【ML4SF導入事例】請求書の郵送や捺印からの脱却。業務改善策を積極的に取り入れシンプルに運用|一般社団法人ドローン操縦士協会

導入事例:一般社団法人ドローン操縦士協会

[MakeLeaps for Salesforce/Salesforce App Exchange review]
★★★★★
Salesforce と連携して使っています
全国にあるスクールに請求書を出す際に活用しています。メールと同時に郵送で請求書を送ることができるので大変重宝しています。作業時間の短縮とミスを減らすことができて良かったです。クラウド上にデータを保存できる点も良いですね!(AppExchangeレビューより)
https://appexchangejp.salesforce.com/appxListingDetail?listingId=a0N30000000qEPvEAM

急成長するドローン産業において、「ドローン操縦士回転翼3級」の資格認定ライセンスの発行やシンクタンク事業・アライアンス事業などを展開している一般社団法人日本ドローン操縦士協会(以下、略称:DPA)。ドローンに関わる諸問題を解決し、安全に運用できる文化を構築するための基盤づくりを担っています。

今回は、DPA代表理事 吉野次郎さんに、協会運営のバックオフィス業務にて活用している営業支援・顧客管理ツール「Salesforce」と、連携して使用しているクラウド請求管理ソフト「MakeLeaps(MakeLeaps for Salesforce  略称:ML4SF) 」についてお話を伺いました。
システム導入の背景や、今までアナログで管理していた書類や捺印作業などの請求業務の改善を進める想いや、導入後の効果などをご紹介します。

「MakeLeapsを導入した」その理由

導入事例:一般社団法人ドローン操縦士協会

ーーまずはドローン操縦士協会が「MakeLeaps」を導入した背景をお聞きしてもよろしいでしょうか。

当社は2016年に設立し、現在はドローン操縦士の資格認定ライセンスの発行や、ドローンの教育・講座に関わるスクール(DPA正会員:DPA認定校)との連携など、ドローン産業の安全と成長を支える取り組み全般を担っています。
その中で、全国各地のスクールでライセンスを取得した会員の入会費や年会費をいただく際に、「MakeLeaps」を活用し、協会からスクールへ請求書を作成、郵送、そして入金消し込みなどを行っています。

例えば、今まで各スクールに書類を郵送する際は、1枚1枚Excel®︎で作成し、それをプリントアウトして封筒に入れるなど、すべて手作業で投函していました。こういったアナログ作業を改善していく過程で「MakeLeaps」の導入を決めました。

ーー「MakeLeaps」はどのようにして知ったのでしょうか?

個人的な話になりますが、実は私は会社も経営しており、そこで「MakeLeaps」を利用していました。導入のきっかけは4年ほど前にIT関連のイベントでメイクリープス社の代表取締役CEO ジェイ・ウィンダーさんと知りあい、その際に話を聞いてこれは良いサービスだと感じました。

私はDPAの設立当初から活動に携わっており、2018年に代表理事に就任しました。今までは様々なデータが乱立していてせっかく保有している情報をうまく活用できていませんでした。ずっと課題に思っていましたから、就任のタイミングで、今までの協会運営の業務フローを見直そうと決意しました。その一環として、使い慣れていた「MakeLeaps」の導入を進めたという背景があります。

ーー「MakeLeaps」をすでに活用したことがあったのですね。

はい。私自身、会社員時代はバックオフィス担当者に請求書作成業務は任せっきりでした。ですから、独立したときに請求業務がこんなにも大変なものだと初めて知ったんですよね。

DPAでも請求書管理や発行業務などは、アナログ作業で対応していても、それが当たり前だと思って改善しようと思わないことも多いので、まずは効果がわかっている「MakeLeaps」を活用しようと思いました。

ーーありがとうございます。では、実際に使ってみての感想などを伺いたいと思います。

「MakeLeaps」を実際に使ってわかった評価ポイント

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ーー2020年現在DPAが連携している認定校の数を聞いてもよろしいでしょうか?

DPAが定めるドローン操縦士の技術認定基準をクリアした全国各地の認定校は、現在30校ほどあります。また、その各スクールが技能会員(個人)を抱え入会費や年会費をいただいているので、DPAから各スクールへ請求する金額は、各スクールの会員への資格発行量によって、毎月変動します。

ーー認定校数がそれだけあって、さらには新規技能会員数も月によって異なるのであれば、管理していくのが大変ですね。

はい。さらには協会運営も少数の事務局員で行っているので、2018年に顧客管理システム「Salesforce」の導入を決めました。今まで、いろいろなデータが混在していたのを整理しながら、一部システム開発を入れてバックオフィスの管理体制を一新していったのです。また、それに伴い2019年5月から「MakeLeaps(MakeLeaps for Salesforce ) 」の導入を進めました。

ーー実際にバックオフィスのシステム化を進めて効果はいかがでしたか?

まず大前提として、協会の扱うデータ数が多いので全てをシステム移行できたわけではないのですが、請求書管理業務に関しては確実に工数やミスの削減ができました。

以前は、月末の数字や書類の処理だけでまる1日費やすこともあり、さらには誤送付や郵送漏れなども起こっていました。人間がやる作業は、集中していてもどこかでミスが起こることはありますよね。

ーー「MakeLeaps」を導入して、経理担当者の方は何かおっしゃっていましたか?

こういう作業は時間や手間がかかっても、なかなか変えづらいものです。担当もプリントアウトして郵送するのは手間だと感じていましたが、同時に仕事をやった達成感は味わえる。ただ、私たちは、そういった考えも改善していきたかったので、導入を決めました。しかしやはりシステムを変えた最初の1〜2ヶ月はとてもインパクトがあったと言っていましたね。逆に今では「MakeLeaps」で対応するのが当たり前になり、とくに意識することなく運用できるようになったため、それこそ元のアナログな運用体制には戻れないでしょう。

ーー私たち「MakeLeaps」としても毎月気合を入れて使っていただくより、あって当たり前で普段は気づかないけど、業務に欠かせないサービスになればと思っています。

コロナ禍で進化した、場所にとらわれない働き方

導入事例:一般社団法人ドローン操縦士協会

ーーコロナ禍の影響もあったと思いますが(取材時は2020年7月)、その前にバックオフィス業務を改善していたのは良かった点でしょうか?

そうですね。今まで、やりとりする見積書、発注書、請求書のすべてに捺印し、手作業で送付するのが当たり前の商慣習として疑っていなかったですからね。私たちはいち早く「MakeLeaps」で請求書周りをオンライン化し、場所にとらわれずに作業ができる環境になっていた点は良かったです。

また、「Salesforce」も「MakeLeaps」もいろいろな機能がありますが、運用ルールがありすぎるとそれを覚えたり、守るために時間がかかってしまい、結果対応フローが複雑になってしまいます。今後は見積書や発注書などの機能も使っていきたいと思っていますが、今はなるべくシンプルに運用しています。

ーーシンプルに運用するよう意識しているんですね。自社で業務が改善できてもお客様や事業パートナーが対応できないと上手く回らないこともあると思います。その点はいかがでしたか?

そうですね。私たちの場合で言うと、今まで各スクールに書類を郵送していたのに、急に「MakeLeapsを使ってデータで送ります」となると現場が混乱する可能性もありました。そこで、「MakeLeaps」の機能であるセキュア送信と、郵送代行の両方を使って、紙とデータで2通送るようにしています。セキュア送信は相手が受信箱を開いたか視覚的に確認できますし、郵送代行も別途料金はかかりますが(1メールポイント ¥148(税抜))今まで手作業で対応していたところなので、費用対効果はあると感じています。それに2通送ると、相手がメールを見逃しても、紙で送りましたよねと証拠を残せるので、抜け漏れ防止にもつながります。

ーー「MakeLeaps」を効果的に使っていただけているようで良かったです。最後に、協会のビジョンや、それに伴う今後の働き方改革などについて教えてください。

国土交通省から2022年始めまでにドローンの登録制度を導入すると発表がありました。それに伴い、協会としてもより安全にドローンを運用できる体制づくりを整えて行く必要を感じます。

その上で、普段の業務もアナログ作業に戻らないよう、中長期的に見て効率化できるところは改善していきたいですし、気づいた改善点を言えるような組織の雰囲気づくり、環境づくりをしていきたいと思っています。

ーー常に課題を持ち、組織改善のための壁を作らない姿勢が素敵ですね! 今回はインタビューへのご協力ありがとうございました。

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