【MakeLeaps導入事例】請求担当を設けずに請求業務をこなすコツ(ミキシア・イノベックス株式会社)

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ミキシアイノベックス」は、オランダ直輸入の美容器具コラーゲンマシン「seecret」を中心に美容器具、製品の開発、販売など、幅広い事業を手がけている。「社員の誰もが簡単に使えるところが気に入っています」、そう語るのは代表取締役社長の石沢美紀子さん。今回は、美容サロンの経営コンサルタントとしても活動している石沢さんに、MakeLeapsを選んだ理由、強みを語っていただいた。

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一人で会計業務を担当、社員が抱える業務が多すぎる

ミキシアイノベックスは、正社員5名にパート2名を加えた計7名でサロン運営を含めた会社全体の業務をまわしている。オランダHapro社から輸入したコラーゲンマシンを国内で販売するほか、美容ジェル等、関連商品の開発や販売促進、美容サロンの経営支援を手がけている。そのほか、お客様対応、会計業務、美容サロンの運営なども7名で対応。少数精鋭のため、一人が担当する業務の幅が広い。

「コラーゲンマシンの取り扱いを始めた頃、会計業務は担当者が一人で対応していました。見積書から納品書、請求書まで一人でこなしていたため、件数が少しでも増えると大変でした。今後、発注件数がさらに増えていけば対応が難しくなります。また、一人に任せていると、休暇をとっている、外出している場合に対応できないのは困ると考えていました」

表計算ソフトで見積書、納品書、請求書のフォーマットを用意。担当者が作成し、郵送する際も印刷して、三つ折して封筒に入れ、宛名を手書きしていた。人の手が必要になるため、一通郵送するだけでも相当な時間がかかり、またミスも起きやすくなるため、悩んでいた。現状はなんとか対応できる会計業務も、他の業務や顧客が増えれば、必ず対応ができなくなると石沢さんは考えていた。

そこで、目指したのは「社員誰もが会計業務を担当できる環境作り」だった。

複雑な請求業務だからこそ、使いやすさを重視

フォーマットは用意できていたため、見積書や請求書を作成することはできた。しかし、問題はそこではなく、時間がかかる上に、担当者しか作成できないという点だった。これを解決したのがMakeLeapsだった。

「誰でも簡単に作成できるようにするには、できる限り自動化することが必要でした。MakeLeapsを選んだ理由の一つは、見積書に一度データを入力すれば、納品書、請求書にワンクリックで”変換”できたことです。再入力の手間がありません。またパソコンに慣れていない人でもわかりやすいようにデザインされているので、操作も簡単でした。美容業界はパソコンを使う仕事があまり多くありません。簡単に使えなければ、以前と同じように担当者を作らないといけません」

利用者の要望に合わせて、見積書や納品書を商品ごとで分けることもある。しかし、請求書は一括にしてほしいと要望された際にも、MakeLeapsはまとめて請求書を作成する機能があるため、助かっていると石沢さんは続けた。

「コラーゲンマシンは大型の機械ですので、送料が細かく設定されています。運ぶ先の距離、そして設置場所の階数、エレベータの有無、階段の形状でも送料が変わります。これを素早く間違いなく計算して、すぐに見積書として出す。私たちは見積書の出しかたではなく、見積書の内容に注意を払って作成しないといけないんです。MakeLeapsなら、私たちがもっとも気を遣うべき”内容だけ”に集中することができます。見積書に問題がなければ、納品書、請求書までスムーズに発行できる。自動化できたことで、結果的に、人件費と時間、そしてミスを減らすことができました」

少数精鋭だからこそ、誰でも請求業務ができることが大事

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「例えば、従業員数が5名、ベッド数が3床だったサロンがあります。従業員が3名に減ったとき、ベッドにコラーゲンマシンを設置すれば、エステティシャン2人でも3床のベッドを活用できます。MakeLeapsにも似たような魅力を感じます。どれだけお客様が増えても、時間を無駄にせず少ない人手をフル活用できます」

社員数7名、少数精鋭だからこそ、一人の業務範囲が広い。自分の担当する仕事を他の誰かにも引き継ぐことができなければ、業務が滞ってしまいお客様に迷惑をかけてしまう。しかし、業務を「誰でもできる」状態にしておけば、必要に応じてバトンを受け渡すことができるのだ。

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「私は美容業界を28年以上渡り歩いてきました。その経験を生かして、美容サロン様の経営支援、販売促進も行っています。コラーゲンマシンも販売して終わりではなく、その後の効果やお客様の悩み、目標を聞いて、サロン経営をもっとサポートしたい。MakeLeapsは、会計業務の面倒から私たちを解放してくれたことで、お客様と向き合う時間を増やしてくれたと思っています」

国内各地の美容サロンを経営支援し、女性たちを綺麗にするミキシアイノベックスさまをMakeLeapsは心から応援しています。石沢さん、ありがとうございました!

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