【MakeLeaps導入事例】『社員に面倒な作業を任せない』7~8割の工数削減に成功 (ハイパス株式会社)

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ハイパス株式会社」は、リスティング広告の運用代行で数多くの企業を支援している。

広告運用のみならず、解析ツールやタグマネジャーの導入支援などを合わせて行い、成果にこだわるのはもちろん、意図のある数値の出る運用を心がけ、様々な悩みを持った広告主を支えている。代表取締役小西一星さんは、現在国内に5名いるGoogle AdWordsトップレベルユーザーとして正式に任命されており、本業と平行して「SEMカフェ」というSEM従業者のための勉強会を月1回以上、約4年間主催するなど、その活動は多岐に渡っている。

会社としては以前からクラウドサービスは多いに活用してきたが、クラウド請求ソフトに関しては数あるサービスの違いがわからなかった上に、重要な請求業務をサービスに任せる事に抵抗感があったようだ。今回は代表取締役の小西一星さんに、MakeLeaps導入の決め手、導入後の効果についてお話しを伺った。

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ハイパス株式会社 代表取締役 小西一星さん

送付作業に追われる時間は、会社の損害になっていた


ハイパス株式会社では、小西さんが請求データをエクセルで作成し、社員が送付作業を担当するという流れで請求業務を行っていた。しかし、手作業で行う送付作業は負担が大きく、数多くの問題が浮上していた。

小西さん「印刷をしないといけないので、必ず事務所で作らないといけないという場所的な制約がありました。印刷・封入・投函を担当している社員がいましたが、請求業務は本業でないのでその社員のスケジュールに影響されることが多かったです。もしその社員が退職したり、担当業務の状況が大きく変わったら、次は誰が担当するかという問題も生じていました。

『社員に面倒な事を頼まない』という社内のポリシーにそぐわず、社員のモチベーション低下や他業務の生産性やクオリティ低下に繋がっていた。何よりも、こういった請求業務にかかる時間が会社の損害になってきていた、という。

インポート機能とリアルタイムの売上管理が決め手

多数あるクラウド請求ソフトの中で、試しにMakeLeapsを使ってみたところこれまでの仕組みを大きく変えることなく、活用できると感じ導入に至った。

小西さん:「最初は、請求データの作成はすでに効率良く出来ていると思っていたので、データ作成の流れが変わればむしろ手間が増えるかもしれない、と心配していましたが、エクセルファイルのインポートで解決できました。関数の変更やエクセル自体の修正、メンテナンスがほぼ要らなくなったので、むしろ以前よりも楽になりましたね。」

データをインポートするだけでPDFが出来上がるので、発行数が増えても負担にはならなかった。リスティング広告の場合、広告費によって請求額が毎月変わる案件も多いが、インポート機能を使えばブラウザ上で一つ一つ入力する必要も無かった。

小西さん:「今後会社の規模が拡大した際にも、各部署の上長がこの機能を利用できれば、一ヶ所に請求データを集約することができます。」

またこれまで管理が難しかった顧客ごとの売り上げ推移を把握でき、税理士の方をチームメンバーに招待することで請求/売上データをリアルタイムで共有できるようになった。

小西さん:「入金状況もシステム上で確認できるので、7~8割の工数削減に繋がりました。」

セキュリティの不安も解消。真摯で質の高いサポートで更に安心。

インタビュー写真業務系サービスの導入に抵抗がない小西さんでも、大切な請求データを預けることには抵抗があったという。

小西さん
:「もともと外出中でもフレキシブルに対応できる社内体制作りを心がけているため、クラウドサービスを多いに活用していましたが、請求データを預けることに関しては正直懸念点を拭えずにいました。しかしMakeLeapsの郵送システムはデータから紙への出力、封入、投函まで人の手や目を介在せず機械で行われているので、一番の難関であったセキュリティ面での不安要素を解消することができました。」

またカスタマーサポートで特にコミュニケーション面での真摯さに触れ、MakeLeapsなら任せても大丈夫だと思うようになった。サービスの画面上にあるチャット画面があり、そこで質問するとすぐに対応してもらえるのでよく活用しているという。

小西さん
:「普段は人とのやり取りを介さないクラウドサービスですが、もし何かあったとしてもMakeLeapsの人たちなら、まず悪い事はしないと確信しました。数あるIT企業の中で、コミュニケーション面まで満足できる会社はそう多くありませんが、MakeLeapsのレベルは相当に高いものだと感じています。」

最終的に毎月小西さん一人で作業を10~20分で完結させる事ができ、『社員に面倒な作業を任せない』というポリシーを守りつつ、効率化を図ることができている。

今後の展望

ハイパス株式会社はリスティング広告の運用代行が主な業務内容だが、小西さんはその仕事をもっと広い働き口にしていきたい、という。家庭を中心とした方、主に主婦の方のための研修体制とプラットフォームを整え、予算をかけられない小さな広告主を支える会社として、仕事と家庭の両立を助けながら人材育成に力を入れていく。

小西さん
:「代理店として正社員を雇うことはできるけれど、もっと違う形で社会的に存在する意味のあるやり方を目指したいと思っています。」

ハイパス株式会社をMakeLeapsは心から応援しています。小西さん、ありがとうございました!


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