【導入事例】再設計されたSalesforceで案件も帳票も一元管理、脱Excelでスマートな組織へ
Webのクリエイティブをシステムとデザインの融合と捉え、幅広い分野のクライアントのプロジェクトを担ってるクアッド株式会社。組織としてもデザイナーとエンジニアがチームを組む制作体制を強みにしているのが特徴だ。
そのため、社内の業務の連携では最新のWebサービスを多く活用し、案件管理にはSalesforceの「Lightning Experience」を活用し、本業を支えるバックオフィスの経理業務にはMakeLeapsとの連携機能「MakeLeaps for Salesforce (以下、ML4SF) 」を導入している。
そこで今回は、 代表取締役 伏見浩司さんにML4SFの導入前の課題、導入後の効果についてお話しを伺った。
ITを活用し、社員一人ひとりが自身の業務に注力できる環境を整備
クアッドはプロジェクトの上流フェーズであるコンサルティングから入り、開発プロジェクトにもエンジニアとデザイナーを最初からチームとして組むことで、最先端の技術とデザインが融合したWebサービスを手掛けている。
弊社担当：エンジニアとデザイナーが協力しながら仕事をされているのですね。
伏見さん： いいものを作りたい。ただそれだけなんですが、エンジニアとデザイナーが組むことでクライアントに提供できる価値は高まります。また、代表の私自身も、ITコンサルティング会社出身で、現在もコンサルから入りエンジニアとして手を動かしながらプロジェクトを担っています。
弊社担当： 異なる業種のメンバーが同じ空間でモノ作りをしているのですね。オフィスも緑が多くてオシャレで働きやすい環境の雰囲気が伝わってきます。
伏見さん： ニューヨークの古いビルをリノベーションしたSOHOのオフィスをイメージしています。緑が多いのは、植物を健康に管理するスマホアプリを開発しようと思っていて（笑）こういった自社サービスが作れるのも、開発からデザインまで自社で担える体制があるからです。
弊社担当：少数精鋭の組織だからこそ、一人ひとりが幅広い役割を担う必要もあると思いますが、その点はいかがでしょうか？
伏見さん： もともと営業やバックオフィス専業のメンバーを置いていないのが当社の特徴です。そのため、経理や案件管理も私一人で行っていましたが、おかげさまでプロジェクトが増えてきたので、ITを活用したシステム基盤を整える必要がありました。そのため、組織体制の改善を進めていく過程でSalesforceの 「Lightning Experience」そして、MakeLeapsを導入して業務の効率化を図りました。
「SalesforceとMakeLeapsを導入した」その理由
弊社担当：まずSalesforceからお聞きしたいのですが、数あるCRMの中で「Lightning Experience」を導入した理由は？
伏見さん： 私が以前所属していた大手コンサルティング会社でもSalesforceを使用したことがあったこと。そして、他のCRMも色々試した上で、中小企業でも使いやすくサポートがしっかりしていたこと。さらには「Lightning Experience」 がリリースされたことで、25以上の新機能が導入された他、モダンで美しいユーザーインターフェイスやカスタマイズの高い自由度など、UI/UXが素晴らしかったのが導入した理由です。
弊社担当：制作会社だからこそ、Webサービスのデザインや使いやすさにもこだわりが感じられますね。それでは、MakeLeapsを導入した背景は？
伏見さん： 私が1人で行っていたExcelによる帳票管理を、組織の拡大に合わせて複数人で同じプラットフォームで管理できればと思っていました。そのタイミングで、SalesforceとMakeLeapsとの連携が発表され、当社では2015年11月より「ML4SF」の運用を開始しました。
実はMakeLeaps導入以前の請求書発行数は数十枚単位とそこまで多くはありませんでしたが、1枚1枚手書きで宛先を記入し切手を貼り、郵送していましたし、ML4SF導入前はPDFやExcelのデータをSalesforce側にアップロードする作業もあり、工数がかかっていたので、この連携機能は嬉しかったですね。
組織の拡大を視野にバックオフィス業務をシステム化
弊社担当：「ML4SF」を導入してどういったメリットを感じましたか？
伏見さん：
■ 複数人で管理でミスが減少
今まで代表が1人で行っていた案件管理や見積書・請求書発行などをディレクターと共同で管理できるようになり、情報共有の抜け漏れも無くなったこと。
■ 請求書を管理する作業の手間が減少
請求書を月別のフォルダに分けるといった煩雑さから解放された。
■ セキュア送信や郵送代行で作業工数が減少
あらかじめSalesforceに登録していた取引先から「送付」のクリック1つで郵送まで完結するようになった。
社内業務を積極的にシステム化していくことで、組織の規模が大きくなっても、自分たちの強みである開発とデザインに集中できる環境を整えていくことができたのが一番のメリットかもしれませんね。
自分たちの強みにフォーカスできる組織にしていきたいと話す伏見さん。いずれは、どこにいても仕事ができるようにしていくなどワークスタイルの改善を積極的に行っていくそうです。MakeLeapsもそんなクアッド株式会社を応援します。伏見さん、ありがとうございました！
【機能改善】「送付履歴」ページを更新しました
今回の改善点
依頼した郵送の発送予定日・発送日を確認できる
送付内容の詳細（宛先、書類の送付内容など）を確認できる
一括で送付した書類の履歴が統一される
「送付履歴」ページ
送付依頼ごとに書類番号・依頼日・送付者・宛先・送付状況を確認できます。
【送付内容の詳細】
「詳細を表示」ボタンから、各依頼内容を確認できます。
対象プラン
全プランでご利用いただけます。
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MakeLeapsサポート |
【新機能】複数書類の一括セキュア送信に対応しました
一括セキュア送信
送付機能がさらに進化しました！複数の書類を一度にセキュア（メール）送信できるようになります。
ご利用方法
※書類は5件まで一括セキュア送信可能です。
その他の操作方法はこちら（マニュアル）
その他の質問はこちら（Q&A）
【受信メールサンプル】
対象プラン
無料トライアル期間中もしくは自動車プラン以上でご利用いただけます。
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MakeLeapsサポート |
【新機能】「書類の無効化」機能を追加しました
「書類の無効化」機能を追加しました！
無効化された書類は送付できなくなり、売上レポートなどに反映されなくなります。取引が中断した場合や、再発行して不要となった場合などに役立ちます。
こんな時に使える
取引は中止されたが、発行した書類データは残したい
不要となった書類の誤送付を防ぎたい
入金のなかった書類を売上として計上したくない
ご利用方法
書類一覧より、該当書類を選択し右メニューより「書類の無効化」をクリックします。
書類番号に取り消し線が入り、送付ができなくなります。
※有効に戻す方法はこちら
「無効化」と「削除」の違い
無効化
- 書類一覧ページに表示され、編集・複製・変換可能
- 送付・承認の無効化 (全書類)
- 発注機能の無効化 (見積書・発注書)
- 入金消込・カード決済機能の無効化、レポートの非表示 (請求書)
削除
- 書類一覧ページに非表示
- 全アクション不可 (書類の復元後に可能)
対象プラン
全プランでご利用いただけます。
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MakeLeapsサポート |
【導入事例】SalesforceとMakeLeapsを連携、営業も経理も楽になる仕組みを実現！
Webサイト上でリアルタイムに接客ができる解析ツール「KARTE」を運営している株式会社プレイド。
営業支援ツールSalesforceを早期に導入し、現在はSalesforceとの連携機能「MakeLeaps for Salesforce (以下、ML4SF) 」を積極的に活用しながら事業を展開しています。
そこで今回はプロジェクトマネージャーとして、社内のバックオフィス業務を担当している後藤 圭史さんに、ML4SFを選んだ理由やSalesforceと連携した際の強みを語っていただきました。
（左から）セールスフォース・ドットコム 布留川さん 、プレイド株式会社 後藤さん、MakeLeaps 向原
専属の経理担当者がいないベンチャーだからこそ、営業〜経理業務はシステム化で最小限に
少数精鋭の約20名のメンバーで、急成長中のWebサービス「KARTE」を運営しているプレイド株式会社。社内のIT化を創業当時から進め、営業人員がまだ多くはない組織ですが、営業支援ツールの中でトッププレイヤーであるSalesforceを早期に導入しました。
その中で課題だったのは、クライアントとの商談・見積から契約・請求、入金消込まで利用していたシステムがバラバラで一元管理ができていなかった事。
「Salesforceはカスタマイズの自由度が非常に高く、できないことがないというレベルで満足していました。しかし、請求書関連は別のWebサービスを使用しており、Salesforceとシステムが連携されていないことで、請求書を発行した後の入金管理や与信評価などが十分にできていませんでした。社内システムは運用している過程で課題が出てきてリプレイスし、結果的に費用が高くつくこともよくあることなので、早期に何か対策ができないかと考えていました」。
後藤さんは社内のバックオフィス全般を担っていますが、経理の専属ではないため、業務を効率化する仕組みを早急に実現する必要がありました。
社員を運用ルールで縛らず、システム導入で負担を減らす
自社サービスである「KARTE」の利用ユーザーは、アパレルや美容メーカーを中心に、求人情報や不動産のサイトを運営している企業などにも幅広く利用されています。このようなクライアントに請求する月々の利用料金は契約によって様々で、ほとんどが利用実績によって変動する従量課金制を取り入れています。そのため、請求書の通数が増えれば、発行漏れや入金遅延なども必然的に増えていきます。
15年8月1日にSalesforceとMakeLeapsの連携機能「MakeLeaps for Salesforce (ML4SF)」が公式リリースされ、すぐにMakeLeapsの利用を検討しました。
「社内システムとして導入したSalesforceでは、取引先・取引先責任者・商談（商品）・契約・実績など見積書や請求書の元となる情報が集約されており、ML4SFは、そこから先の請求業務まで一元管理できるため、私たちがまさに求めていたものでした。組織としては、個々のパフォーマンスを最大化するにルールではなくシステムで担保していこうという方針があるため、導入もスムーズにいきました。カスタマイズのための初期費用や開発工数がかからないのも良かったです」
今後の成長を見越した組織の業務改善に、ML4SFによるシステム化が効果を発揮
「ML4SFを利用しはじめて、請求や入金確認まで、全てSalesforce内で一元管理できるようになり、作業工数は減りました。自社のサービスを導入する企業がさらに増えれば、ML4SFの連携の効果はもっと大きくなると感じています。MakeLeapsの使いやすさに関しても、マニュアルを見ないで直感的に利用できるため全く不満はありません。
当社のようなベンチャー企業は、人を常に増やしていくことより個々のパフォーマンスを最大化していくことが何よりも大事になります。そのため、SalesforceやMakeLeapsのようなWebサービスを積極的に活用することで、営業も経理も負担が減るのは嬉しいですね」
今後、事業が成長していけば、当然ながら社員も増えていきますが、プレイドではバックオフィス業務を担当する人数は最小限に抑えたいと考えているそうです。成長してから対策を講じるより、今後の成長を見越して次々に社内の業務を改善していく姿勢があることが同社の強さにも繫がっています。
今後の展望
「仕事はしていて楽しくないとだめ、自分たちがこのビジネスにワクワクしないといけない」と語る後藤さん。プレイド株式会社では、企業が急成長している中で、一人ひとりが楽しみながら、最大限の効果を実現する組織づくりをしています。また、後藤さんは自転車が趣味で、まとまった期間をとって地方に遠征に行く際も現地でバックオフィスの仕事をしているそうです。ITで仕組み化された業務が多いため、場所や時間を問わず働けるのも素敵ですね。後藤さん、ありがとうございました！