【ML4SF導入事例】管理システムを早期導入することで、組織の成長を加速 | 株式会社ワン・ユー

MakeLeaps 導入の主な効果

✔︎ 感覚的に利用できて、誰にでも操作が簡単。経理作業の分担が可能に
✔︎ 書類作成から承認までオンラインで完結
✔︎ 本社と支店間の連携がリアルタイムに
✔︎ 見積書を作成すれば、ボタン1つで請求書に変換でき、人的ミスを回避

 

効率的な経理業務のフローを確立し、事業規模が3倍に成長するも柔軟に対応

株式会社ワン・ユーが起業した2009年の秩父市内には、電話局のみならず通信関連業社も存在せず、通信関連の相談をできる場所がなかったといいます。そこで、通信関連のことならなんでも気軽に相談できる、地元に根付いた会社をつくろうと、秩父の「通信のお医者さん」として創業以来、安心と信頼を提供するワン・ユー。通信機器の販売・リース、電話工事などを中心に、事業規模が起業当時のおよそ3倍となるも、経理の規模は変わらないそうです。それには顧客管理システムがや帳票管理システムを早期に導入し、コロナ禍以前よりリモートを取り入れるという先見が事業の成長を後押ししています。


もくじ 

1. 抱えていた課題とソリューション
2. 成果


1. 抱えていた課題とソリューション

私たちのような新しい会社が、万全なバックオフィス体制を一から作るとなると時間を要します。通常の企業が30年かけて成長するところを10年で同じくらいの規模に持っていくにはITやWebツールの活用が必要不可欠です。

 

Salesforceを導入したのは2015年です。当時のSalesforceは大企業向けのサービス色が強く、我々の企業規模で活用しているケースはほとんどなかったと記憶しています。起業当初は私が一人で営業・経理を担っていたこともあり、経営戦略としてクラウドサービスを活用して業務の効率化が必要と考え、はじめにSalesforceを導入しました。

Salesforceにも請求書の作成機能はありましたが、記入する項目名を自分で変えられなかったりと、利用する上での自由度は高くなく、Salesforceの営業の方に相談したところ、MakeLeapsを勧められました。それより以前はExcelとオンプレミスの人事会計ソフトを使っていたのですが、Salesforceを導入したからには、全てをクラウドに移行して、効率性・利便性を図りたいと考えました。

Salesforceと連動させることができるMakeLeapsは、インターフェイスがとてもシンプルで分かりやすいところが良いですね。トライアルで全く問題がなかったので他製品と比較検討することなく1択でこれがいいと感じ、その1ヶ月後には導入しました。

業務の効率化の一方で、お客様に感謝の気持ちをお伝えする場面ではアナログ対応をしています。例えば、セキュア送信で請求書をお届けすることもできるのですが、敢えて1枚ずつ印刷して手書きのメッセージを添えて送っています。私の妻が幼稚園の先生だったこともあり、例えば梅雨の時期だったら傘マークの絵を描いたりと、ありがとうの気持ちをいかにお伝えできるかを大切にしています。当社は通信サービスやIT化による「効率化」をお勧めしていることもあり、社内業務の大半はペーパーレスでDX化しているのですが、こういったところは拘っています。

私たちが普段MakeLeapsで使用している帳票は見積書、請求書、発注書になります。
帳票作成にExcelを使用していた以前は、印刷したものに押印し、社内回覧をして承認を取っていましたが、MakeLeapsを使用すれば、オンラインでの承認機能が付いているので印刷も必要なくなり、とても便利です。メンバーが書類の送付やダウンロードをする前にオンライン承認ができるので、誤送付の防止や承認プロセスの自動化に繋がっています。

実際の承認フローは、見積書はPDFにして社内のSlackに投稿されたものを承認します。案件がクローズしたら書類変換機能を使って、見積書を請求書に変えて、こちらもSlackに投稿されたものを私が承認してからお客様へ送信しています。

Excelで作った書類は、見積から請求書への上書きを間違えたり、誤ったファイルに入れてしまったりと人的なミスが起こるリスクがありましたが、MakeLeapsは変換ボタン1つで対応できるので、そのような心配はなく助かっています。

MakeLeapsの良さは、感覚的に利用できることで、新しく使う営業社員も、はじめから混乱なく活用できています。インターフェイスも素晴らしいですね。今の機能には満足していますので、このままシンプルに使用したく、複雑にしないでほしいですね。

とても分かりやすいので、使い方に迷うことはないのですが、分からないことがあったときは、管理画面からチャットで問い合わせできる機能があるのは便利ですね。不明点があっても電話をするのは面倒だったり勇気を要します。チャットであれば、うまくいかない時にサッと手軽に訊けて、カスタマーサービスからすぐに返信が来るのも良いですね。導入初期の頃からこの機能がありましたが、当時はこのようなサービスはとても珍しかったと記憶しています。

2. 成果

導入前と今では社員数も事業規模も3倍くらいになったので単純に比較はできませんが、もし今の社員数でExcelのみで書類を作成・管理していくのは不可能だったと思います。私一人で請求書をExcelで対応していた時は、他の社員に詳細を説明して任せるより、自分でやった方が速いという思いがあり、誰かにこの作業を手伝ってもらうことに躊躇するところがありました。

MakeLeapsなら誰でも簡単に操作できて、作業を分担することが可能となり、本当に助かっています。

また、以前は承認が必要な場合、印刷して第三者が確認して、また印刷してという流れでしたが、今はオンラインで作業して承認まで完結できるので、物理的に離れている他の支店のメンバーともリアルタイムで連携ができ、作業の工数削減ができ、仕事をする場所にもとらわれなくなりました。

コロナ禍以前より事務関連のオンライン化を進めていたので、コロナ禍において社内業務が影響を受けることはほとんどありませんでした。経理業務に関しては私の妻と姉が専属で行っているのですが、オンプレソフトではなく全てクラウドなので、自宅でも作業ができます。日中は経理以外の社内業務を行い、帰宅後に経理業務に対応するなど、好きな時間や場所で作業することができています。

会社の規模感にかかわらず、こういったサービスを早くから導入しておくことで組織の成長も加速すると思っています。当社も、Excel使用だけでの作業量を考えると到底無理なのではないかと思います。2015年と早々のタイミングでMakeLeaps for Salesforce(ML4SF)を導入していて良かったと感じています。企業によっては、使い慣れたやり方やツールを手放したくないという方もいるかと思いますが、業務が楽になり人的ミスも減れば、より生産的な仕事を生み出すこともできるはずです。スピード感を持って成長していきたい企業にはとてもおすすめなサービスです。

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