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【ML4SF導入事例】管理システムを早期導入することで、組織の成長を加速 | 株式会社ワン・ユー

導入事例 株式会社ワン・ユー

MakeLeaps 導入の主な効果

✔︎ 感覚的に利用できて、誰にでも操作が簡単。経理作業の分担が可能に
✔︎ 書類作成から承認までオンラインで完結
✔︎ 本社と支店間の連携がリアルタイムに
✔︎ 見積書を作成すれば、ボタン1つで請求書に変換でき、人的ミスを回避

効率的な経理業務のフローを確立し、事業規模が3倍に成長するも柔軟に対応

株式会社ワン・ユーが起業した2009年の秩父市内には、電話局のみならず通信関連業社も存在せず、通信関連の相談をできる場所がなかったといいます。そこで、通信関連のことならなんでも気軽に相談できる、地元に根付いた会社をつくろうと、秩父の「通信のお医者さん」として創業以来、安心と信頼を提供するワン・ユー。通信機器の販売・リース、電話工事などを中心に、事業規模が起業当時のおよそ3倍となるも、経理の規模は変わらないそうです。それには顧客管理システムや帳票管理システムを早期に導入し、コロナ禍以前よりリモートを取り入れるという先見が事業の成長を後押ししています。


もくじ 

1. 抱えていた課題とソリューション
2. 成果


1. 抱えていた課題とソリューション

私たちのような新しい会社が、万全なバックオフィス体制を一から作るとなると時間を要します。通常の企業が30年かけて成長するところを10年で同じくらいの規模に持っていくにはITやWebツールの活用が必要不可欠です。

導入事例 株式会社ワン・ユー

 

Salesforceを導入したのは2015年です。当時のSalesforceは大企業向けのサービス色が強く、我々の企業規模で活用しているケースはほとんどなかったと記憶しています。起業当初は私が一人で営業・経理を担っていたこともあり、経営戦略としてクラウドサービスを活用して業務の効率化が必要と考え、はじめにSalesforceを導入しました。

Salesforceにも請求書の作成機能はありましたが、記入する項目名を自分で変えられなかったりと、利用する上での自由度は高くなく、Salesforceの営業の方に相談したところ、MakeLeapsを勧められました。それより以前はExcelとオンプレミスの人事会計ソフトを使っていたのですが、Salesforceを導入したからには、全てをクラウドに移行して、効率性・利便性を図りたいと考えました。

Salesforceと連動させることができるMakeLeapsは、インターフェイスがとてもシンプルで分かりやすいところが良いですね。トライアルで全く問題がなかったので他製品と比較検討することなく1択でこれがいいと感じ、その1ヶ月後には導入しました。

業務の効率化の一方で、お客様に感謝の気持ちをお伝えする場面ではアナログ対応をしています。例えば、セキュア送信で請求書をお届けすることもできるのですが、敢えて1枚ずつ印刷して手書きのメッセージを添えて送っています。私の妻が幼稚園の先生だったこともあり、例えば梅雨の時期だったら傘マークの絵を描いたりと、ありがとうの気持ちをいかにお伝えできるかを大切にしています。当社は通信サービスやIT化による「効率化」をお勧めしていることもあり、社内業務の大半はペーパーレスでDX化しているのですが、こういったところは拘っています。

私たちが普段MakeLeapsで使用している帳票は見積書、請求書、発注書になります。
帳票作成にExcelを使用していた以前は、印刷したものに押印し、社内回覧をして承認を取っていましたが、MakeLeapsを使用すれば、オンラインでの承認機能が付いているので印刷も必要なくなり、とても便利です。メンバーが書類の送付やダウンロードをする前にオンライン承認ができるので、誤送付の防止や承認プロセスの自動化に繋がっています。

実際の承認フローは、見積書はPDFにして社内のSlackに投稿されたものを承認します。案件がクローズしたら書類変換機能を使って、見積書を請求書に変えて、こちらもSlackに投稿されたものを私が承認してからお客様へ送信しています。

Excelで作った書類は、見積から請求書への上書きを間違えたり、誤ったファイルに入れてしまったりと人的なミスが起こるリスクがありましたが、MakeLeapsは変換ボタン1つで対応できるので、そのような心配はなく助かっています。

MakeLeapsの良さは、感覚的に利用できることで、新しく使う営業社員も、はじめから混乱なく活用できています。インターフェイスも素晴らしいですね。今の機能には満足していますので、このままシンプルに使用したく、複雑にしないでほしいですね。

とても分かりやすいので、使い方に迷うことはないのですが、分からないことがあったときは、管理画面からチャットで問い合わせできる機能があるのは便利ですね。不明点があっても電話をするのは面倒だったり勇気を要します。チャットであれば、うまくいかない時にサッと手軽に訊けて、カスタマーサービスからすぐに返信が来るのも良いですね。導入初期の頃からこの機能がありましたが、当時はこのようなサービスはとても珍しかったと記憶しています。

2. 成果

導入前と今では社員数も事業規模も3倍くらいになったので単純に比較はできませんが、もし今の社員数でExcelのみで書類を作成・管理していくのは不可能だったと思います。私一人で請求書をExcelで対応していた時は、他の社員に詳細を説明して任せるより、自分でやった方が速いという思いがあり、誰かにこの作業を手伝ってもらうことに躊躇するところがありました。

MakeLeapsなら誰でも簡単に操作できて、作業を分担することが可能となり、本当に助かっています。

また、以前は承認が必要な場合、印刷して第三者が確認して、また印刷してという流れでしたが、今はオンラインで作業して承認まで完結できるので、物理的に離れている他の支店のメンバーともリアルタイムで連携ができ、作業の工数削減ができ、仕事をする場所にもとらわれなくなりました。

コロナ禍以前より事務関連のオンライン化を進めていたので、コロナ禍において社内業務が影響を受けることはほとんどありませんでした。経理業務に関しては私の妻と姉が専属で行っているのですが、オンプレソフトではなく全てクラウドなので、自宅でも作業ができます。日中は経理以外の社内業務を行い、帰宅後に経理業務に対応するなど、好きな時間や場所で作業することができています。

導入事例 株式会社ワン・ユー

会社の規模感にかかわらず、こういったサービスを早くから導入しておくことで組織の成長も加速すると思っています。当社も、Excel使用だけでの作業量を考えると到底無理なのではないかと思います。2015年と早々のタイミングでMakeLeaps for Salesforce(ML4SF)を導入していて良かったと感じています。企業によっては、使い慣れたやり方やツールを手放したくないという方もいるかと思いますが、業務が楽になり人的ミスも減れば、より生産的な仕事を生み出すこともできるはずです。スピード感を持って成長していきたい企業にはとてもおすすめなサービスです。

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【ML4SF導入事例】見積もり業務にかかる時間が1/10に!MakeLeapsを選んだ理由と導入効果 | 株式会社スタディスト

導入事例 株式会社スタディスト

MakeLeaps 導入の主な効果

✔︎ MakeLeapsと他社製品の利点を活かし、ハイブリッド型の帳票管理を実現
✔︎ 全ての営業担当にMakeLeapsアカウントを付与
✔︎ 商談中でも即座に見積もりが出せるように
✔︎ 新規見積書の作成に費やす時間が、約10分の1に削減
 

 ここまでスムーズに浸透したサービスは初めてでしたね。
メンバーにも『かんたんで使いやすい』と好評です。


もくじ
1. 抱えていた課題
2. ソリューション
3. 成果


1. 抱えていた課題

弊社では顧客管理にSalesforceを利用しています。請求書作成においては、すでに連携させているサービスがありましたが、
そのサービスでは書類の郵送サービスが請求書しか対象でなく、見積書の送付も必須だった弊社では見積書の郵送のためだけに以前から使用していた帳票作成システムを別途使用する状況が続いていました。見積書用のサービスはSalesforceと紐付いておらず、顧客情報をいちから入力する必要があったり、商品マスタを別途更新する必要があるなど無駄が発生していました。

そこで、Salesforceと連携できて、かつ見積書の作成・郵送ができるシステムを検討したときにMakeLeapsに行き着きました。

また、コスト的な面で以前は帳票作成システムのアカウントを一部の社員(事務担当)にしか付与できずにいました。
そのため見積書が必要な営業担当は 専用のGoogleフォームに見積内容と顧客情報を入力し、Slack上に自動投稿されたGoogleフォームからの情報を事務担当がコピー&ペーストして見積書を作成したのち、Slack上に作成した見積書を営業と共有してSalesforceファイルコンポーネントにも別途登録をするといったように、工数/時間を費やしていたうえ、情報の手打ちが何度も発生するするプロセスの中で、人的ミスの懸念もありました。

さらには、営業が出来上がった書類を見て「あ、ここも変えなきゃ」と気づくパターンも多発し、一度の見積書作成作業で
何往復もやり取りが発生することもありました。月末は特に事務担当も営業も繁忙となりますが、営業担当者からの駆け込み受注や急ぎの見積作成もあったりと、締切に迫られる業務が発生し、やはりここでも人的ミスが懸念されていました。

営業全員にアカウント付与の実現をコスト/操作面で叶えてくれたのが MakeLeaps でした。

MakeLeaps for Salesforceでは、Salesforceの標準ユーザライセンスをお持ちの方であればどなたでも、MakeLeaps for Salesforceをご利用いただけます。また、ユーザ数によって料金の変動はございません。
 

導入事例 株式会社スタディスト
[Salesforceの管理画面で、作成した書類・送付状況がひと目でわかる!]

 

2. ソリューション

基本的に MakeLeaps は見積書作成のために使用していますが、取引先の企業規模が大きくなるにつれ、注文請書や領収書を依頼されることが増えてきました。以前はこれらの発行のため書類を印刷してから押印の申請、上長の押印作業待ち、PDF化して郵送作業が必要だったのですが、MakeLeapsではクラウド上で作成するだけで社印が作成書類上に反映されるので、ここでも活用できています。


[社内メンバーが作成した見積書を一覧で確認]

 

これだけの機能があるのに非常にコスパが良いですよね。あと最初にびっくりしたのですが、最低限の機能は、こまかい設定をせずに使い始められたのがすごいなぁと思いました

請求書発行用のシステムとMakeleapsは直接の連携はありませんが、同じSalesforce内の情報を反映させるため、システム間で数字の齟齬が出ることもありません。また、以前は営業担当によって商談の入力精度がばらばらで、受注時は事務担当による修正が欠かせませんでした。MakeleapsではSalesforce商談をもとに見積書を発行することから、営業担当自ら商談内容を正しく入力してくれるようになりました。例えば、値引きなど「あとで事務担当が修正してくれるだろう」としていた部分も、
正確に入力したうえで事務担当へトスアップしてくれるようになり、受注作業もスムーズになりましたし、売り上げ予測も立てやすくなりました。

また、導入後の定着も早かったです。新しいサービスの導入時は、なかなか浸透しなかったり、営業担当から質問が通常はあるものですが、MakeLeaps の操作方法については、説明会を実施し社内マニュアルをTeachme Bizで用意したとはいえ、ほとんど質問もなく、すぐに全員が使い始めてくれました。

弊社のようにもともと別製品を使っていて、決まったフローがあると多少のカスタムも必要だと思うんですけど、シンプルに紙から切り替えるといった場合は、すぐにそのまま使えてしまうんじゃないかなと思いました。弊社はカスタムしないといけない部分があったのですが、MakeLeapsの担当の方にしっかりサポートいただいてサクサク設定できたので、立ち上がりもスムーズにでき、ありがたかったです

3. 成果

営業担当も自分で見積書が作成できるようになったことで事務担当とのやりとりが不要となり、営業・事務担当双方の見積書作成の工数を大幅に削減することができました。営業はスピード感が大事な場面もあり、お客様に出したいタイミングですぐに作れるようになったのも大きいですね。また、Salesforceと連携できる製品にしたことで二重マスタ管理がなくなったという点も導入によるメリットです。

海外拠点のお客様も増えてきたことから、外貨で書類作成するケースも出てきていたのですが、他社製品では対応がなかったり、あったとしてもフォーマットが用途に合わないなどがあり、これまではエクセルで作成していました。Makeleapsの英語フォーマットは実用的でここでも MakeLeaps を活用できています。

導入事例 株式会社スタディスト
[外貨や英語表記の書類にも対応]

MakeLeaps導入後の一番の変化は、営業担当が以前のように工数をかけることなく、自分で見積書を作れるようになったところですね。導入前は事務担当の工数だけで月に13時間ほどかかっていましたが、現在は1時間前後と約10分の1となりました。


【株式会社スタディストについて】
「伝えることを、もっと簡単に。」というミッションのもと、B to B向けのクラウドサービスを開発、提供。マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」は、業務に欠かせない標準作業手順書やマニュアルを画像・動画を使うことで、作りやすく伝わりやすいものにし、企業の生産性を向上させるソリューションです。また2020年には新しいプロダクトとして、販促PDCAマネジメントプラットフォーム「Hansoku Cloud」をリリース。主に小売業界における商品展開指示を店舗に確実に行ってもらうことで、売上向上を実現できるサービスです。これまで結果指標で計測するしかなかった店舗の動きや売上を、店頭実現率やLT(実際に施策が実施されるまでの日数)を組み合わせて施策のPDCAが回せるようになるのが特徴です。

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