【導入事例】再設計されたSalesforceで案件も帳票も一元管理、脱Excelでスマートな組織へ

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Webのクリエイティブをシステムとデザインの融合と捉え、幅広い分野のクライアントのプロジェクトを担ってるクアッド株式会社。組織としてもデザイナーとエンジニアがチームを組む制作体制を強みにしているのが特徴だ。

そのため、社内の業務の連携では最新のWebサービスを多く活用し、案件管理にはSalesforceの「Lightning Experience」を活用し、本業を支えるバックオフィスの経理業務にはMakeLeapsとの連携機能「MakeLeaps for Salesforce (以下、ML4SF) 」を導入している。

そこで今回は、 代表取締役 伏見浩司さんにML4SFの導入前の課題、導入後の効果についてお話しを伺った。

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クアッド株式会社 代表取締役 伏見浩司さん

 

ITを活用し、社員一人ひとりが自身の業務に注力できる環境を整備

クアッドはプロジェクトの上流フェーズであるコンサルティングから入り、開発プロジェクトにもエンジニアとデザイナーを最初からチームとして組むことで、最先端の技術とデザインが融合したWebサービスを手掛けている。

弊社担当:エンジニアとデザイナーが協力しながら仕事をされているのですね。

伏見さん いいものを作りたい。ただそれだけなんですが、エンジニアとデザイナーが組むことでクライアントに提供できる価値は高まります。また、代表の私自身も、ITコンサルティング会社出身で、現在もコンサルから入りエンジニアとして手を動かしながらプロジェクトを担っています。

弊社担当: 異なる業種のメンバーが同じ空間でモノ作りをしているのですね。オフィスも緑が多くてオシャレで働きやすい環境の雰囲気が伝わってきます。

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NYをイメージしたおしゃれなオフィス

伏見さん: ニューヨークの古いビルをリノベーションしたSOHOのオフィスをイメージしています。緑が多いのは、植物を健康に管理するスマホアプリを開発しようと思っていて(笑)こういった自社サービスが作れるのも、開発からデザインまで自社で担える体制があるからです。

弊社担当少数精鋭の組織だからこそ、一人ひとりが幅広い役割を担う必要もあると思いますが、その点はいかがでしょうか?

伏見さん: もともと営業やバックオフィス専業のメンバーを置いていないのが当社の特徴です。そのため、経理や案件管理も私一人で行っていましたが、おかげさまでプロジェクトが増えてきたので、ITを活用したシステム基盤を整える必要がありました。そのため、組織体制の改善を進めていく過程でSalesforceの 「Lightning Experience」そして、MakeLeapsを導入して業務の効率化を図りました。

「SalesforceとMakeLeapsを導入した」その理由

弊社担当:まずSalesforceからお聞きしたいのですが、数あるCRMの中で「Lightning Experience」を導入した理由は?

伏見さん: 私が以前所属していた大手コンサルティング会社でもSalesforceを使用したことがあったこと。そして、他のCRMも色々試した上で、中小企業でも使いやすくサポートがしっかりしていたこと。さらには「Lightning Experience」 がリリースされたことで、25以上の新機能が導入された他、モダンで美しいユーザーインターフェイスやカスタマイズの高い自由度など、UI/UXが素晴らしかったのが導入した理由です。

弊社担当:制作会社だからこそ、Webサービスのデザインや使いやすさにもこだわりが感じられますね。それでは、MakeLeapsを導入した背景は?

伏見さん: 私が1人で行っていたExcelによる帳票管理を、組織の拡大に合わせて複数人で同じプラットフォームで管理できればと思っていました。そのタイミングで、SalesforceとMakeLeapsとの連携が発表され、当社では2015年11月より「ML4SF」の運用を開始しました。

実はMakeLeaps導入以前の請求書発行数は数十枚単位とそこまで多くはありませんでしたが、1枚1枚手書きで宛先を記入し切手を貼り、郵送していましたし、ML4SF導入前はPDFやExcelのデータをSalesforce側にアップロードする作業もあり、工数がかかっていたので、この連携機能は嬉しかったですね。

組織の拡大を視野にバックオフィス業務をシステム化

弊社担当:「ML4SF」を導入してどういったメリットを感じましたか?

伏見さん
■ 複数人で管理でミスが減少
今まで代表が1人で行っていた案件管理や見積書・請求書発行などをディレクターと共同で管理できるようになり、情報共有の抜け漏れも無くなったこと。

■ 請求書を管理する作業の手間が減少
請求書を月別のフォルダに分けるといった煩雑さから解放された。

■ セキュア送信や郵送代行で作業工数が減少
あらかじめSalesforceに登録していた取引先から「送付」のクリック1つで郵送まで完結するようになった。

 社内業務を積極的にシステム化していくことで、組織の規模が大きくなっても、自分たちの強みである開発とデザインに集中できる環境を整えていくことができたのが一番のメリットかもしれませんね。

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左からクアッド株式会社の寺島史人さん、伏見浩司さん

自分たちの強みにフォーカスできる組織にしていきたいと話す伏見さん。いずれは、どこにいても仕事ができるようにしていくなどワークスタイルの改善を積極的に行っていくそうです。MakeLeapsもそんなクアッド株式会社を応援します。伏見さん、ありがとうございました!

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