MakeLeapsラボ

【ML4SF導入事例】請求書の郵送や捺印からの脱却。業務改善策を積極的に取り入れシンプルに運用｜一般社団法人ドローン操縦士協会

急成長するドローン産業において、「ドローン操縦士回転翼3級」の資格認定ライセンスの発行やシンクタンク事業・アライアンス事業などを展開している一般社団法人日本ドローン操縦士協会（以下、略称：DPA）。ドローンに関わる諸問題を解決し、安全に運用できる文化を構築するための基盤づくりを担っています。

今回は、DPA代表理事 吉野次郎さんに、協会運営のバックオフィス業務にて活用している営業支援・顧客管理ツール「Salesforce」と、連携して使用しているクラウド請求管理ソフト「MakeLeaps（MakeLeaps for Salesforce  略称：ML4SF) 」についてお話を伺いました。
システム導入の背景や、今までアナログで管理していた書類や捺印作業などの請求業務の改善を進める想いや、導入後の効果などをご紹介します。

「MakeLeapsを導入した」その理由

ーーまずはドローン操縦士協会が「MakeLeaps」を導入した背景をお聞きしてもよろしいでしょうか。

当社は2016年に設立し、現在はドローン操縦士の資格認定ライセンスの発行や、ドローンの教育・講座に関わるスクール（DPA正会員：DPA認定校）との連携など、ドローン産業の安全と成長を支える取り組み全般を担っています。
その中で、全国各地のスクールでライセンスを取得した会員の入会費や年会費をいただく際に、「MakeLeaps」を活用し、協会からスクールへ請求書を作成、郵送、そして入金消し込みなどを行っています。

例えば、今まで各スクールに書類を郵送する際は、1枚1枚Excel®︎で作成し、それをプリントアウトして封筒に入れるなど、すべて手作業で投函していました。こういったアナログ作業を改善していく過程で「MakeLeaps」の導入を決めました。

ーー「MakeLeaps」はどのようにして知ったのでしょうか？

個人的な話になりますが、実は私は会社も経営しており、そこで「MakeLeaps」を利用していました。導入のきっかけは4年ほど前にIT関連のイベントでメイクリープス社の代表取締役CEO ジェイ・ウィンダーさんと知りあい、その際に話を聞いてこれは良いサービスだと感じました。

私はDPAの設立当初から活動に携わっており、2018年に代表理事に就任しました。今までは様々なデータが乱立していてせっかく保有している情報をうまく活用できていませんでした。ずっと課題に思っていましたから、就任のタイミングで、今までの協会運営の業務フローを見直そうと決意しました。その一環として、使い慣れていた「MakeLeaps」の導入を進めたという背景があります。

ーー「MakeLeaps」をすでに活用したことがあったのですね。

はい。私自身、会社員時代はバックオフィス担当者に請求書作成業務は任せっきりでした。ですから、独立したときに請求業務がこんなにも大変なものだと初めて知ったんですよね。

DPAでも請求書管理や発行業務などは、アナログ作業で対応していても、それが当たり前だと思って改善しようと思わないことも多いので、まずは効果がわかっている「MakeLeaps」を活用しようと思いました。

ーーありがとうございます。では、実際に使ってみての感想などを伺いたいと思います。

「MakeLeaps」を実際に使ってわかった評価ポイント

ーー2020年現在DPAが連携している認定校の数を聞いてもよろしいでしょうか？

DPAが定めるドローン操縦士の技術認定基準をクリアした全国各地の認定校は、現在30校ほどあります。また、その各スクールが技能会員（個人）を抱え入会費や年会費をいただいているので、DPAから各スクールへ請求する金額は、各スクールの会員への資格発行量によって、毎月変動します。

ーー認定校数がそれだけあって、さらには新規技能会員数も月によって異なるのであれば、管理していくのが大変ですね。

はい。さらには協会運営も少数の事務局員で行っているので、2018年に顧客管理システム「Salesforce」の導入を決めました。今まで、いろいろなデータが混在していたのを整理しながら、一部システム開発を入れてバックオフィスの管理体制を一新していったのです。また、それに伴い2019年5月から「MakeLeaps（MakeLeaps for Salesforce ) 」の導入を進めました。

ーー実際にバックオフィスのシステム化を進めて効果はいかがでしたか？

まず大前提として、協会の扱うデータ数が多いので全てをシステム移行できたわけではないのですが、請求書管理業務に関しては確実に工数やミスの削減ができました。

以前は、月末の数字や書類の処理だけでまる1日費やすこともあり、さらには誤送付や郵送漏れなども起こっていました。人間がやる作業は、集中していてもどこかでミスが起こることはありますよね。

ーー「MakeLeaps」を導入して、経理担当者の方は何かおっしゃっていましたか？

こういう作業は時間や手間がかかっても、なかなか変えづらいものです。担当もプリントアウトして郵送するのは手間だと感じていましたが、同時に仕事をやった達成感は味わえる。ただ、私たちは、そういった考えも改善していきたかったので、導入を決めました。しかしやはりシステムを変えた最初の1〜2ヶ月はとてもインパクトがあったと言っていましたね。逆に今では「MakeLeaps」で対応するのが当たり前になり、とくに意識することなく運用できるようになったため、それこそ元のアナログな運用体制には戻れないでしょう。

ーー私たち「MakeLeaps」としても毎月気合を入れて使っていただくより、あって当たり前で普段は気づかないけど、業務に欠かせないサービスになればと思っています。

コロナ禍で進化した、場所にとらわれない働き方

ーーコロナ禍の影響もあったと思いますが（取材時は2020年7月）、その前にバックオフィス業務を改善していたのは良かった点でしょうか？

そうですね。今まで、やりとりする見積書、発注書、請求書のすべてに捺印し、手作業で送付するのが当たり前の商慣習として疑っていなかったですからね。私たちはいち早く「MakeLeaps」で請求書周りをオンライン化し、場所にとらわれずに作業ができる環境になっていた点は良かったです。

また、「Salesforce」も「MakeLeaps」もいろいろな機能がありますが、運用ルールがありすぎるとそれを覚えたり、守るために時間がかかってしまい、結果対応フローが複雑になってしまいます。今後は見積書や発注書などの機能も使っていきたいと思っていますが、今はなるべくシンプルに運用しています。

ーーシンプルに運用するよう意識しているんですね。自社で業務が改善できてもお客様や事業パートナーが対応できないと上手く回らないこともあると思います。その点はいかがでしたか？

そうですね。私たちの場合で言うと、今まで各スクールに書類を郵送していたのに、急に「MakeLeapsを使ってデータで送ります」となると現場が混乱する可能性もありました。そこで、「MakeLeaps」の機能であるセキュア送信と、郵送代行の両方を使って、紙とデータで2通送るようにしています。セキュア送信は相手が受信箱を開いたか視覚的に確認できますし、郵送代行も別途料金はかかりますが（1メールポイント ¥148（税抜））今まで手作業で対応していたところなので、費用対効果はあると感じています。それに2通送ると、相手がメールを見逃しても、紙で送りましたよねと証拠を残せるので、抜け漏れ防止にもつながります。

ーー「MakeLeaps」を効果的に使っていただけているようで良かったです。最後に、協会のビジョンや、それに伴う今後の働き方改革などについて教えてください。

国土交通省から2022年始めまでにドローンの登録制度を導入すると発表がありました。それに伴い、協会としてもより安全にドローンを運用できる体制づくりを整えて行く必要を感じます。

その上で、普段の業務もアナログ作業に戻らないよう、中長期的に見て効率化できるところは改善していきたいですし、気づいた改善点を言えるような組織の雰囲気づくり、環境づくりをしていきたいと思っています。

ーー常に課題を持ち、組織改善のための壁を作らない姿勢が素敵ですね！ 今回はインタビューへのご協力ありがとうございました。

【新機能】郵送代行で送付した書類が返送された際の通知設定が追加

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
MakeLeaps 単体版、MakeLeaps for Salesforceにて下記の機能が追加されました。

郵送代行で送付した書類が返送された場合に通知メールを受け取ることができるようになりました

郵送代行で送付した書類のうち、宛名不明・住所不一致などの理由により返送された際に、送信者がメールで通知を受け取れる機能が追加されました。また、ステータスは送付履歴にも反映されます。
なお送付された書類自体は、封筒上に還付先として記載されている郵送代行専門の弊社パートナー企業へ返送されます。
◎よくあるご質問：[FAQ] 郵送代行サービス利用時に書類が先方に届かなかった場合はどうなりますか。
https://help.makeleaps.jp/ja/articles/4251273

＜通知メールイメージ＞

ご自身で操作された郵送依頼の返送通知については、あらかじめオンに設定されております。もし他のメンバーが郵送依頼された書類の返送についても通知を受け取りたい場合は、ご自身の[通知設定]ページより設定を編集してください。
◎ 通知設定に関するマニュアルはこちら
https://help.makeleaps.jp/ja/articles/3557264

＜通知設定ページイメージ＞

こちらの機能により、書類が届かないという場合にも、返送されたかどうかを送付側も知ることができるようになるため、これまでよりもより安心して郵送代行をお使いいただけるようになります。

これからも引き続きMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

【お知らせ】2020年8月 イベント一覧

こんにちは。メイクリープス 広報・マーケティング担当です。8月に開催されるイベント情報をお届けします。

今回ご案内するセミナーは全て手軽にご参加いただくことができる オンライン形式。気になるセミナーがありましたら、お気軽にセミナーページよりお申し込みください。

メイクリープス主催セミナー

【MakeLeaps 既存ユーザーの方向け】
2020年8月24日(月) 13:00~13:30
請求書の電子化。ポイントとなるのは書類形式だけ？
電子送付のメリットと「セキュア送信」利用のコツをご紹介

【セミナーのポイント】
☆制度の見直しで書類送付はどう変わるのか
☆書類の電子送付に切り替えるには周りの理解も必要。実際にどんなメリットがあるの？
☆「セキュア送信」を活用している人はこんな機能を使っています

【本セミナーをオススメする方】
☆MakeLeapsユーザーで「セキュア送信」を使い慣れていない方
☆MakeLeapsのセキュア送信について詳しく知りたい方
☆郵送から電子送付への切り替えを検討中の方

イベント詳細・申込み [外部サイト]

 

【MakeLeaps導入ご検討中の方向け】
2020年8月26日(木) 12:00~12:45
営業と経理の連携！脱ハンコで請求業務を変える5つのコツ

【セミナーのポイント】
☆1分で簡単に請求書が作成できるんです！デモンストレーションで実演
☆導入企業様へインタビュー！どのようにコロナ禍で請求業務を行っているか
☆コロナ禍での”請求業務あるある課題”を解決する5つの方法をご紹介

【本セミナーをオススメする方】
☆請求業務をもっと簡単にしたいと考えている営業・営業アシスタント・経理担当の方
☆リモートワークテレワーク推進を考えているシステム担当の方

イベント詳細・申込み [外部サイト]

 

その他セミナー・イベント

【人事ご担当者様向け】株式会社LIB主催
2020年8月20日(木) 13:00~14:00
採用企業のケーススタディから学ぶ “採用成功の鍵”
〜なぜあの企業は優秀人材を採用できているのか？〜

女性向けのライフキャリア支援サービスを展開する、株式会社LIB（リブ）主催セミナーにメイクリープスがゲスト登壇します！
ご参加には事前登録が必須ですので、ぜひ事前ご登録の上ご参加ください。

イベント詳細・申込み [外部サイト]

今後セミナーで取り上げて欲しい話題、製品の機能説明などございましたら、お気軽にチャットやお問い合わせフォームよりご連絡ください。

皆様のご参加を心よりお待ちしております！

【メディア掲載｜YouTubeチャンネル Biz9】日本大好きなオーストラリア人社長とグローバルチームが、めちゃめちゃ日本を便利にする

様々なビジネスを動画で紹介するYouTubeチャンネル「Nayuta TV (旧名称:Biz９)」で、この度当社を取り上げていただきました！

動画の中では..

• メイクリープス起業の背景
• オーストラリア人が立ち上げた日系企業。ちょっと珍しい会社の実態とは？
• 製品開発の裏話

などなど様々なお話をさせていただいております。

MakeLeapsを初めて知っていただく方には「こんな会社があるのか」と興味を持っていただき、既にMakeLeapsをお使いの方には「こんなメンバーがこんな風に製品を開発しているんだ！」とより当社を知っていただく動画になっております。
動画音声のテキスト化も予定しております。

下記のURLよりご覧ください。

http://column.nayuta.tv/interview-change/793

みなさまからのお声は当社にとって、何よりの励みとなります。
製品についてのお声はもちろんですが、MakeLeapsメンバーへのメッセージもお問い合わせフォームからお気軽にお寄せください。お待ちしております！

アカウントの共有は危険！３つのリスクを回避するために

いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
本日はクラウドサービスを利用する上でポイントとなるアカウントの利用方法についてのお話です。

クラウドサービスでは一つのアカウントを複数人で共有し使うことができるものがあります。
（サービスによっては利用規約内で、アカウントの共有を禁じている場合もあります。）

しかし、業務で適切に、安全に使うためには、個人でアカウントをきちんと分け、1人1アカウント持つことを強く推奨します。理由としては、下記の３点が挙げられます。

1. 履歴を正確に残す

「誰が」「いつ」「何の操作をしたのか」という履歴をきちんと残すことができるのは、クラウドサービスを利用する上でのメリットの一つです。
しかし、アカウントを共有してしまっていると、この「誰が」の部分は正確に残すことができなくなってしまいます。そのため、何かトラブルが起きたときに背景を追うことができなくなります。

また、政府より公開された「押印についてのQ&A」には下記のような記述があります。

上記のように、取引の際の送受信の記録が証明する手段の一つとなる場合がありますので、きちんと操作履歴を残すことは、今後ビジネスを行う上でも重要なポイントの一つとなります。

2. 情報漏洩などのリスクを回避する

IDとパスワードのセットを複数人で共有していると、その管理が曖昧になってしまうことがあります。
すると起こり得るケースとして、退職者がいてもパスワードの変更を行わず、退職後もそれらの情報にアクセスできてしまいます。

また、アカウントを共有している場合、上記で記載した通り操作履歴を追うことが困難になるため、退職者がデータをダウンロードしたとしても、誰が行なった操作であるのかはわかりません。

3. 適切なサポートを受けられる

メイクリープスには毎日多くのユーザー様よりチャットサポートのご連絡をいただきます。
その中で、より適切なサポートを提供できるよう過去の問い合わせ履歴などを参照する場合がありますが、アカウントを共有されていると「先日問い合わせた件ですが・・」と言われても、前回の問い合わせが同じアカウントでも異なる方からのご相談だった場合、混乱が生じてしまい、回答にお時間がかかってしまう場合があります。

上記のように様々な理由から、アカウントの共有というのは非常にリスクが高いです。

特にMakeLeapsの場合は、取引先情報や金額など機密情報にあたる情報も多いため、アカウントの共有は避けていただき、1人1アカウントを持って、ご自身の情報をご自身でしっかりと守っていただきたいと思います。

今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。