていると、チームメンバーとのコミュニケーションのほとんどはチャットツールで行われることも少なくないため、様々な情報をSlackに一元化することで情報の抜け漏れを防ぐメリットがあります。

例えば、“承認依頼を送っているのに、上司がなかなか承認してくれない‥” なんてときに、Slack上で「こちらの承認依頼の確認お願いします！」と上司にメッセージを送れば、メールで文章をいちから作成するよりも簡単ですし、上司も気づいてくれる可能性が高いですよね。

Slackがチームのコミュニケーションのプラットフォームだからこそできるコミュニケーションで、ぜひ請求業務もスムーズに行なってみてください。

▼Slack連携に関するマニュアルはこちら
https://help.makeleaps.jp/ja/collections/2186628-外部機能連携#slack連携

※Slack連携は「法人プラン」「MakeLeaps for Salesforce」をご利用中のユーザー様のみご利用が可能です。

引き続き、MakeLeapsをよろしくお願いいたします。

 

 

PDF一括送付がさらに使いやすく進化！

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
機能アップデートのお知らせです。

リリース後もどんどん進化を続ける「PDF一括送付」のアップデートのお知らせです。

▼そもそもPDF一括送付ってどんな機能？
外部システムで作成したPDF書類のみをMakeLeapsの送付機能（郵送代行、セキュア送信）を使って送ることができるオプション機能（¥1,000 [税抜]/月）です。
詳細はこちらのヘルプセンターページをご確認ください。

■  アップロード結果画面に検索機能を追加

アップロード結果画面にはこれまで検索機能がなかったため、毎月多くの書類を送付している場合、書類の検索に手間取ってしまった方もいらっしゃるかもしれません。

今回のアップデートにより、画面上部に検索ボックスが追加され、以下の項目を検索できるようになりました。

• 取引先名
• ファイル名
• 結果
• 取込日時（期間指定可能）

例えば、100枚の書類を一度にアップロードした後に、結果が「失敗」した書類のみを絞り込んで特定できるようになるため、再アップロードが必要な書類を見つけることもかんたんになります。

またデザインも変更となり、画面上部のタブにて、アップロード画面とアップロード結果の確認画面を切り替えられるようになりました。

▼PDF一括送付マニュアルはこちら

ぜひ本機能を業務効率アップにお役立てください！

今後とも「MakeLeaps」をよろしくお願いいたします。