【お役立ち記事】インボイス制度とは？フリーランスや個人にも消費税が発生する？

皆さま、新年明けましておめでとうございます。2020年は日本にとってのメモリアルイヤーとなりそうですね。

そして経理分野にとっても大きな転換を迎えるのは、2023年10月に施行されるインボイス制度。

今回はお役立ち情報として、インボイス制度についてご紹介します。

■インボイス制度とは？フリーランスや個人にも消費税が発生する？

2023年に始まるインボイス制度では、売上高が1,000万円以下の事業者でも、課税事業者とならなければ難しい状況になってしまいます。

つまり、対策をしなければ、利益が10%近く減少する可能性もあります。

ここでは、知っておきたいインボイス制度の基礎知識と、対応の仕方をご紹介します。

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【ML4SF導入事例】将来を見据え、バックオフィス業務を仕組み化。地域密着の老舗企業が進めるIT・クラウド戦略 | 株式会社太明

終戦後間もない昭和23年5月、品川区二葉にて創業。それから今まで70年以上に亘り建具屋として地域に根ざした事業を行ってきた株式会社太明（たいめい）。

お客様の傾向や社員数などは時代に合わせて変わっていく中で、経営や組織のバックオフィス業務のスタイルも変わってきたと言います。

今回はそんな地元密着の老舗企業が「Salesforce」や「MakeLeaps for Salesforce（ML4SF）」といったWebサービスの活用を積極的に進めている事例をご紹介します。同社がなぜ、IT・クラウド化に踏み切ったのか、そして実際にどんなメリットを感じているのか。代表取締役社長の太田 明さん と営業部の開陽丸 武明さんにお話を伺いました。

世代交代前に、ITで経営基盤を整えておきたい

ーーまずは御社の事業について教えてください。

開陽丸 武明さん（以下、開陽丸さん）：建具屋といっても馴染みのない方もいますよね。私たちは「ドア・窓・アミ戸のことなら太明まで」というキャッチコピーを掲げ、一般家庭のご自宅を中心に様々な施工を行なっています。例えば、木製ドアやアルミサッシの交換、室内の手すりの設置、ハウスクリーニング、飼い猫用の通路を作ったりとお客様のご要望に合わせて幅広い商材を扱っています。

太田 明さん（以下、太田さん）：戦後、中国の大連より引揚げ、品川の地にやってきてから事業をはじめすでに70年以上、昔は住宅施工会社や大工さんなどの業者からの仕事依頼がほとんどでした。でも時代の流れは変わるものですね。最近では一般家庭のお客様からお問い合わせの方が多くなり、地域密着の建具屋として事業を展開しています。

開陽丸さん：ご家庭のあらゆる困ったに対応しているため「とりあえず太明さんに相談してみよう」と思っていただけるようになったことは嬉しいですね。インターネットで検索されて県外からも木製ドアの注文依頼がきたり、職人がいい仕事をして新しい仕事につながったりお客様をご紹介いただくことも多いですね。

ーー建具屋として時代と共に成長してきたのですね。組織は現在に至るまでどのように変化してきたのでしょうか？

開陽丸さん：一時期、組織を拡大しようとして新しいメンバーを増やし12名体制になったこともありましたが、もともと親戚筋で経営していた会社ということもあり、正直なかなかうまくいきませんでした。結果として今は５名体制の少人数で経営していますが、だからこそ効率的に事務作業を行う必要がありました。さらに経営コンサルタントと契約し、売り上げ目標を作り、数字を厳しく追っていたり。しかし、私たちは70年以上続く下町の老舗企業。どうしても昔からの商習慣から抜け出せなかったり、見積書や請求書まわりでは書類を手書きで作成してFAXでお客様に送付するなど紙文化が根強く残っていたのが課題でした。

けれど、社長は新しいことに抵抗があるわけではなく、70歳を超えているのにチャレンジ精神があって。積極的にPCを使い、IT製品導入のハードルは低かったんですよ。一般家庭からの注文が年々増加しているのも、ホームページでリフォーム例などを多数掲載していることでお客様のイメージがわきやすいというご意見も多数いただいていました。会社の前に毎日、日替わりのメッセージを書いたボードを掲示しているのですが、それもSNSで発信していたり。

ーー見積書や請求書などの書類もPCで作っていたのでしょうか。

太田さん：はい、作成していました。手書き書類で作っていた時期もありますが、そのあとはずっとExcelで作成していました。Excelだと表を自由にカスタマイズできますし、お客様もどういうものができるか施工後のイメージがつきやすいですからね。

開陽丸さん：社長は職人肌なんですよね。見積書を受け取ったお客様がわかりやすいように図版のイメージも一つ一つ丁寧にExcelで細部までこだわって作っていました。ただし、一般家庭のお客様は書類にそこまでのレベルを求めてないことも多く、数字だけを知りたい場合は手間だけがかかってしまうことも正直あったんです。

また、若い世代へ作業を引き継いでいく上で、社長のこだわり尽くした書類を再現するのは並大抵の努力ではできません。少しでも簡単に誰でもできるようITサービスの導入を検討し、MakeLeapsのトライアルを始めたのが2017年5月からでした。その2ヶ月後には本格導入を始めました。

3倍以上の作業スピードアップ！手作業によるミスも激減

ーーMakeLeapsを選んだ理由を教えてください。

開陽丸さん：最初のきっかけは顧客管理を行うために「Salesforce」を導入したことですね。元々、社長がお客様のデータを細かな情報まですべて手書きで書き溜めていたんです。その顧客データを「Salesforce」できちんと管理することで顧客流入を防ぐことができました。その後、セールスフォース社の担当の方に見積書や請求書などの書類を作成・管理するのにおすすめのITサービスはないかと伺ったところ、Salesforceと連携できる「MakeLeaps for Salesforce（ML4SF）」を紹介いただきました。正直、MakeLeapsのことは当時全く知らなかったのですが、将来を考えた上で当社に必要なシステムだと思い導入しました。

ーーMakeLeapsを導入してみてメリットはどんな点でしょうか？

太田さん：作業が断然早くなりました。今までは作成した書類を経理担当がプリンターで印刷して会社印を押して、FAXで送ったり、封筒に宛名を書いて切手を貼って投函していました。今では PCで作成してから相手に届けるまでできるとスピードは3倍は上がったのではないでしょうか。書類をメール送付することも少しずつ増えてきましたし、それだけでもかなりの工数削減になっています。

見積書から請求書や納品書への作り替えが、「変換」ボタン1つでできるのもいいですね。作成スピードが速くなったのはもちろんミスも減りました。

開陽丸さん：今までは見積書から請求書や納品書に作り替える際は、書類番号を変更しないといけないのにそのままにしてしまったり、日付や住所もチェックが漏れることがありました。人がやることなのでミスはつきものです。Excelで作ると目が行き届かない点もありましたが、MakeLeapsは1回入力すれば書類ごとに必要項目が自動反映されるのでとても安全に、そして楽になりましたね。書類番号も連番で自動採番されますから、安心できます。

それに、Excelで作成していると書類を作り込めば作り込むほどデータが重くなり、作業も遅くなりましたがMakeLeapsはクラウドサービスなので、パソコンの処理能力に依存しないのもメリットの1つだと思います。

ーー作業スピードが速くなってミスも減ったと。他に使っていて気になる点はありますか？

開陽丸さん：そうですね。私たちの建築・不動産業はいまだに紙文化が主流なので、データではなく紙で郵送して欲しいという依頼が多くあります。しかし、MakeLeapsで作成する書類は、封筒の窓に住所の宛名がうまく合わず困っていました。あるとき、メイクリープスさんに問い合わせたら機能改善してくれたんです。ユーザーの声を聞いて対応してくれるのはいいサービスだなと思いましたよ。

ーーありがとうございます。私たちもお客様の声を聞かないとサービスを改善できないので、1社のお客様にとっては正義な機能でも、他のお客様にとっては不便な場合もある。だから、困っていることがあればためらわず言ってほしいと思っています。

開陽丸さん：実は、あとひとつ困っていることがあります。表紙を自分で作成することで解決しましたが、工務店への請求書は月ごとにまとめて一回送る必要があるんです。しかし、案件ごとに請求金額と詳細も記載する必要があるから、請求書は一枚ずつ必要となります。

すると、見出しのように案件を一覧で見れるものがあると便利なんです。この見出しの紙がMakeLeapsでは作成できない。現在は工務店からの仕事よりも明らかに個人宅からの依頼の方が多いので負担が減りましたが、MakeLeapsで作成できるようになると非常に助かりますね。

ーーご指摘ありがとうございます。最後に読者の方に向けて一言あればお願いします。

太田さん：繰り返しになりますが、私は最初Excelで書類を作ることにこだわりがありました。ただ、MakeLeapsを使っているうちに抵抗がなくなっていったのも事実です。現場に入る前日に書類を作っておいて、当日職人に持って行ってもらうことなども、比較的スッとできるようになったのは嬉しいことです。

開陽丸さん：特に私たちのようなこじんまりとした会社からすると、「ITシステムを積極的に使うのは大きい会社だけ」といった見えないハードルのようなものがあるんです。でも、私は小さな会社ほどMakeLeapsのようなサービスをうまく使った方がいいと思っています。同業者に「Salesforce」や「MakeLeaps for Salesforce」を使うメリットを話したりすることもあるんですが、新しいツールへの利用に対してとても消極的です。それは、「今のツールで何とかなっている」から。しかしそれは、他の便利なツールを知らないだけのケースも多い。それってとてももったいないですよね。試してみたらその便利さはきっとわかってもらえるのに。

建築業界でいえば、一人親方のような業態の人ほど、専任の方を雇って管理するのは大変なこと。経理や営業の数字管理、事務作業などもシステムを使って効率化することで、本来取り組むべき仕事に注力できるはずだと考えています。

人数が限られている私たちのような下町の企業こそ、何にどれだけの時間をかけるか、というのは非常に重要です。使えるシステムはきちんと使って、本業に集中する。そのためにMakeLeapsを使うことをおすすめします。

【お知らせ】2019年 年末年始の営業について

年末年始の営業のお知らせ

今年も残すところあとわずかとなりましたが、いかがお過しでしょうか。
2019年も請求書作成・管理サービス「MakeLeaps」をご利用いただき、誠にありがとうございました。

年末年始はサポート業務ならびに郵送代行サービスが通常と異なりますのでご理解のほど宜しくお願い致します。「MakeLeaps」および「MakeLeaps for Salesforce（ML4SF）」は通常通りご利用頂くことができます。

サポート休業日

年末年始はサポート業務を休業いたします。チャットやメール経由でご質問をご送付いただくことはできますが、ご返答は2020年1月6日（月）以降となりますのでご注意ください。

 

郵送スケジュール

郵送代行サービスの受付日・投函日のスケジュールが変更となります。ご利用の方は、お早めの郵送依頼をお願いいたします。

 

新年は2020年1月6日（月）より平常通り営業いたします。

ご不便をおかけいたしますが、どうぞご理解の程よろしくお願いいたします。

「月刊メイクリープス」はじめました！

今月よりユーザー様向けに「月刊メイクリープス」というマンスリーニュースレターを始めることになりました！いつもご利用いただいているユーザー様に少しでも活用できる情報を発信したい、そしてMakeLeapsについてより知っていただきたい！という気持ちから、（担当者の個人的？）一大プロジェクトとして始まりました…！

ユーザー様だけではなく、「ちょっとMakeLeapsが気になっている」という方にも読んでいただくべく、こちらのブログにも掲載いたします。

ニュースレターをリアルタイムでメールでも受け取りたい！という方は、下記の登録フォームより「ニュースレター配信希望」を選択し、お申し込みください。

ニュースレター配信希望

◎今月のTOPICS◎

1. MakeLeaps News🆕
2. スマートな請求業務を実現！活用Tips
3. ご利用ユーザー様紹介
4. アンケートのお願い

1.MakeLeaps News

グッドデザイン賞2019をMakeLeapsが受賞いたしました！

この度「MakeLeaps」が グッドデザイン賞2019 を受賞いたしました。

MakeLeapsの Twitter / Facebook では、今回の受賞祝賀会の様子などメイクリープスのニュースを随時ご報告していますので、フォローしていただけたら嬉しいです！
私も知りませんでしたが、日本人にとって「デザイン」は「レイアウトやイラスト」だと思っていました。しかし、デザインの本質的な意味は「物事をより良い方向に導くための設計」のこと。

今回、グッドデザイン賞を受賞できたことは、何よりも日頃よりMakeLeapsをご利用いただいているユーザー様あってのことです。日々改善を重ねていき、ここまでの製品に育てていただいたことを心より感謝申し上げます！
ぜひ グッドデザイン賞事務局 公開審査員コメント もご確認ください。

休業日のおしらせ

社員研修に伴い下記日程のサポート業務を終日臨時休業とさせていただきます。

■ 臨時休業日 ： 2019年12月19日（木）

※ チャット、電話、メール全てのお問い合わせ受付を休止致します。
※ 休業日に頂きましたお問い合わせは、12月20日（金）午前９時以降に、順次ご返答致します。
ユーザーの皆さまにはご迷惑をお掛けいたしますが、ご理解いただけますようお願いいたします。

新機能リリース情報

• 軽減税率対応フォーマット

軽減税率対応フォーマットがリリースされてからしばらく経ちましたが、みなさん設定は完了しましたか？”設定があるのを知らなかった” という方は、以下のマニュアルをご参考ください。
ユーザーの皆様ならいつも馴染みのある、チャットサポートのメンバーが手塩にかけて作ったマニュアルページです。

軽減税率設定マニュアル

2.スマートな請求業務を実現！活用Tips

ぜひみなさまに活用していただきたい機能・あまり知られていないお役立ちTips・請求業務にまつわる小話を紹介するコーナーです。すべてはみなさんの業務効率化アップのため。今日もネタ集めに奔走します。

◎軽減税率項目の表示を消す方法

軽減税率フォーマットがリリースされ、こんなお問い合わせを複数いただきました。
「軽減税率ではない８%の商品があるため、”※は軽減税率対象品目”の文字を消したい」
リリース時には上記の操作に対応していませんでしたが、現在は上記の操作が可能です。

【「※は軽減税率対象品目」を非表示にする方法】
書類作成画面下部の「軽減税率項目の説明を隠す」にチェックを入れる

上記のように非常に簡単な操作で軽減税率項目の表示/非表示切り替えができてしまいます！
▼参考：【軽減税率設定】書類作成画面で税率を選択する

◎MakeLeapsヘルプセンターをぜひご活用ください！

「あれ、無効化書類の再有効化ってどうやるんだっけ」
「自社情報の編集がしたい」
MakeLeapsでは、そんなご不明点をご自身で解決いただくためのヘルプセンターをご用意しております！

MakeLeapsヘルプセンター

キーワードで検索し、回答となるページをご確認ください。
それでも解決できない…という点はいつでもお気軽にチャットサポートまでご連絡ください！

3.ご利用ユーザー様紹介

社内で使える活用ヒントを他社様の利用方法から見つけてみましょう。

	株式会社ヒューマンセントリックス 動画を軸に企業の課題解決を支援するヒューマンセントリックス様は、クリエイティブな業務を担当する営業・コンサルティングは外注せず内製化し、バックオフィス業務などはシステム化する、と徹底しています。労働人口が減り、人の能力が貴重となる現代に、いかに「人」と「システム」を活用するのか。 ぜひみなさまにもご一読いただきたいインタビューです！
	株式会社グラペイン BtoB分野の販促ツール制作を手がけるグラペイン様は、MakeLeaps for Salesforceを社内の情報共有ツールとしても活用されています。「見積書は物語」と語る、その共有方法とは。チーム内情報共有のヒントにぜひ参考にしてください！

4.アンケートのお願い

日頃ご利用いただくみなさまのお声をぜひお聞かせください。

MakeLeapsアンケート

「こんなことはできないかと思っている」
「ニュースレターでこんなことをもっと詳しく書いてほしい」
どんな内容でも構いません。1~2分で完了する簡単な内容となっております。
ぜひご協力お願いいたします！

 

みなさまの請求業務改善のヒントは見つかりましたか？
ご不明点、ご質問ございましたらいつでもご連絡お待ちしております。

【ML4SF導入事例】見積書で物語を共有する。社内の情報共有ツールとしても活用（株式会社グラペイン）

 

BtoB分野のセールスプロモーションツールの制作を手がける、株式会社グラペイン。

創業から35年以上に渡り実績を積み上げていく中で、代理店を通さず、クライアントの想いを直に受け止めることにこだわっているデザイン・プロダクション会社だ。そんな同社のバックオフィス業務では「Salesforce」や「MakeLeaps for Salesforce（ML4SF）」といったクラウド製品の活用を積極的に進めている。さらには、これらのクラウド製品を書類作成だけではなく社内の情報管理用途としても活用しているという。そこで今回は、取締役社長の原田学さんと営業部部長執行役員の佐藤和彦さんに組織運営やクラウド製品の活用についてお話を伺った。

ーーまずは御社の事業について教えてください。

主にカタログやパンフレット、Webサイトなど、セールスプロモーションツールの企画からデザインまでを手がけています。この業界には数多くの制作会社がある中で、当社の最大の強みは、代理店を挟まずクライアントと直接対話し、クリエイティブな作業に反映させる体制があること。直接繋がり、営業担当が提案や要件定義を行い、社内のクリエイターが制作を手掛ける体制を徹底することで、クライアントの想いをダイレクトに 制作物に反映できます。

ーー代理店を通さないことで伝言ゲームにならずに課題解決に向けた企画提案ができますよね。その組織体制は昔からですか？

はい。1981年の創業時から、B to B製品/サービスを扱うクライアント、特ににエンタープライズIT（企業向けIT）製品を取り扱っている会社のマーケティング部署や営業部の担当者とダイレクトにコミュニケーションを取り、直接繋がりながら制作物を手がけてきました。

当社は10数名の少数精鋭規模の会社ですが、クライアントは大企業も多く、エンタープライズITという専門性の高い分野のプロフェッショナルとしてクライアントのパートナーになれるところが強みです。直接、営業がフロント対応をしているので意見や要望をお聞きし細かなニュアンスまでクリエイティブに反映できます。

ーー制作会社によって違った特色がありますよね。

そうですね。ただ、私たちが大事にしているのはクライアントの製品やサービスを売るために販促物を作成すること。単に見た目が綺麗な物を作ればいいのではなく、その目的を達成するためにクライアントやユーザーの課題にしっかり向き合っていくことが何よりも重要だと考えています。その志を大切にし、35年以上の実績を積んできました。

ーー実は、MakeLeapsの軽減税率リーフレットのデザインもグラペインさんなんですが、ユーザーにわかりやすく伝えるデザインはさすがだなと思いました。

ありがとうございます。「MakeLeaps」は、私たちもユーザーですからね。サービスの魅力を理解した上でクリエイティブにも反映できました。

請求分野に特化したサービスだからこそ、価値を感じている

ーーMakeLeapsを導入した背景を教えてください。

「MakeLeaps」を導入する前はExcelで作った請求書・見積書の独自テンプレートで作成し、1社1社郵送で送付していました。これだと時間がかかる上に、抜け漏れのリスクもあったので、どこかで請求書作成ソフトに移行する必要があると考えていました。

当時は「MakeLeaps」以外の製品もいくつか検討しましたが、決め手は郵送代行の有無や、添え状を入れられることなどの機能面ですね。

ーー御社は2015年からご利用いただいています。実際に導入してみていかがでしたか？

ユーザーインターフェイスが優れているのでマニュアルを見なくても直感的に利用できるのが良かったですね。ITサービスはすぐに使いこなすようになれるかが非常に大切なポイントです。導入初期の頃、操作方法がわからないところは管理画面上のチャットサポートで気軽に問い合わせができ、すぐに回答も得られたので、スピード感もある。そこが「MakeLeaps」の良さだと感じました。

あと、社内でクライアントのストーリーを共有できる点も大事なポイントです。

ーークライアントのストーリですか？

当社は見積書・納品書・請求書などの請求業務で「MakeLeaps」を使っています。約300社と取引があるため、社内でクライアントの情報共有を円滑に行う必要があるのです。

その点、「MakeLeaps」を使えば、見積書作成画面のメモ欄に案件を受注した背景や値引きの理由などを記載できるので便利。私たちは見積書は物語だと思っています。

ーー見積書は物語。わかりやすい表現ですね。御社の場合、2017年からMakeLeaps for Salesforce （ML4SF）へ移行しています。よりクライアントの情報を管理しやすくなりましたか？

そうですね。Salesforce単体でも見積機能はありましたが、「MakeLeaps」とアプリで連携でき親和性が高かったため「ML4SF」に移行しました。そこで感じたのは、「MakeLeaps」は請求業務に特化している点が何より強みだということ。当社はエンタープライズIT業界の会社と数多く取引がありますが、1つの分野に特化したサービスは機能面の配慮が行き届いていると感じます。私たちが「MakeLeaps」に求めるのも、何でもかんでもできることではなく、まさしくそこですよ。特化しているからこそ機能面に非常に満足しています。

ーーありがとうございます。1つの分野に特化した「MakeLeaps」ですが、機能面などでさらに求めることはありますか？

承認機能を使っていて、営業部長や社長だけなど人を選べるのは便利なのですが、この機能を使いながらも「誰も承認しなくてもいい」という選択フローもあればさらに便利かなと思っています。中にはリピートのクライアントや、何よりもスピードを求められる案件もあり、必ずしも承認を必要としない書類もありますからね。それでも承認なしで提出したという通知は欲しいのですが。

ただ、そういう時もメモ欄に、受注の背景、つまり書類に物語のメモがあればすぐに承認できるのでいいかもしれませんね。

ーーSalesforceでできること、「MakeLeaps」で出来ることの棲み分けが必要ですが、実際に使っていただいている方の声が参考になります。

あれもこれもできるサービスは意外と長くは続かないので、潔さは大切です。その意味で、「MakeLeaps」は帳票作成・管理の分野で頼れる製品として今後も期待しています。