【記事掲載 | 楽天銀行】入金照合事務を自動化し、経理業務の時間とミスを大幅削減！ 請求管理ソフトとバーチャル口座の導入で実現できること
楽天銀行の法人向けウェブサイトにて、当社が寄稿した記事が公開されました！
今回の記事では、MakeLeapsのオプション機能である「バーチャル口座（仮想口座）」の導入のメリットや「メイクリープスが考える請求管理業務の本来の在り方」などもご紹介しています。
【記事をおすすめする方】
- 発行した請求書と入金金額の照会作業の手間を減らしたい
- 入金情報をより正確に管理して、入金消し込みを効率化したい
- 経理担当者の負担を減らしたい
ぜひ一度ご一読ください！
明細項目で改行が可能に
いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
これまで多くのユーザー様よりご要望いただいていた機能アップデートのお知らせです。
◼︎書類の明細項目にて改行を挿入できるようになりました
「項目」「見出し」「簡易項目」の項目内にて、「Alt＋Enter」または「Shift＋Enter」を押下していただくことで、改行が挿入できます。
また、「書類データ」をインポートにて作成する場合も「項目名」セル内で改行すると、その内容が書類に反映されます。
▼編集画面イメージ
▼書類イメージ
本アップデートにより、各項目の補足事項などの記載がよりしやすくなります。
ぜひ自社にあった書類作成にご活用ください。
今後とも「MakeLeaps」をよろしくお願いいたします。
英語書類の作り方
いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
MakeLeapsでは英語での書類作成もかんたんです。
Excelなどで一から自分で英語書類を作成しようとすると、「あれ、この表現でいいのかな？」など不安になることもあるかもしれません。
しかし、MakeLeapsではデフォルトで英語用のテンプレートが用意されているので、そちらを選択するだけです。
※入力する項目はユーザー様ご自身で英語入力していただく必要があります。
【英語の請求書イメージ】
英語表記の自社名や住所は、「自社情報」タブより追加できます。
自社情報にて登録いただいた英語の自社名は、英語テンプレートの選択時に自動的に適用されます。住所などは、書類作成時にどの自社情報を書類に反映するか選択してください。
英語表記の備考欄やお振込先情報を都度入力するのが手間な場合は、英語書類用の「定型パターン」を作成しておくと、より効率的に作成いただけます。
またMakeLeapsは37種類の通貨にも対応しており、書類へ通貨を記載することも可能です。
【参考】
英語書類の作成にもMakeLeapsをぜひお役立てください！
引き続き、MakeLeapsをよろしくお願いいたします。
【MakeLeaps導入事例】請求業務にかかる心理的負担が1/10に軽減。MakeLeapsを選んだ理由と導入成果（株式会社アンアース＆ソリューションズ）
人と環境に優しいライフサイエンス事業を通じて、製品・人材・拠点を提供している株式会社アンアース＆ソリューションズ。
2019年3月に創業し、少数精鋭のスタートアップ企業として事業を展開していく中で、バックオフィスの経理作業の効率化や、書類データ、売上情報の管理を目的として「MakeLeaps」を導入しました。
今回のインタビューでは、以前使用していた別のクラウド型請求管理ソフトからMakeLeapsに移行した理由や、実際にどのように業務が改善されたかなどについて、代表取締役 岩本 義彦氏と取締役 営業開発本部長 古川 憲治氏にお話を伺いました。「請求書や見積書の作成・管理などの事務作業に対する心理的負担が今までの1/10に減った」とも語る、その背景をご紹介します。
「MakeLeaps」を導入した理由
ーーまずは「MakeLeaps」を導入した背景について教えてください。
私たちは創業から2年が経ち、現在は役員3名、業務委託のメンバー数人で業務を行っています。おかげさまでビジネスは順調に成長しているため、バックオフィス業務を効率化し本業に集中することや、売上をデータとしてきちんと管理・運用することを目的として、MakeLeapsを導入しました。
ーー事業の成長に伴い導入されたのですね。御社はライフサイエンス事業を軸に展開されていますが、具体的にはどういった製品やサービスなどを扱っているのでしょうか？
当社の社名「アンアース」は発掘という意味があり、ライフサイエンスの分野で人や環境にやさしい製品や人材を発掘し、プロデュースする事業を展開しています。
例えば、除菌・抗菌・消臭効果のある還元性イオン水は、ホテルや病院・クリニック、飲食店、時には個人ユーザーへも販売。安全性を併せ持ち、界面活性剤や防腐剤、アルコールを含まないイオン水なので、多方面のニーズに応えています。
また、製薬業界出身のメンバーで構成されている組織なので、この分野に幅広いネットワークがあることからヘルスケア業界を中心とした有料職業紹介事業も行っています。
ーー企業と個人の両方へ販売されているとのことですが、請求書などの経理書類の発行はどのようにされていますか？
私たちは商社のような立ち位置で化粧品原料や自社製品を扱うことが主なため、仕入れ先や販売代理店、時には製品を直接購入いただいた個人のお客様に対して、見積書、発注書、納品書、請求書、ごく稀に領収書を発行しています。
ーー「MakeLeaps」導入前はどのように対応していたのでしょうか？
創業時はまだ取引先が少なかったのでExcelで書類を作成・管理していました。その後、半年くらいして得意先も広がり、また、同じ得意先に書類を繰り返し送ることが多くなったため、書類を電子送付できるサービスを探し始め、当時は他社のクラウドサービスを見つけて契約しました。そのためMakeLeapsは、以前利用していたサービスから移行した形となります。
ーー以前利用されていたサービスはどのような点に課題があったのでしょうか？
大々的に広告を打っていた知名度のあるサービスだったので、「これなら便利かも」といった軽い気持ちで使い始めました。しかし、Excelを使っていたときと比べてもそれほど業務効率化が実感できず、それでいて導入費用や月々のランニングコストが割高であることが課題でした。当社の使い方に改善の余地があるのかもしれないと考えコールセンターに問い合わせましたが、規模が大きい会社は会計ソフトなどと連動してスムーズに活用されているとのことで、私たちのようなスタートアップ企業にはそもそも向いていない製品だと言うことが結論でした。
ーー機能や費用感がマッチしていなかったんですね。
はい。もうExcelに戻そうかと思っていたタイミングで、取引している楽天銀行からのメールでMakeLeapsを知ったんです。楽天銀行とは法人ビジネス口座があれば有効取引先登録上限数10社までは月額無料で使える「楽天銀行無料プラン」で連携をしていますよね。
ただ、どのサービスもあまり変わらないだろうと高を括っていたのが正直なところでした。しかし、MakeLeapsは以前使っていたサービスに比べて取り扱い帳票が多く、それでいて価格は「なんでこんなにリーズナブルなんだ」と感じたのを覚えています。最初はその「楽天銀行無料プラン」で試していたのですが、顧客数が増えてその分価格が上がっても適正価格だと思えたことと、機能も全く問題なかったことから本契約したという経緯があります。
「MakeLeaps」を活用して得られたメリット
ーー「MakeLeaps」のどんな機能を活用していますか？
書類作成機能はもちろん、その後のセキュア送信（メールでの電子送付）と、ダッシュボードで売上の進捗確認、入金消し込みなども活用しています。
また、個人のお客様が商品を購入した際は、「MakeLeapsカード決済」機能を使っています。お客様が受信した請求書に対してクレジットカードで決済できる機能ですが、とても助かっています。個人取引先の場合は納品後すぐに振り込みたいというケースがありますので、請求書を送付して、お客様がその請求書を開いた画面ですぐ入金できるのは便利ですよね。通常の振り込みだとお客様に手数料負担がありますがクレジットカードの場合は振込手数料が不要なのもいい点ですね。
ーー実際に「MakeLeaps」を導入してみて良かった点を教えてください。
■作業時間と心理的負担の減少
一番良かった点は、事務作業の時間がかなり軽減されたことですね。あくまで体感知ですが、心理的負担も10分の1くらいに減ったと思います。
会社員時代はお金のことは経理部門に、システムのことはIT部門にと専門家が社内にいたのが当たり前だったので、会社を創業して、改めて恵まれた環境にいたことに気づきました。それと同時に、役員含め全員が営業からお金の管理まで行うスタートアップ企業にとっては、バックオフィス業務の効率化はとても大事なことだと痛感しています。MakeLeapsを導入してからは、その点が改善でき、毎月月末になると苦労していた経理業務の心理的負担が軽減されたことは、とてもありがたいことだと感じています。
■対応書類の多さ
これが導入の１番の決め手です。
以前使っていたサービスでは、弊社で発行したかった書類をすべて作成できませんでしたが、MakeLeapsは必要な書類をすべて作成できるので、とても助かっています。
■リーズナブルなコスト
「えっ、前のサービスよりすごくいい」というのがMakeLeapsを使ってみた当初の率直な感想でした。当社が想定していたすべての書類の作成、送付が全く問題なくできるのに、この価格にはとても驚きました。MakeLeapsは株式会社リコーという大きな企業の傘下であることも安心材料で、それなのにこの価格帯でサービスを提供していることにも驚きました。
■場所を問わず書類の作成・管理ができる
事業の特性柄、日本全国各地へ出張があります。請求書などの発行はなるべく東京本社で行うのですが、発注書の発行などすぐに対応が必要な場合は出張先からも対応できるクラウドサービスなので助かっています。特に製品の原価や、得意先の販売価格をマスターとして登録しておけるのは作業する上で大きいですね。また、コロナ禍でも当社の場合ほとんど働き方にあまり変化はありませんでしたが、MakeLeapsを使えば自宅で書類をまとめて事前準備ができるので、より場所を問わず仕事ができる柔軟性や便利さを感じています。
■不明点をチャットで相談できる
MakeLeapsでは、何か不明点があった際にチャットで相談ができます。カスタマーサポートの返答が早く的確なのでとても助かっていますし、Webサービスとして顧客対応がしっかりしているなぁと感じています。
ーー以前のサービスと比べ機能面でも価格面でも満足されている印象ですね。
はい。以前使っていたサービスから乗り換える際は、正直どれもあまり変わらないだろうと思っていた私たちにとっても、とても満足度の高いサービスです。
私たちのようなスタートアップ企業は、直接的に売上を産まない事務作業をいかに効率化して、本来やるべき業務に集中できるかは大きなポイントなので、その本質的な仕事に時間を割けるようになったことだけを見ても、MakeLeapsを導入した価値は大きくあったと感じています。
ーーそういっていただけて嬉しいです。今回はインタビューへのご協力ありがとうございました。
【Tips】承認フローを設定する
いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
昨年より「押印の電子化」が注目されていますが、対社外の脱ハンコよりも意外と “社内の脱ハンコ” の方が難しいという声も聞かれます。上場を目指す企業や中堅・大企業にとって、内部統制は重要なポイントの一つだからこそ、押印の習慣から抜け出せない企業も多いようです。
そこでぜひみなさんに活用していただきたいのは、MakeLeapsの承認機能です。
MakeLeapsの承認機能は柔軟性が高く、複数人での承認も可能なため、自社にあわせて活用いただけます。
今回は「段階承認」と「グループ承認」の２つの方法をご紹介します。
■ 段階承認
段階承認を設定すると、作成した書類を複数名が確認し、承認することができます。
(例)
■ グループ承認
グループ承認を利用することで、そのグループに所属するメンバーのうち1名が承認する、という設定ができます。
もちろん段階承認とグループ承認の両方を使って承認フローを作成することも可能です。
(例）
設定方法は、こちらのヘルプセンターページをご確認ください。
なお、承認者もメンバーとして追加いただく必要がございます。
メンバーの追加方法は、こちらのヘルプセンターページをご確認ください。
【参考】
▼承認機能を利用する
MakeLeapsの承認機能を活用することで、 社内の押印フローを電子化することができるため、作業の効率化やテレワークの実現につながります。
引き続き、MakeLeapsをよろしくお願いいたします。