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【ML4SF 更新情報】バージョン1.16 & 1.17 (1.17.0)

MakeLeaps for Salesforce を更新しました。

更新情報

バージョン名:      バージョン1.17  (1.17.0)
バージョン名:      バージョン1.16  (1.16.0)

更新内容


アップグレードの方法

既にML4SFを利用している場合、AppExchangeより新パッケージを再インストールすることで、改善機能や新機能を利用できるようになります。

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▶︎ 詳しい更新方法はこちら(マニュアル)

 


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【ML4SF 導入事例】部署を超えて現場担当が本気の業務改善。導入成功のポイント3つ (スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社)

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ここ数年の動画広告業界は、スマホの台頭や通信速度の改善を受け、特に盛り上がりを見せている。

海外の競合がひしめく中、純国産のプロダクト開発とサポート、深い業界知識を武器に国内No.1シェアを築いているのが、スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社 (現在株式会社PLAY:2019年7月更新)だ。大手テレビメディアや主要コンテンツホルダーが利用する、動画プラットフォームを自社で開発提供している。

技術開発部グループリーダー 杉山さん

2009年にスキルアップジャパン株式会社の一事業として運営を開始し、2013年に分社化。歴史がある会社とはいえ、やりたいことも手を挙げればやらせてくれる社風があり、Slack (社内チャットツール) や Google Apps for Work (現G Suite)など、最新ツールによる業務効率化にも積極的に取り組んでいる。フットワーク軽く、社員が個々で「割とやっちゃえる」プレイヤー感が伝わってくる。

今回は「MakeLeaps for Salesforce (以下、ML4SF) 」の導入を一から手がけた、技術開発部のグループリーダー 杉山慶恭さんに、導入の課題と効果、更にSalesforce 連携アプリを導入する上で気をつけたポイントなどを語っていただいた。


「ML4SFを導入した」その理由

“書類の発行まで含めて、全て Salesforce を中心に回るようにしたい。”

弊社担当ML4SF の導入前ですが、どんなことが課題でしたか?

杉山さん:「ベンチャーにありがちかも知れないですが、もともと見積発行周りにルールがなく、属人的で、情報がバラバラなため何もまとめられない状況でした。」

帳票は全てエクセル。取引先とのやりとりは個人の記憶やメモに散らばっており、やめた営業が何に商談管理してたのかも全くわからない状態。

一番問題だった営業部にはシステム自体がなかったため、前職でも利用していた Salesforce を導入。商品が多いためまずは商品マスタを整理したが、マスタに連動していない見積作成ツールを使っていたため、社員は好きなように作成発行できてしまう。

杉山さん:「書類の発行まで含めて、全てSalesforce を中心に回るようにしたい、と思うようになりました。せっかく商談データも揃ってきたので、見積もそこから出せたら便利。そこで展示会で気になっていたMakeLeapsを思い出したんです。

当時、営業フローやSalesforce の使い方を見直そうと、ヒント探しをしていた時に、Salesforce のイベントでML4SFと出会った。

杉山さん:「最初は単純に、こんなのあるんだ、簡単にできそう、郵送までできるんだ?という気持ちでした。請求書を郵送まで出来るのは刺さった。MakeLeapsの強みですよね。

 

ソリューションを選ぶ上で、特に気をつけるべき点

“システムは、簡単なのが一番です。”

弊社担当:そこで導入したML4SFですが、特に導入・運用担当の視点から、アプリ選定で特に気をつけたことは何でしょうか

  1.   操作画面 のデザイン

    まず注目したのは、操作画面のデザイン(ユーザーインターフェース=UI)。社員150名、多数のユーザーが利用する以上「誰でも簡単に使える」ことは重要だ。

    杉山さん:「システムは簡単なのが一番です。特に入力フォームやアウトプットのユーザーインターフェイスが直感的でわかりやすいことがシステムを選ぶ上で非常に大事です。」

  2. どれだけ簡単に連携できて、使いやすいか

    テンプレート統一はしたいが、その雛形作成・初期設定に時間がかからないか。また取引先や商談との同期にタイムラグがないか、なども使い易さを図る重要なポイントだ。

    杉山さん:「テンプレート考えたりするのは正直自由すぎて面倒。導入に時間をかけず、Salesforce のデータが使いやすく連携されているかを重視しました。」

  3. 誰でも、きちんとした帳票を作れるか

    杉山さん:「そして導入前の課題だった、自由入力で業務が属人化することがないようにしたかった。全社員150名、ITリテラシにも幅がある中、誰が使ってもきちんとした帳票が作れることは重要でした。」

    杉山さん:「帳票は間違いがないことが一番重要そのためには多少不便を感じても、自由入力させないことで、会社としては情報をきちんと管理できるようになります。」

 

実際の運用方法

“300枚を手で出してる担当は、辛いだろうなと思います。”

【新旧作業フローの比較】テレアポのリスト挿入から請求書投函まで一気通貫できる

杉山さん:「今のところ既存の商談や契約をすべて登録し終わり、請求書が変わる旨をお客さまに連絡、という段階です。スケジュール通り進んでいますが、早く郵送まで自動化したいですね。300枚を手で出してる担当は、辛いだろうなと思います。

 

導入スケジュールとテスティング

 

【導入の流れ】アプリ選定後は約2ヶ月で稼働開始

弊社担当:テストから本番稼動まで2ヶ月で完了できたんですね

杉山さん:「オンラインマニュアルがあるのは良かったです。管理者クラスのITリテラシなら十分で、スムーズに完了できました。」

弊社担当:最初からオプションの「メールドメイン設定*」を導入いただきましたが、それはどうしてですか

杉山さん:「見積書などを送るときのお客様の開封率を上げるためです。システム生成のメールでも、私のアドレスから届くことで、”杉山から届いたメール” として認識してもらえるので、コミュニケーションがスムーズになります。最初から入れておいてよかったと思う追加機能です。」

*「メールドメイン設定」は帳票のダウンロードリンク付きメールを送付(セキュア送信)する際に、送付元メールアドレスを自社ドメインに変更できるオプション機能。

 

社内運用のポイント

弊社担当:ソリューション決定後、スムーズな社内運用に苦労される会社様は多いですが、ずばり御社の成功の秘訣は何でしょうか

    タイミングを図る、事前承認は取っておく

杉山さん:「まずSalesforce の導入時に、営業部が使いやすいように社内運用方法を一新しました。そのタイミングで帳票作成の効率化も提案、運用テストまでスケジュールに組み込みました。いきなり色んな人を巻き込んでしまうと、色んな意見が飛び交って進むものも進まなくなる。なので事前に社長や上長の事前承諾は得ておきスコープを絞り徐々に広げていく。そうすれば先のフェーズの人も後に引けなくなります。」

 反対意見への対応

反対意見は大概「今までと同じように仕事が回らない」または「もっとこう(別の方法で)したい」というもの。

杉山さん:「大事なのは、そのせいで今の問題が生まれていることを説明し、理解してもらうこと。そして、こういうフローにすれば会社全体が回ります、経理や営業とデータ共有できるとこんなことができます、といった直接的な利便性を伝えました。」

その人の意識を個人または部署単位から社内全体のビジョンに変え説得していく。

 協力を仰ぐ、意識の高い人を巻き込む

また各部門の「意識の高い人」や上長を巻き込むことは非常に有効。杉山さんの場合、まずは Salesforce 経験のある転職組や、上長を立ち話ベースで説得していき、最終的に杉山さんを含む3名でプロジェクトを立ち上げ、通常業務をこなしながら取り組むことに。押し付けの導入にならないよう、各部署の意見や用法の細かいヒアリングを実施した。

杉山さん:「会議を設けて話す時間をつくったり、ざっくばらんにSF周りの業務の悩み相談をしました。スケジュールをすごく意識したやり方は(通常業務もあって)自分たちに合っていなかったので、じっくりヒアリングした後に、必要なデータの流れを整理し、部署ごとに盛り込む業務を固め、最終的に社内全体が回るフローを3人で決めて、各部署に提案、少しずつ社内を説得していきました。」

ML4SFを選んだ理由

  ”商品がそのまま帳票に乗っかる、取引先の同期もスムーズ。”

弊社担当:ML4SFのメリットとは

① MakeLeapsの「ユーザーインターフェイス」

杉山さん:「ML4SFの利点は、まず商談の情報(商談商品)がそのまま帳票に記載されるところ。そして、Salesforce 内の取引先名、住所、担当者名が自動で帳票に全て入ること。スムーズで簡単、とても便利だと思います。」

② テンプレートは選択するだけ

杉山さん:「テンプレートから作成出来るアプリもいくつか見ましたが、自由すぎて作成が面倒でした。MakeLeapsはある中から選ぶだけ。分かりやすく選択しやすく、スピーディに決められました。」

③ 迅速なチャットサポート

杉山さん:「それからチャットで答えてくれるのはすごく嬉しいですよね。早いですしね、自分が聞きたいことに対して的確な答えをもらえる。本当に助かってます。」

改善プロジェクトメンバーだけでなく、今後は利用する全てのメンバーが各自チャットのサポートを受けられる。運用上サポートは手厚いに越したことはない。

杉山さん:「うちもサービスやってますが、チャットでこれだけ捌けるのはすごいです。」

 

アプリ導入検討中の方へ

導入も簡単、使い方も簡単。多少のカスタマイズは出来るので、かゆいところに手がとどく。

弊社担当導入後の効果としては

杉山さん:「まず見積書作成時間の短縮。感覚的にも確実に短くなっています。それこそお客様との商談中に、その場ですぐに見積書をお送りします、と言える速さ。ものすごいスピーディでいいなと思います。バラバラだった見積書や発注書のフォーマットも全社統一され、スマートになりました。」

弊社担当 MakeLeapsをどんな企業にお勧めされますか

杉山さん:「まず弊社のように請求書の量が多い会社は導入メリットがあると思いますね。また帳票にいろんなフォーマットができてしまった場合の統一化も簡単にできるようになります。タイミングとしては、会社のルールを決める上で、見積や請求のフローを決めようとしている段階の人には特におすすめしやすいと思います。会社、新規事業、新組織の立ち上げ時などはベストですね。」

杉山さん:「会社のルール作りの段階では、見積から顧客とのお金のやりとりをどこかで一元管理する必要があります。そこで、いかに簡単に一元管理できて、プラットフォームを提供してくれるアプリかという部分が大事です。ML4SFは導入も簡単、使い方も簡単。多少のカスタマイズは出来るので、かゆいところに手がとどく。特に中小企業には導入のハードルが低いので入れ易いと思います。」

 

弊社担当 業務改善を検討されている担当者の方々へアドバイスをお願いします

杉山さん:「通常業務のピークがぶつかると大変なこともありましたが、特に開発者の方には、「その気になれば出来ますよ!」と言いたいですね(笑)。逆に、開発者じゃない方の場合、委託を検討してもいいと思います。Salesforceは追加開発してくれる会社も豊富なので、無理せず外注を検討するのは良いことだと思いますね。」

“社内運用の変更は、大革命”

 

弊社担当 Salesforce 導入後、入れて終わりでなく現在も改善の真っ最中ですね。

杉山さん:「改善は常にやっていかないと。会社の業務がだんだん進化していくので、その進化に合わせていろいろなところを調整していくのが大変ですが、重要ですし、やりがいを感じますね。」

 

ーーーー

(インタビューを終えて)
通常業務をこなしながら、改善プロジェクトも牽引する杉山さん。穏やかな物腰と鋭い眼差しから、段階を踏みながら一歩一歩周囲の理解を得ようと努力された姿が思い浮かびます。これからもスキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社様を MakeLeaps は応援し続けます。

杉山さん、ありがとうございました!

※本インタビューに記載の内容は、2017年7月時点の情報です。

◼︎インタビュー組織概要
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会社名    スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社
※2019年7月社名変更:株式会社PLAY
URL      http://suvt.co.jp/index.html
所在地    〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町9番8号KN渋谷3ビル
事業内容   映像配信ソリューション事業・動画広告事業
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>>MakeLeaps for Salesforce(ML4SF) プランと詳細はこちら

【新機能】検収書を追加しました

いつもMakeLeapsをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
この度、多数ご要望をいただいていた「検収書」が追加されました。

検収書とは

検収書とは、企業から納入された商品の数量や種類、内容などについて、問題なく適切なものであることを発注者が点検したことを証明する文書のことです。検収書の送付後は、例外的な場合を除いて、それ以後該当商品に関するクレームを主張しないということを相手に伝えたことになります。

新機能で出来ること

検収書の作成・送付

その他の書類と同様に、左メニュー「検収書」から書類を新規作成、他の書類に変換、複製、定型パターン化などが可能です。郵送とセキュア送信(Eメール)も同様です。

検収完了通知機能

「検収完了通知機能」をオンにすると、受信者は書類のURLリンクから、送信者に対して「検収完了を通知」することができます。メモと担当者名を確認することができ、書面上よりもスピーディーに検収作業を遂行できます。

※オンにするには、「自社情報」より「検収完了通知機能を検収書に適用」にチェックを入れます

今すぐ検収書を作成する

対象プラン

無料トライアル中または有料プラン (法人・個人) 以上

よくあるご質問

スクリーンショット 2015-10-19 17.50.12受領書と検収書の違いはなんですか?

スクリーンショット 2015-10-19 17.51.02受領書は商品を確かに受け取りましたということを証明するものに過ぎません。受領書はもらったけど検収書はもらえなかったという場合には、後からクレームを受ける可能性があります。検収書についての詳細はこちらをご参照ください。

スクリーンショット 2015-10-19 17.50.12どの書類から変換可能ですか?

スクリーンショット 2015-10-19 17.51.02全種類の書類から変換・作成が可能です。

MakeLeapsサポート

Q&A:      https://www.makeleaps.jp/q-a/
ご利用ガイド:     https://www.makeleaps.jp/makeleapsマニュアル/
営業時間:    

平日10:00 – 18:00

(祝休日を除く)
メールアドレス: support@makeleaps.com
電話番号:    

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【お知らせ】料金体系の改定について

いつもMakeLeapsをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。

2017年6月27日より、MakeLeapsの料金体系を改定いたします。より事業規模やその成長に合わせて、必要な機能を選択しながら長期に渡りご利用いただくことが可能になります。また、個人事業主や新規事業者の方には、より低価格で導入いただけるようになります。


郵送サービス:メールポイント料金

この度の料金改正に伴い、更にお求め安い価格で郵送サービスをご利用いただくため、メールポイントの料金を下記のとおり変更いたします。

(2017年6月27日ご購入分より、無料プランを含む全プラン対象) ご購入はこちらから


新料金体系

2つのプランから選択でき、メンバー数と取引先数に応じて料金が決まります。

個人プランとは

個人事業主や小規模ビジネス、スタートアップを対象にしており、取引先数10社以内、メンバー数1〜3名で経理作業を行なっている方におすすめです。

小規模事業に必要なベーシック機能(全書類の作成管理・Excelインポート・詳細レポートなど)が含まれており、月額料金も更に低価格でご利用いただけるようになります。

法人プランとは

複数の担当者や部署で帳票周辺業務・経理を分業している中小企業や大手企業、またその事業部での導入に最適な料金プランです。ビジネスの成長に合わせて幅広くご利用いただけます。

全機能(オプション機能を除く)がご利用可能な上、必要なだけ取引先やメンバー追加し、効率的に作業できます。ご質問やご相談は、電話・メール・ライブチャットで即座に解決することができ、安心快適にご利用いただけます。

*11社目以降の取引先
*追加する際は5社単位になります

取引先 月額/社
1社 ~ 10社 無料
11社 ~ 25社 ¥80
26社 ~ 100社 ¥70
101社 ~ 500社 ¥60
501社 ~ 1,000社 ¥50
1,001社 ~ (お問い合わせください)

その他のプラン

無料プラン

見積書と請求書のみを作成・郵送できるプランです。30日無料トライアル終了後は、自動的にこちらのプランにダウングレードされます。

・プラン 料金:無料
・ユーザー上限:1名
・取引先 上限:3社

エンタープライズプラン

取引先が1,000社以上またはユーザーが50名以上の法人が対象です。専任コンサルタントより別途お見積りの上、ご提案させていただきます。

料金シュミレーションはこちらから


新プラン料金対象の方

既存のユーザー様

新料金プランは新規のお客様を対象としておりますので、移行されない場合は料金プランは現状どおり維持されます。機能や設定もすべて継続されますので、これまで通りご利用いただけます。

2017年6月26日以前に旧プランに登録済みの方>

旧プランでの継続利用をご希望される場合は、プランを変更する必要はございません。

ご利用中のプランから旧プランへの変更をご希望の場合は、2017年6月27日(火)〜2017年7月18日(火) の期間で承りますsupport@makeleaps.com または ログイン後、システム内のライブチャットよりお知らせください。

新規のユーザー様

2017年6月27日以降にご登録(予定)の方>
新料金プランをご利用ください。

ML4SFのユーザー様

ML4SF (セールスフォース連携版)に変更はございません。


 機能に関する変更点

※郵送代行サービスは、無料プランを含む全プランでご利用いただけます。

個人プラン以上で利用可能な機能
全書類の作成管理 / 詳細レポート / 作業時間管理 / 顧客・書類・商品の一括アップロード(Excel, CSV)

法人プランのみで利用可能な機能
PDF書類のアップロード・送付 / グループ機能 / 権限設定 / 詳細レポート / 他のアプリとの連携 (Moneytree [口座連携]・楽天銀行 [バーチャル口座]・YAYOI SMART CONNECT [弥生製品連携]) / (一つの取引先に対して)複数の住所登録 他

オプション機能(別途課金対象)
バーチャル口座 / メールドメイン指定

料金シュミレーションはこちらから


今後も皆様のご期待に沿えるよう、さらなるサービス向上に努める所存です。引き続き変わらぬご支援を賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。

【ML4SF 更新情報】バージョン1.15 (1.15.0)

MakeLeaps for Salesforce を更新しました。

更新情報

バージョン名:      バージョン1.15  (1.15.0)

更新内容


アップグレードの方法

既にML4SFを利用している場合、AppExchangeより新パッケージを再インストールすることで、改善機能や新機能を利用できるようになります。

 

▶︎ 詳しい更新方法はこちら(マニュアル)

 


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平日10:00 – 18:00

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