【ML4SF 導入事例】部署を超えて現場担当が本気の業務改善。導入成功のポイント3つ (スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社)

User_interview_blog_header_ML4SF_03

ここ数年の動画広告業界は、スマホの台頭や通信速度の改善を受け、特に盛り上がりを見せている。

海外の競合がひしめく中、純国産のプロダクト開発とサポート、深い業界知識を武器に国内No.1シェアを築いているのが、スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社 だ。大手テレビメディアや主要コンテンツホルダーが利用する、動画プラットフォームを自社で開発提供している。

技術開発部グループリーダー 杉山さん

2009年にスキルアップジャパン株式会社の一事業として運営を開始し、2013年に分社化。歴史がある会社とはいえ、やりたいことも手を挙げればやらせてくれる社風があり、Slack (社内チャットツール) や Google Apps for Work (現G Suite)など、最新ツールによる業務効率化にも積極的に取り組んでいる。フットワーク軽く、社員が個々で「割とやっちゃえる」プレイヤー感が伝わってくる。

今回は「MakeLeaps for Salesforce (以下、ML4SF) 」の導入を一から手がけた、技術開発部のグループリーダー 杉山慶恭さんに、導入の課題と効果、更にSalesforce 連携アプリを導入する上で気をつけたポイントなどを語っていただいた。


「ML4SFを導入した」その理由

“書類の発行まで含めて、全て Salesforce を中心に回るようにしたい。”

弊社担当ML4SF の導入前ですが、どんなことが課題でしたか?

杉山さん:「ベンチャーにありがちかも知れないですが、もともと見積発行周りにルールがなく、属人的で、情報がバラバラなため何もまとめられない状況でした。」

帳票は全てエクセル。取引先とのやりとりは個人の記憶やメモに散らばっており、やめた営業が何に商談管理してたのかも全くわからない状態。

一番問題だった営業部にはシステム自体がなかったため、前職でも利用していた Salesforce を導入。商品が多いためまずは商品マスタを整理したが、マスタに連動していない見積作成ツールを使っていたため、社員は好きなように作成発行できてしまう。

杉山さん:「書類の発行まで含めて、全てSalesforce を中心に回るようにしたい、と思うようになりました。せっかく商談データも揃ってきたので、見積もそこから出せたら便利。そこで展示会で気になっていたMakeLeapsを思い出したんです。

当時、営業フローやSalesforce の使い方を見直そうと、ヒント探しをしていた時に、Salesforce のイベントでML4SFと出会った。

杉山さん:「最初は単純に、こんなのあるんだ、簡単にできそう、郵送までできるんだ?という気持ちでした。請求書を郵送まで出来るのは刺さった。MakeLeapsの強みですよね。

 

ソリューションを選ぶ上で、特に気をつけるべき点

“システムは、簡単なのが一番です。”

弊社担当:そこで導入したML4SFですが、特に導入・運用担当の視点から、アプリ選定で特に気をつけたことは何でしょうか

  1.  UI (操作画面) のデザイン

    まず注目したのは、操作画面のデザイン(UI=ユーザーインターフェース)。社員150名、多数のユーザーが利用する以上「誰でも簡単に使える」ことは重要だ。

    杉山さん:「システムは簡単なのが一番です。特に入力フォームやアウトプットのUIが直感的でわかりやすいことがシステムを選ぶ上で非常に大事です。」

  2. どれだけ簡単に連携できて、使いやすいか

    テンプレート統一はしたいが、その雛形作成・初期設定に時間がかからないか。また取引先や商談との同期にタイムラグがないか、なども使い易さを図る重要なポイントだ。

    杉山さん:「テンプレート考えたりするのは正直自由すぎて面倒。導入に時間をかけず、Salesforce のデータが使いやすく連携されているかを重視しました。」

  3. 誰でも、きちんとした帳票を作れるか

    杉山さん:「そして導入前の課題だった、自由入力で業務が属人化することがないようにしたかった。全社員150名、ITリテラシにも幅がある中、誰が使ってもきちんとした帳票が作れるか、は重要でした。」

    杉山さん:「帳票は間違いがないことが一番重要そのためには多少不便を感じても、自由入力させないことで、会社としては情報をきちんと管理できるようになります。」

 

実際の運用方法

“300枚を手で出してる担当は、辛いだろうなと思います。”

【新旧作業フローの比較】テレアポのリスト挿入から請求書投函まで一気通貫できる

杉山さん:「今のところ既存の商談や契約をすべて登録し終わり、請求書が変わる旨をお客さまに連絡、という段階です。スケジュール通り進んでいますが、早く郵送まで自動化したいですね。300枚を手で出してる担当は、辛いだろうなと思います。

 

導入スケジュールとテスティング

 

【導入の流れ】アプリ選定後は約2ヶ月で稼働開始

弊社担当:テストから本番稼動まで2ヶ月で完了できたんですね

杉山さん:「オンラインマニュアルがあるのは良かったです。管理者クラスのITリテラシなら十分で、スムーズに完了できました。」

弊社担当:最初からオプションの「メールドメイン設定*」を導入いただきましたが、それはどうしてですか

杉山さん:「見積書などを送るときのお客様の開封率を上げるためです。システム生成のメールでも、私のアドレスから届くことで、”杉山から届いたメール” として認識してもらえるので、コミュニケーションがスムーズになります。最初から入れておいてよかったと思う追加機能です。」

*「メールドメイン設定」は帳票のダウンロードリンク付きメールを送付(セキュア送信)する際に、送付元メールアドレスを自社ドメインに変更できるオプション機能。

 

社内運用のポイント

弊社担当:ソリューション決定後、スムーズな社内運用に苦労される会社様は多いですが、ずばり御社の成功の秘訣は何でしょうか

    タイミングを図る、事前承認は取っておく

杉山さん:「まずSalesforce の導入時に、営業部が使いやすいように社内運用方法を一新しました。そのタイミングで帳票作成の効率化も提案、運用テストまでスケジュールに組み込みました。いきなり色んな人を巻き込んでしまうと、色んな意見が飛び交って進むものも進まなくなる。なので事前に社長や上長の事前承諾は得ておきスコープを絞り徐々に広げていく。そうすれば先のフェーズの人も後に引けなくなります。」

 反対意見への対応

反対意見は大概「今までと同じように仕事が回らない」または「もっとこう(別の方法で)したい」というもの。

杉山さん:「大事なのは、そのせいで今の問題が生まれていることを説明し、理解してもらうこと。そして、こういうフローにすれば会社全体が回ります、経理や営業とデータ共有できるとこんなことができます、といった直接的な利便性を伝えました。」

その人の意識を個人または部署単位から社内全体のビジョンに変え説得していく。

 協力を仰ぐ、意識の高い人を巻き込む

また各部門の「意識の高い人」や上長を巻き込むことは非常に有効。杉山さんの場合、まずは Salesforce 経験のある転職組や、上長を立ち話ベースで説得していき、最終的に杉山さんを含む3名でプロジェクトを立ち上げ、通常業務をこなしながら取り組むことに。押し付けの導入にならないよう、各部署の意見や用法の細かいヒアリングを実施した。

杉山さん:「会議を設けて話す時間をつくったり、ざっくばらんにSF周りの業務の悩み相談をしました。スケジュールをすごく意識したやり方は(通常業務もあって)自分たちに合っていなかったので、じっくりヒアリングした後に、必要なデータの流れを整理し、部署ごとに盛り込む業務を固め、最終的に社内全体が回るフローを3人で決めて、各部署に提案、少しずつ社内を説得していきました。」

ML4SFを選んだ理由

  ”商品がそのまま帳票に乗っかる、取引先の同期もスムーズ。”

弊社担当:ML4SFのメリットとは

① MakeLeapsの「UI」

杉山さん:「ML4SFの利点は、まず商談の情報(商談商品)がそのまま帳票にのっかるところ。そして、Salesforce 内の取引先名、住所、担当者名が自動で帳票に全て入ること。スムーズで簡単、とても便利だと思います。」

② テンプレートは選択するだけ

杉山さん:「テンプレートから作成出来るアプリもいくつか見ましたが、自由すぎて作成が面倒でした。MakeLeapsはある中から選ぶだけ。分かりやすく選択しやすく、スピーディに決められました。」

③ 迅速なチャットサポート

杉山さん:「それからチャットで答えてくれるのはすごく嬉しいですよね。早いですしね、自分が聞きたいことに対して的確な答えをもらえる。本当に助かってます。」

改善プロジェクトメンバーだけでなく、今後は利用する全てのメンバーが各自チャットのサポートを受けられる。運用上サポートは手厚いに越したことはない。

杉山さん:「うちもサービスやってますが、チャットでこれだけ捌けるのはすごいです。」

 

アプリ導入検討中の方へ

導入も簡単、使い方も簡単。多少のカスタマイズは出来るので、かゆいところに手がとどく。

弊社担当導入後の効果としては

杉山さん:「まず見積書作成時間の短縮。感覚的にも確実に短くなっています。それこそお客様との商談中に、その場ですぐに見積書をお送りします、と言える速さ。ものすごいスピーディでいいなと思います。バラバラだった見積書や発注書のフォーマットも全社統一され、スマートになりました。」

弊社担当 MakeLeapsをどんな企業にお勧めされますか

杉山さん:「まず弊社のように請求書の量が多い会社は導入メリットがあると思いますね。また帳票にいろんなフォーマットができてしまった場合の統一化も簡単にできるようになります。タイミングとしては、会社のルールを決める上で、見積や請求のフローを決めようとしている段階の人には特におすすめしやすいと思います。会社、新規事業、新組織の立ち上げ時などはベストですね。」

杉山さん:「会社のルール作りの段階では、見積から顧客とのお金のやりとりをどこかで一元管理する必要があります。そこで、いかに簡単に一元管理できて、プラットフォームを提供してくれるアプリかという部分が大事です。ML4SFは導入も簡単、使い方も簡単。多少のカスタマイズは出来るので、かゆいところに手がとどく。特に中小企業には導入のハードルが低いので入れ易いと思います。」

 

弊社担当 業務改善を検討されている担当者の方々へアドバイスをお願いします

杉山さん:「通常業務のピークがぶつかると大変なこともありましたが、特に開発者の方には、「その気になれば出来ますよ!」と言いたいですね(笑)。逆に、開発者じゃない方の場合、委託を検討してもいいと思います。Salesforceは追加開発してくれる会社も豊富なので、無理せず外注を検討するのは良いことだと思いますね。」

“社内運用の変更は、大革命”

 

弊社担当 Salesforce 導入後、入れて終わりでなく現在も改善の真っ最中ですね。

杉山さん:「改善は常にやっていかないと。会社の業務がだんだん進化していくので、その進化に合わせていろいろなところを調整していくのが大変ですが、重要ですし、やりがいを感じますね。」

 

ーーーー

(インタビューを終えて)
通常業務をこなしながら、改善プロジェクトも牽引する杉山さん。穏やかな物腰と鋭い眼差しから、段階を踏みながら一歩一歩周囲の理解を得ようと努力された姿が思い浮かびます。これからもスキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社様を MakeLeaps は応援し続けます。

杉山さん、ありがとうございました!

 

◼︎インタビュー組織概要
===============
会社名    スキルアップ・ビデオテクノロジーズ株式会社
URL      http://suvt.co.jp/index.html
所在地    〒150-0031 東京都渋谷区桜丘町9番8号KN渋谷3ビル
事業内容   映像配信ソリューション事業・動画広告事業
===============

orange_button_pdf_download_01

MakeLeaps

MakeLeapsは見積書・納品書・請求書の発行管理クラウドソリューション。このブログでは、国内のフリーランスや中小企業の読者の悩み解決・成長に役立つ情報やMakeLeapsのニュースなどをお届けします!

MakeLeapsの他の記事