アカウントの共有は危険!3つのリスクを回避するために

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いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。
本日はクラウドサービスを利用する上でポイントとなるアカウントの利用方法についてのお話です。

クラウドサービスでは一つのアカウントを複数人で共有し使うことができるものがあります。
(サービスによっては利用規約内で、アカウントの共有を禁じている場合もあります。)

しかし、業務で適切に、安全に使うためには、個人でアカウントをきちんと分け、1人1アカウント持つことを強く推奨します。理由としては、下記の3点が挙げられます。

1. 履歴を正確に残す

「誰が」「いつ」「何の操作をしたのか」という履歴をきちんと残すことができるのは、クラウドサービスを利用する上でのメリットの一つです。
しかし、アカウントを共有してしまっていると、この「誰が」の部分は正確に残すことができなくなってしまいます。そのため、何かトラブルが起きたときに背景を追うことができなくなります。

また、政府より公開された「押印についてのQ&A」には下記のような記述があります。

問:文書の成立の真正を証明する手段を確保するために、どのようなものが考えられるか。

① 継続的な取引関係がある場合
取引先とのメールのメールアドレス・本文及び日時等、送受信記録の保存(請求書、納品書、検収書、領収書、確認書等は、このような方法の保存のみでも、文書の成立の真正が認められる重要な一事情になり得ると考えられる。)

上記のように、取引の際の送受信の記録が証明する手段の一つとなる場合がありますので、きちんと操作履歴を残すことは、今後ビジネスを行う上でも重要なポイントの一つとなります。

2. 情報漏洩などのリスクを回避する

IDとパスワードのセットを複数人で共有していると、その管理が曖昧になってしまうことがあります。
すると起こり得るケースとして、退職者がいてもパスワードの変更を行わず、退職後もそれらの情報にアクセスできてしまいます。

また、アカウントを共有している場合、上記で記載した通り操作履歴を追うことが困難になるため、退職者がデータをダウンロードしたとしても、誰が行なった操作であるのかはわかりません。

3. 適切なサポートを受けられる

メイクリープスには毎日多くのユーザー様よりチャットサポートのご連絡をいただきます。
その中で、より適切なサポートを提供できるよう過去の問い合わせ履歴などを参照する場合がありますが、アカウントを共有されていると「先日問い合わせた件ですが・・」と言われても、前回の問い合わせが同じアカウントでも異なる方からのご相談だった場合、混乱が生じてしまい、回答にお時間がかかってしまう場合があります。

上記のように様々な理由から、アカウントの共有というのは非常にリスクが高いです。

特にMakeLeapsの場合は、取引先情報や金額など機密情報にあたる情報も多いため、アカウントの共有は避けていただき、1人1アカウントを持って、ご自身の情報をご自身でしっかりと守っていただきたいと思います。

今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

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