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【プレスリリース】請求業務の担当者 100 人に聞く 請求業務のストレスは、システムの不具合や細かな確認作業 他部署のため込みによる「請求漏れ」重大なミスに繋がることも明らかに

プレスリリースのお知らせ

 

2020年5月7日(木) メイクリープス株式会社は、プレスリリースを発表いたしました。詳細はプレスリリースページをご確認ください。

今後もメイクリープスは、お客様にとって真に価値のある機能を「MakeLeaps」を通じて提供し、より多くの企業様が飛躍(Leap)できる環境をサポートできるよう努めてまいります。

零細企業から大手企業まで 請求業務の担当者 100 人に聞く
請求業務のストレスは、システムの不具合や細かな確認作業
他部署のため込みによる「請求漏れ」重大なミスに繋がることも明らかに

https://www.makeleaps.jp/press/202005-keirisurvey02/

【Tips】取引先ごとにデフォルトの送付方法を設定する

tips

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
本日はユーザーのみなさんが、より便利に使えるためのちょっとした機能、便利な使い方をご紹介する【MakeLeaps Tips】をお届けします!

在宅勤務を行う企業が増えてきたことにより、「紙書類を送っていた取引先も今は出勤していないため受け取れない」というケースも増えてきているようです。
そこで本日は、MakeLeapsで対応している送付方法のおさらいと、取引先のデフォルト送付設定を変更する方法をご紹介します!

■ MakeLeapsで対応している送付方法

MakeLeapsから書類を送る場合、下記の3つの方法からお選びいただくことができます。

意外と知らない方が多いのが、「郵送とセキュア送信の両方」が選べること。
例えば、今は在宅勤務しているからメールでほしい。しかし、出社できるようになったときに保管が必要なので、紙書類も送っておいてほしい、というケースもありますよね。

そんなときは「セキュア送信」と「郵送」共にチェックを入れることで、両方を送付方法として設定することが可能です。

sending list

■ 特定の取引先のデフォルトの送付方法を設定する

「来月からメールでも書類を送ってください」と言われたらこちらの設定を行いましょう!

  1. ホーム画面右下の「取引先」をクリックし、取引先一覧を開く
  2. 任意の取引先名を検索し、取引先名をクリック
  3. 画面上部の「送付設定」> 書類の送付設定の「編集」をクリック
    送付設定
  4. 任意の送付方法にチェックをつけ、「保存」

※「送付設定」の画面では、他にもセキュア送信の際の宛先や件名、本文のデフォルト設定も可能です。

また、複数の取引先に対して変更を反映させたい場合は、下記の方法で変更することもできます。

  1. 取引先一覧画面より、任意の取引先を複数選択
  2. 「送付方法を設定」> 任意の送付方法にチェックをつけ、「保存」

こちらを設定しておくことで、送付の度に変更することがないため手間を省くことができ、さらに選択漏れなどのミスの防止に繋がります。

書類の送付設定もかんたんなクリックの操作で選択でき、その企業ごと、取引先ごとに適した形で利用できる。それがMakeLeapsを使うのメリットでもあります。

今後もMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

【MakeLeaps導入事例】帳票書類の作成・郵送の作業工数、9割削減 | ジェイエムエス・ユナイテッド株式会社 InfiniTalk事業本部

JMS United事例インタビュー

コールセンター構築・運営、バックオフィスサービス、人材関連サービスなどの事業を手がけるジェイエムエス・ユナイテッド株式会社(JMS)。今回ご紹介するのは、300社以上のコールセンターやオフィスで活用されているコールセンターシステム「InfiniTalk(インフィ二トーク)」を展開している事業部のMakeLeaps活用法です。

「バックオフィス業務で以前使っていたシステムの時よりも作業工数は9割以上減ったと感じています」と、導入効果があったばかりではなく、以前のシステム運用時の課題も解決できたそうです。
導入前に抱えていた課題、導入後の効果についてInfiniTalk事業本部 大場さん、北沢さんにお話を伺いました。

使い慣れたシステムをリプレイス

ーーまずは御社の事業について教えてください。

私たちはコールセンターシステム「InfiniTalk」を、クラウドサービス・オンプレミス版で提供しています。お客様はコールセンター運営企業や自社でカスタマーサポート・ヘルプデスクなどを対応している企業が中心です。特に5年程前からはじめたクラウドサービスは、初期投資の低減とシステム運用負荷の軽減などのメリットから小規模事業者やスタートアップ企業に活用されています。

ーーコールセンターというとサポート体制が充実している大企業という印象がありますが、幅広いお客様にサービスを展開しているのですね。

はい。現在は48業種、300社、10,000席以上でサービスを展開しています。そのためさまざまな業種のお客様と見積書や請求書などの帳票書類のやりとりがあり、MakeLeapsもそのフェーズで活用しています。

ーーMakeLeapsの導入は2019年7月からとお聞きしていますが、それ以前はどのような形で運用されていたのでしょうか?

もともと営業サイドは「FileMaker」にて見積書や注文書ひな形を作成し、お客様に送付していました。また、バックオフィスサイドは販売管理システム「弥生販売」を使い、受注や仕入れ・売上の管理などを行なっていました。この2つのサービスはデータの互換性はありませんでしたが、10年近くバックオフィス業務の仕組みで動かしていたので使い慣れてはいました。

課題を明確化し、試用期間で有効性を判断

ーー既存システムをリプレイスし、MakeLeapsを導入した背景を教えてください

現在、MakeLeapsを活用しているのは営業が4名、アシスタントが1名の計5名で、あとはエンジニアが大半の会社です。
その上で、営業やアシスタントが感じていた課題は4つあり、それを解決できるサービスを比較検討していました。具体的には……

  1. 書類の作成時間の削減

既存のシステムでは、作成時間やシステム間の連携ができないことへの煩わしさがありました。具体的には、営業が見積書を作成し、お客様からの発注書をアシスタントに渡して、請求書の作成を行うという流れです。そのためオンライン・オフラインで多数のやりとりが発生していました。また、「FileMaker」の画面は担当営業しか理解していない箇所などもあり、属人的な作業を削減したいという意向もありました。

  1. 請求書の送付費用や工数の削減

以前は作成書類を印刷して郵送するケースも多く発生していました。しかし、クラウドサービスを契約するお客様が増えてきたのと同時に、送付する書類の件数が多くなり、切手などの郵送コストや印刷・投函など作業の手間も増えていました。そのため書類を発送せず、PDFなど電子化できるシステムにする必要性を感じていました。

  1. 消費税改正への対応

MakeLeapsを導入したのは2019年の夏で、その年の10月から始まる消費税増税の前でした。既存のシステムでは、商品ごとに消費税率を設定することができなかったので、8%と10%の商品がある場合、書類を2部発行しなければなりませんでした。そのため、今後は税率の個別設定機能も必要になると考えていました。

  1. 押印・捺印の手間の削減

今までは電子化してPDFで送付する時も「FileMaker」で作成した書類を印刷して、社印を押して、PDF化するといった流れでした。この一連の業務が手間になっていたので、押印・捺印の手間を削減し効率化できないかと考えていました。

ーー上記の課題を解決できるサービスを比較検討されたんですね。

そうですね。計4社に問い合わせ、各社の担当の方にシステムをデモンストレーションしていただきました。正直、MakeLeapsより機能が豊富なサービスもあったのですが、最終的に弊社の課題に対して一番最適なサービスはMakeLeapsだったのです。

ーーあらかじめ課題感を明確にしていたからこそ、各サービスの見極めができたのですね。しかし、今まで10年以上使っていたシステムを乗り換えるのに心理的ハードルはありませんでしたか?

MakeLeapsにはトライアル期間があったので、実際に業務として問題なく使っていけるという実感を得ることができました。また営業からも使いづらいという声はなく、スムーズに導入できたと思っています。このトライアル期間で課題に対して有効なシステムかということを検証できたのは良かったですね。

さらに、導入1ヶ月前にはお客様にも「書類の郵送をやめます」と伝えていたので、問題なくペーパーレス化を推進できました。

MakeLeaps導入後すぐに効果を実感

ーーお客様の理解を得てはじめられたのは大きいですね。実際に導入したのが2019年7月からですが、そこから課題感はどのくらい解消されましたか?

試用期間を経て、実際に運用がはじまっても事前に掲げた4つの課題に対して問題なく使うことができていると思います。

  1. 書類の作成時間の削減

見積書のPDF書類を直接お客様にセキュア送信で送ることができ、また「変換」機能で見積書を請求書に簡単に変換できるので、見積書を一度印刷するなどの手間がなくなりました。全てクラウド上で作業できることは大きな時間短縮に繋がりますし、紙で出力する書類も少なくなりました。

  1. 請求書の送付費用や工数の削減

今まで書類を郵送していたのを電子送付に切り替えたことで、切手や封筒代などのコストがかからなくなりました。また、書類を作成して、印刷して、封筒に詰めて送ってと、2日ほどかかっていた労務コストも大きく改善されました。

  1. 消費税改正への対応

MakeLeapsは項目ごとに消費税率を設定できるので、2019年の消費税率改正以降も問題なく運用できています。

  1. 押印・捺印の手間の削減

確実に手間が減りました。印刷して押印していた期間が長かったので、実際に変更したらどうなるかと思いましたが、会社の角印はMakeLeapsに電子印鑑で登録しておけば書類としては成り立ちますし、営業担当の名前も入っています。そのため毎回印刷して押印・捺印することがなくなり、書類チェックも簡単になりました。

ーー当初抱えていた課題感はだいぶクリアできたのですね。他に便利な機能や、使用メリットを感じる点はありますか?

今回のリプレイスの目的は、4つの課題感を無くすことだったのでその意味では満足しています。その他の導入メリットを挙げるとすると以下になります。

・マスター機能

以前使っていたシステムでは、商品情報を担当が自由入力することができるため、表記の揺れが発生していました。その度にアシスタントが判断して修正するなどの手間が発生していましたが、MakeLeapsには商品登録機能があるので、あらかじめ商品を登録しておけば簡単に呼び出せるので安心できます。

また、セキュア送信をする際にもメールの定型文があるため、誤送信を防ぐ点でも精神的な安心感があります。

・書類フォーマットにより誤字脱字の削減

書類のテンプレートを選択するだけなので誤字脱字がなくなったのは大きいですね。帳票に記載ミスがあると信頼の低下にも繋がってしまうので心理的な負担が減りました。

・セキュア送信でお客様が書類確認しているかがわかる

アイコンで送付状況がわかるのはとても便利です。。色が薄いものは未送付、濃いものは送付済みを表します。また、セキュア送信済みの書類を、担当者が見ているか見ていないが以下のように「目のマーク」でわかるため、未入金の催促をする際などにも参考にしています。

書類の参照ステータスをアイコンで確認

※上は未参照、下は参照済みを表します。

・費用感

初期費用を抑えることができ、尚且つ取引先数で従量課金制なので、無駄がありません。その点でも満足しています。

このように様々な点でメリットを感じています。印刷・封筒の準備・押印と、以前は書類作成に2日間くらい工数を割いていたのが、体感値として9割の工数削減ができたと感じていますし、紙での出力がなくなったので今後は出社しなくてもテレワークで請求業務ができるようになったのもこれからの時代にあっていると思います。

ーー今まで使用していたシステムをリプレイスするのははじめは大変だと思いますが、御社のようにすぐにでも効果を感じられる成果が出たのはよかったです。この度はインタビューありがとうございました。

【プレスリリース】新型コロナ時代に適応した新しい働き方を 経営陣が「社員の生活と健康を第一優先とする」ステートメントを表明

プレスリリースのお知らせ

 

2020年4月24日(金) メイクリープス株式会社は、プレスリリースを発表いたしました。詳細はプレスリリースページをご確認ください。

今後もメイクリープスは、お客様にとって真に価値のある機能を「MakeLeaps」を通じて提供し、より多くの企業様が飛躍(Leap)できる環境をサポートできるよう努めてまいります。

12カ国の社員が在宅勤務中 新型コロナ時代に適応した新しい働き方を
経営陣が「社員の生活と健康を第一優先とする」ステートメントを表明~社員の精神面ケアの重要性や完全自宅勤務のティップスにも言及~
https://www.makeleaps.jp/press/202004-statement/

【メディア掲載 | 広報PRのチカラ】請求書承認のための出社を不要に。コロナ対策に効くクラウド型請求ソフト

広報のチカラ 掲載イメージ

今話題の企業・ヒトをクローズアップするメディア「広報PRのチカラ(運営:株式会社ネタもと)」に当社が注目の企業として掲載されました。

記事中では、当社CEO ジェイ・ウィンダーによる起業秘話やテレワークへの取り組みをご紹介しています。

2020年1月より日本でも猛威を振るう新型コロナウィルスの影響は幅広く、請求業務に関わる方々にも深刻な影響を与えています。特に経理業務は押印や請求書の原本郵送など紙による業務処理を前提としたいくつものテレワークへの課題が潜んでいます。その課題にいち早く切り込み、5年前からクラウド型請求管理ソフトとして提供しているのが、「MakeLeaps(メイクリープス)」です。ぜひ、詳細は下記の「記事を読む」よりご確認ください。

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