【MakeLeaps導入事例】自社に必要なサービスがリーズナブルな価格で利用できる | 株式会社オフィス・パイ

わたしの経理術_MLSA

■ 株式会社オフィス・パイ

  • 業種:卸売業
  • MakeLeaps利用期間:約2ヶ月
  • 利用メンバー数:1名

■ 導入の決め手

  • リーズナブルな価格で自社に必要な機能が揃っている
  • チャットサポートですぐに聞けるのが安心

今回は代表取締役の押川氏にお話をお伺いしました。

導入前の課題

ーー MakeLeaps導入前はどのように請求書発行を行われていましたか?また当時の課題などがあれば教えてください。

まず一番初めは、パソコンで作成した後、印刷した書類を送付していました。弊社は生協に対して商品を卸す卸売業が主な事業です。そのため、作成する書類は請求書、納品書がメインとなります。
納品書は商品を納品する際に、都度発行する必要があるため、その度に作成した書類を紙で印刷・押印・封入・投函という作業が発生していたんです。

当時は、請求業務を行ってくれる経理担当がいたので、その運用で何とかなっていました。しかし、私が代表取締役に就任した後、その担当者が退職することになり、その結果これらの業務を私が一人で行わなければならなくなりました。
しかし、現実的にこれらの作業をすべて私一人で行うのは無理があると判断し、何か請求業務を効率化できる製品がないか探し始めたのが、きっかけでした。

ーー それはいつ頃のことなのでしょうか。

2016年です。
当時は別のクラウド型請求管理ソフトを導入しました。あの頃は今のように選択肢が多くなかったんですよね。

ーー 当時はどのように運用されていたんですか。

弊社は、受注や入金の管理など様々な情報をFileMakerで管理しています。そのため、FileMakerから請求データを出力し、当時使っていた請求管理ソフトのフォーマットに請求データを整形してインポートする方法で、書類作成を行っていました。

書類の受け取りは、取引先にその請求管理ソフトのページへログインして書類の内容を確認してもらう、という方法でした。

ーー 紙で発行していたときと比べて変化はありましたか。

かなり楽になりました。やはり、印刷や封入といった作業は時間がかかりますので、電子化してよかったなと思います。

導入を決めた背景

ーー お話を伺っていると当時の製品で満足されていたようですが、MakeLeapsへの移行を考えた背景についてもお聞かせいただけますか。

きっかけは当時使っていた製品の料金改定です。
弊社が利用していたプランは古いプランだったらしく、新プランに変更すると金額が3倍になってしまうような内容でした。料金改定前も後も、使う側として何も変化はないのに3倍の料金を支払うことにためらいがあり、他に良い製品はないかと調べ始めました。

ーー なるほど。多数ある製品からなぜMakeLeapsを選んだのでしょうか。

一番最初に試したのがMakeLeapsだったから、というのが正直なところです。無料トライアルで試せるということだったので、試しに登録してみました。

まずMakeLeapsを試して、合わなければ別の製品を試そうと思ってましたが、以前使っていた製品で行っていたことは一通りできる上で、料金も以前より安くなりそうだったのが、移行を決めた一番のポイントです。

あとは、チャットサポートですぐに聞きたいことを聞けるのも安心できると思いました。

MakeLeapsのメリット

ーー MakeLeapsの使い方についても教えてください。書類発行はどのようにされていますか?

基本的には前の製品と同じです。FileMakerから出力した請求データを、MakeLeapsにインポートして作成しています。

ーー 送付は電子送付を利用されているのでしょうか。

はい。電子送付(セキュア送信)を利用しています。
この送付に関してはMakeLeapsに移行してよかったと思っているメリットの一つで、以前の製品は取引先にも書類の受け取りのためにアカウントを作ってもらい、ログインして書類を確認していただかなければなりませんでした。
そのため、アカウントを作ることが簡単にできない取引先もいて、そういうケースは郵送代行で対応しなければならなかったんです。また規模の大きい取引先だと、そういった対応が可能かどうかの確認だけでも時間がかかりますしね。

しかし、MakeLeapsのセキュア送信は取引先側のアカウント作成は必要なく、リンクを送れば誰でも見られるので、以前は電子送付できなかった取引先へも電子で書類が送れるようになったのは大きなメリットでした。

ーー 書類のやりとりは発行側だけではなく、受取側にも影響がありますからね。メリットを感じていただけて嬉しいです。他にMakeLeapsを使い始めてよかった点はありますか。

はい、以前の製品と比べてよかった点がいくつかあります。

(1) 書類の一覧ページに発行日が記載されている

以前使っていた製品では書類一覧のページには、ファイル名しか表示されませんでした。しかし、MakeLeapsでは書類一覧の画面にそれぞれ発行日も記載されるので、いつ発行された書類かすぐにわかるのは良いですね。一つ一つ開かなくて済むので、楽になったと感じます。

(2) インポートファイルのアップロード箇所が一つなので便利

以前は、書類の種類ごとにアップロードするページが分かれていたんです。しかし、MakeLeapsはどのインポートファイルもすべて同じ場所からインポートできる。
そのため色々考えなくても、そこでファイルを選択するだけですべての書類がインポートできるのは便利です。

(3) 送付待ちのステータスで絞り込める

以前使っていた製品では送付予約の機能があったのですが、MakeLeapsにはその機能がありません。そのため、送付漏れが発生しないように気をつける必要があります。
そこで私はセルフチェックとして、「送付待ち」のステータスで定期的に検索し、送付漏れの書類がないか確認しています。

(4) 一つの取引先に複数の書類をまとめて送付できる

納品書を送付する際、同日納品で複数納品書が発生するケースがあります。前の製品は、1通ごとでしか送れなかったのですが、MakeLeapsでは、複数の納品書を1通のメールにまとめて取引先に送ることができます。
そのため、取引先にとっても1通のメールですべての書類が開けるようになったので、手間が減ったのではないかと思います。

それぞれは小さな点かもしれませんが、日々の請求業務をこなす中では便利になったと感じています。

ーー ありがとうございます。では、逆にMakeLeapsに改善してほしい点はありますか。

はい、3つあります。

⑴ 送付予約への対応

先程も少し触れた点ですが、書類を送付する日時をあらかじめ設定し、自動送付するような予約機能がほしいです。
例えば、納品書は送付日よりも前に書類を作成できるケースがあります。しかし、作成してすぐに送るわけにもいかない。そうすると、作成だけして送付を忘れたというような作業漏れが発生するリスクがあるので、送付予約ができると嬉しいですね。

⑵ 請求書への繰越金記載欄の追加

支払期限が翌々月のような場合は、先月の請求分が今月まだ入金されていないということも起こりえます。そのようなケースでは、繰越金+今月の請求分=合計金額と表示できるようにしてほしいです。

⑶ Webブラウザのタブをよりわかりやすく

私はWebページをたくさん開いて作業することがあるので、そういうときはよくタブが埋もれて「MakeLeapsのページはどこだっけ?」となってしまうんですよね。なので、パッとすぐに見つけられるようなマークなどが表示されると便利になりそうです。

ーー 他のクラウド型請求管理ソフトを使っていたからこその視点かもしれませんね。本日はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました!

 

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