【MakeLeaps導入事例】請求担当を設けずに請求業務をこなすコツ(ミキシア・イノベックス株式会社)
「ミキシアイノベックス」は、オランダ直輸入の美容器具コラーゲンマシン「seecret」を中心に美容器具、製品の開発、販売など、幅広い事業を手がけている。「社員の誰もが簡単に使えるところが気に入っています」、そう語るのは代表取締役社長の石沢美紀子さん。今回は、美容サロンの経営コンサルタントとしても活動している石沢さんに、MakeLeapsを選んだ理由、強みを語っていただいた。
一人で会計業務を担当、社員が抱える業務が多すぎる
ミキシアイノベックスは、正社員5名にパート2名を加えた計7名でサロン運営を含めた会社全体の業務をまわしている。オランダHapro社から輸入したコラーゲンマシンを国内で販売するほか、美容ジェル等、関連商品の開発や販売促進、美容サロンの経営支援を手がけている。そのほか、お客様対応、会計業務、美容サロンの運営なども7名で対応。少数精鋭のため、一人が担当する業務の幅が広い。
「コラーゲンマシンの取り扱いを始めた頃、会計業務は担当者が一人で対応していました。見積書から納品書、請求書まで一人でこなしていたため、件数が少しでも増えると大変でした。今後、発注件数がさらに増えていけば対応が難しくなります。また、一人に任せていると、休暇をとっている、外出している場合に対応できないのは困ると考えていました」
表計算ソフトで見積書、納品書、請求書のフォーマットを用意。担当者が作成し、郵送する際も印刷して、三つ折して封筒に入れ、宛名を手書きしていた。人の手が必要になるため、一通郵送するだけでも相当な時間がかかり、またミスも起きやすくなるため、悩んでいた。現状はなんとか対応できる会計業務も、他の業務や顧客が増えれば、必ず対応ができなくなると石沢さんは考えていた。
そこで、目指したのは「社員誰もが会計業務を担当できる環境作り」だった。
複雑な請求業務だからこそ、使いやすさを重視
フォーマットは用意できていたため、見積書や請求書を作成することはできた。しかし、問題はそこではなく、時間がかかる上に、担当者しか作成できないという点だった。これを解決したのがMakeLeapsだった。
「誰でも簡単に作成できるようにするには、できる限り自動化することが必要でした。MakeLeapsを選んだ理由の一つは、見積書に一度データを入力すれば、納品書、請求書にワンクリックで”変換”できたことです。再入力の手間がありません。またパソコンに慣れていない人でもわかりやすいようにデザインされているので、操作も簡単でした。美容業界はパソコンを使う仕事があまり多くありません。簡単に使えなければ、以前と同じように担当者を作らないといけません」
利用者の要望に合わせて、見積書や納品書を商品ごとで分けることもある。しかし、請求書は一括にしてほしいと要望された際にも、MakeLeapsはまとめて請求書を作成する機能があるため、助かっていると石沢さんは続けた。
「コラーゲンマシンは大型の機械ですので、送料が細かく設定されています。運ぶ先の距離、そして設置場所の階数、エレベータの有無、階段の形状でも送料が変わります。これを素早く間違いなく計算して、すぐに見積書として出す。私たちは見積書の出しかたではなく、見積書の内容に注意を払って作成しないといけないんです。MakeLeapsなら、私たちがもっとも気を遣うべき”内容だけ”に集中することができます。見積書に問題がなければ、納品書、請求書までスムーズに発行できる。自動化できたことで、結果的に、人件費と時間、そしてミスを減らすことができました」
少数精鋭だからこそ、誰でも請求業務ができることが大事
「例えば、従業員数が5名、ベッド数が3床だったサロンがあります。従業員が3名に減ったとき、ベッドにコラーゲンマシンを設置すれば、エステティシャン2人でも3床のベッドを活用できます。MakeLeapsにも似たような魅力を感じます。どれだけお客様が増えても、時間を無駄にせず少ない人手をフル活用できます」
社員数7名、少数精鋭だからこそ、一人の業務範囲が広い。自分の担当する仕事を他の誰かにも引き継ぐことができなければ、業務が滞ってしまいお客様に迷惑をかけてしまう。しかし、業務を「誰でもできる」状態にしておけば、必要に応じてバトンを受け渡すことができるのだ。
「私は美容業界を28年以上渡り歩いてきました。その経験を生かして、美容サロン様の経営支援、販売促進も行っています。コラーゲンマシンも販売して終わりではなく、その後の効果やお客様の悩み、目標を聞いて、サロン経営をもっとサポートしたい。MakeLeapsは、会計業務の面倒から私たちを解放してくれたことで、お客様と向き合う時間を増やしてくれたと思っています」
国内各地の美容サロンを経営支援し、女性たちを綺麗にするミキシアイノベックスさまをMakeLeapsは心から応援しています。石沢さん、ありがとうございました！
【導入事例】次世代のスタートアップを応援！NPO法人Startup Weekend
NPO法人Startup Weekendは、週末の54時間で起業体験を提供するコミュニティの運営を行っています。
経営者の李さんが請求管理クラウド「MakeLeaps」を導入するに至った経緯からどのように利用しているのかを伺いました。
全国各地にいるチームと、請求情報をリアルタイムで共有
「Startup Weekendのイベントは北は札幌から南は沖縄までの都市で開催されており、請求情報 の共有がうまく行かず、困っていました。」
毎週のように全国で開催されるイベント運営に伴い、請求書の発行業務、売掛管理に手間を取られ、困っていました。以前は請求業務を一元化するため、全国に送られる全ての請求書を1カ所で作成していました。
全国に約50名のイベントオーガナイザーを持つStartup Weekend。MakeLeapsを導入後、全国のオーガナイザーが、クライアントに対し同一様式で請求書を簡単に発行できるようになりました。
Startup Weekend って何？
スタートアップウィークエンド（SW）とは、あたらしいなにかをつくりだす「スタートアップ体験イベント」です。週末だけであなたは、アイディアをカタチにするための方法論を学び、スタートアップをリアルに経験することができます。
SWは金曜の夜、みんながアイディアを発表するピッチから始まります。そしてハスラー・ハッカー・デザイナーでチームを組み、日曜の午後までに、ユーザーエクスペリエンスに沿った必要最小限のビジネスモデルを一気に作り上げます。ハスラーはマネジメントとビジネスモデルの検証を、ハッカーは機能の開発を、デザイナーは使いやすいデザインを担当します。ともに顧客開発に臨みます。
全世界で13,000以上のスタートアップがここから生まれています。起業や何か始めてみようと思ったら、まずは参加してみて下さい！
MakeLeapsは、Startup Weekend オフィシャル スポンサーです
詳しい内容・お申し込みはこちら
日時：2015年5月22日〜24日
参加費：9000円 ※食事（朝/昼/夕 計7回）、ドリンク付
会場：株式会社ENERGIZE
【MakeLeaps導入事例】
請求管理・郵送業務を1/3まで削減できました
(NPO法人 農家のこせがれネットワーク)
NPO法人「農家のこせがれネットワーク」は、都内2箇所でマルシェの運営を行っています。少人数で運営しているため、事務局長を務める藤井貴之さんは早くから業務効率の向上を目的にさまざまなITツールを試してきたと言います。
今回は、藤井さんが請求管理クラウド「MakeLeaps」を導入するに至った経緯からどのように利用しているのかまでを伺いました。
請求業務に大幅に時間と労力をとられてしまっていた
農家のこせがれネットワークは、農家で生まれ育った息子や娘など、いわゆる「こせがれ」に着目したNPO法人。こせがれたちは、近隣住民とも顔見知りで畑も農業機械も持っているなど、新たに農業へ参入する人たちと比べて、経営に必要なヒト・モノ・カネが既にあり、比較的容易に農業に取り組めます。しかし、様々な理由で、農業とは別の道を歩んでしまうケースが多く、藤井さんたちは「農家とこせがれを結ぶ農業の新しい形を提案したい」と考え、活動しています。
藤井さんたちが考える「農業の新しい形」とは、実家で育てた農作物を都内の「こせがれ」が販売する場を設け、都心と地方を結ぶとともに、こせがれたちが家業に興味を持ち、向き合う場を提供すること。具体的な活動として、赤坂アークヒルズや神田淡路町のワテラス広場で開催しているマルシェの事務局を担当しています。
「こせがれネットワークが担当しているマルシェは出店料を固定額にしていません。その日の売り上げで変動するようにしているんです。固定額ならばマルシェ開催のときに出店料をいただいてその場で完結できますが、売り上げで変動する場合はマルシェ終了後に計算をしなければいけません。大変ですが、出店しやすい環境を作っていくことは、主催者の強い意向でも私たちの希望でもあるため、変更したくはないんです」
しかし、約100店舗に及ぶ出店者すべての売り上げから出店料を算出し、請求書を作成、郵送するのはとても大変な作業だったと、藤井さんは振り返ります。以前は、表計算ソフトで出店者の一覧や請求書作成用のリストを作成し、請求・入金の管理を行い、請求書はひとつひとつ作成、印刷、郵送していました。通常業務に、請求書の作業が加わる月末月初はオーバーワークになっていました。
そこで、少ない人数でも請求、入金の確認、管理を受け渡すことができ、請求書の作成や郵送も行ってくれるサービスを探し始めたそうです。
機能を切り出して使えたため、NPO法人の利用用途に合わせやすかった
「MakeLeapsはクラウド環境で利用できるサービスなので、場所を問わず一覧を確認、編集することができます。また、請求書の作成、郵送もweb上で素早く行えたんです」
オンラインストレージを試したこともありましたが、同時編集ができず、請求書の作成、郵送の工数が変わらず断念。また、他のサービスも試してみましたが、さまざまな機能が網羅されているものの、必要な機能だけを切り出して使えなかったため、導入にいたりませんでした。
「NPO法人の決算は、報告形式が通常とは異なるため、NPO法人向けの専用会計ソフトウェアを利用しています。MakeLeaps以外のクラウド会計サービスは会計機能をベースに請求書発行などのオプション機能が設けられており、一般企業であればワンストップで利用できて便利だと思いますが、会計が特殊な私たちにとって、請求機能だけを切り出して使えるMakeLeapsが最も使いやすかったんです」
機能が随時拡充されていく期待感が大きい
「MakeLeapsでは、出店者連絡先管理、請求書作成用、入金管理のリスト、3つを作成しています。リリース当初は、毎月の請求書データを複製できず、毎回入力する手間もありました。しかし、請求書をワンクリックで発行、郵送する手間と比べるとあまり手間になる作業ではありませんでした。現在では、複製もできるようになり、テンプレートを登録することもできます」
そのほか、マルシェでは、売上歩合の計算時に小数点以下を切り捨てて計算しています。そのため、「四捨五入ではなく自由に設定できるようにして欲しい」と要望を出したところ、すぐに消費税設定の機能が追加されていた点を「好印象だった」と藤井さんは語ってくれました。
また、外出が多い藤井さんにとって、クラウドサービスであるのも大きなアドバンテージでした。オフィスに腰を据えて作業をしている時間があまり設けられないため、移動中やマルシェ運営時など、隙間時間を見つけて出店者連絡先情報、入金管理表確認、編集ができるようになりました。
「MakeLeapsを導入してから、請求管理、郵送業務が1/3まで削減できました」
100を超える出店者に加え、都内2カ所のマルシェ運営を2人でこなしている「農家のこせがれネットワーク」。1人が担当する作業が幅広いため、素早く業務を引き継げる環境作りは、業務効率を上げる鍵でした。
「今後も主催者、出店者、お客様の三者が気持ち良く利用できるよう、MakeLeapsをはじめ、さまざまなITツールを導入して業務効率を高めていきたいです」
【新機能】請求書の『作成予約』を追加しました
MakeLeapsに新機能が加わりました！
大変多くのご要望をいただいていた請求書の『作成予約』機能を公開いたします。
「作成予約」とは
本機能では、定期的に送付している請求書にスケジュールを設定することで、作成の自動化が可能になります。また月ごとに必要な作業を確認できるので、作成忘れや送付忘れの防止にもなります。毎月定額の請求書を発行している方にピッタリの機能です。
対象プラン
自動車プラン以上にご加入の方
※4月9日(木)までの1ヶ月間、全ユーザー様対象で「作成予約」機能をご利用いただけます。
この機会にぜひお試しください。
今後とも日々開発に全力をつくして参ります。ご不明な点やご質問等ありましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。
MakeLeapsサポート （営業時間：祝休日を除く、
平日10:00 – 18:00
）- メールアドレス support@makeleaps.com
- 電話番号
-
【先着10名様】青色申告の直前対策セミナーに無料ご招待
青色申告を控えるフリーランスの皆様に朗報です。
MakeLeapsは、昨年12月より弥生株式会社のYAYOI SMART CONNECTと連携を開始しましたが、その連携を記念して、MakeLeapsユーザー限定で先着10名様をセミナーに無料でご招待いたします。
「今年初めて青色申告をされる方、白色申告から青色申告へ変更を考えている方」を対象とした対策イベントです。第一回は既に満員の大人気セミナーですので、ぜひお早めにお申込みください。
「青色申告直前対策セミナー」
日時 2/18（水）14：00～15：30（開場 13：30）
会場 情報オアシス神田オアシス3
住所 東京都千代田区神田多町2-4第2滝ビル3階[地図]
定員 70名
講師 大村勇次先生（株式会社経営サポートコンサルタント）
ご参加される方の①MakeLeapsユーザー名、②お名前、③連絡先メールアドレスを明記の上、メール送付いただけますようお願いいたします。
※お申込みが10名を越えた場合、キャンセル待ちとなります。
※参加が決定した方には弊社と弥生株式会社からイベント詳細についてメールが届きます。