【Tips】書類の郵送からメール送付へ切り替えるコツ

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いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。

株式会社リコー(DX認定事業者)のグループ会社であるメイクリープス株式会社が提供するMakeLeapsでは、『セキュア送信』と呼ばれる電子(メール)送付に対応しています。
今月のTipsは、現在多くの企業が注目・検討している、書類の郵送からメール送付への切り替えについてご紹介します。

■メール送付への切り替えが注目されている背景

そもそも、なぜ今メールへの切り替えが注目されているのかというと、下記のような背景があります。

  • テレワークの普及
  • 郵便法改正に伴う日本郵便株式会社のサービス見直し(※参考ページ)により、郵送した書類の到着までにこれまでよりも時間がかかる場合がある
  • 2022年1月の電子帳簿保存法改正による業務全体の見直し

これらの状況は書類を受け取るお取引先にとっても、下記のようなデメリットがあります。

  • 紙書類の受け取り・処理のために出社が必要
  • 書類の到着が遅れた場合、締め日に間に合うよう急いで社内処理を行わなければならない
  • 紙書類の保管に対する課題

「先方からの承諾が得られるかわからない」と二の足を踏んでいる企業は多いですが、意外とお取引先も電子化を希望されているというケースも多いのが実情です。

■メールへ切り替えるときの対応

メイクリープス株式会社では、「請求書の電子化に関するお願いとご案内のテンプレート」をご用意しています。こちらを適宜修正するだけで、ご案内文を作成いただけます。
https://www.makeleaps.jp/請求書の電子化に関するご案内のテンプレート/

■メールに切り替えるときに必要な設定変更

ではMakeLeapsのセキュア送信(メール送信)にいざ切り替える!となったときに、どんな設定変更が必要となるかをご紹介します。

  1. 取引先の情報にメールアドレスを追加
  2. 既存の取引先のデフォルトの送付設定を変更する(ヘルプセンターページ
  3. 自社の送付設定(新規取引先に反映される送付設定)を変更する(ヘルプセンターページ

取引先ごとにあらかじめ設定しておけば、送付の際に毎回送付設定を変更する必要はありません。
MakeLeapsでは、「郵送代行とセキュア送信の両方で送る」という選択肢もあるため、まずは両方で送り、メール送付が定着した頃、郵送を停止するということもできます。

▼参考ページ

ぜひ自社やお取引先に合った方法での切り替えをご検討ください!

引き続き、MakeLeapsをよろしくお願いいたします。

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