【MakeLeaps導入事例】
請求管理・郵送業務を1/3まで削減できました
(NPO法人 農家のこせがれネットワーク)

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NPO法人「農家のこせがれネットワーク」は、都内2箇所でマルシェの運営を行っています。少人数で運営しているため、事務局長を務める藤井貴之さんは早くから業務効率の向上を目的にさまざまなITツールを試してきたと言います。

今回は、藤井さんが請求管理クラウド「MakeLeaps」を導入するに至った経緯からどのように利用しているのかまでを伺いました。

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請求業務に大幅に時間と労力をとられてしまっていた

農家のこせがれネットワークは、農家で生まれ育った息子や娘など、いわゆる「こせがれ」に着目したNPO法人。こせがれたちは、近隣住民とも顔見知りで畑も農業機械も持っているなど、新たに農業へ参入する人たちと比べて、経営に必要なヒト・モノ・カネが既にあり、比較的容易に農業に取り組めます。しかし、様々な理由で、農業とは別の道を歩んでしまうケースが多く、藤井さんたちは「農家とこせがれを結ぶ農業の新しい形を提案したい」と考え、活動しています。

藤井さんたちが考える「農業の新しい形」とは、実家で育てた農作物を都内の「こせがれ」が販売する場を設け、都心と地方を結ぶとともに、こせがれたちが家業に興味を持ち、向き合う場を提供すること。具体的な活動として、赤坂アークヒルズや神田淡路町のワテラス広場で開催しているマルシェの事務局を担当しています。

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「こせがれネットワークが担当しているマルシェは出店料を固定額にしていません。その日の売り上げで変動するようにしているんです。固定額ならばマルシェ開催のときに出店料をいただいてその場で完結できますが、売り上げで変動する場合はマルシェ終了後に計算をしなければいけません。大変ですが、出店しやすい環境を作っていくことは、主催者の強い意向でも私たちの希望でもあるため、変更したくはないんです」

しかし、約100店舗に及ぶ出店者すべての売り上げから出店料を算出し、請求書を作成、郵送するのはとても大変な作業だったと、藤井さんは振り返ります。以前は、表計算ソフトで出店者の一覧や請求書作成用のリストを作成し、請求・入金の管理を行い、請求書はひとつひとつ作成、印刷、郵送していました。通常業務に、請求書の作業が加わる月末月初はオーバーワークになっていました。

そこで、少ない人数でも請求、入金の確認、管理を受け渡すことができ、請求書の作成や郵送も行ってくれるサービスを探し始めたそうです。

機能を切り出して使えたため、NPO法人の利用用途に合わせやすかった

「MakeLeapsはクラウド環境で利用できるサービスなので、場所を問わず一覧を確認、編集することができます。また、請求書の作成、郵送もweb上で素早く行えたんです」

オンラインストレージを試したこともありましたが、同時編集ができず、請求書の作成、郵送の工数が変わらず断念。また、他のサービスも試してみましたが、さまざまな機能が網羅されているものの、必要な機能だけを切り出して使えなかったため、導入にいたりませんでした。

「NPO法人の決算は、報告形式が通常とは異なるため、NPO法人向けの専用会計ソフトウェアを利用しています。MakeLeaps以外のクラウド会計サービスは会計機能をベースに請求書発行などのオプション機能が設けられており、一般企業であればワンストップで利用できて便利だと思いますが、会計が特殊な私たちにとって、請求機能だけを切り出して使えるMakeLeapsが最も使いやすかったんです」

機能が随時拡充されていく期待感が大きい

「MakeLeapsでは、出店者連絡先管理、請求書作成用、入金管理のリスト、3つを作成しています。リリース当初は、毎月の請求書データを複製できず、毎回入力する手間もありました。しかし、請求書をワンクリックで発行、郵送する手間と比べるとあまり手間になる作業ではありませんでした。現在では、複製もできるようになり、テンプレートを登録することもできます」

そのほか、マルシェでは、売上歩合の計算時に小数点以下を切り捨てて計算しています。そのため、「四捨五入ではなく自由に設定できるようにして欲しい」と要望を出したところ、すぐに消費税設定の機能が追加されていた点を「好印象だった」と藤井さんは語ってくれました。

また、外出が多い藤井さんにとって、クラウドサービスであるのも大きなアドバンテージでした。オフィスに腰を据えて作業をしている時間があまり設けられないため、移動中やマルシェ運営時など、隙間時間を見つけて出店者連絡先情報、入金管理表確認、編集ができるようになりました。

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「MakeLeapsを導入してから、請求管理、郵送業務が1/3まで削減できました」

100を超える出店者に加え、都内2カ所のマルシェ運営を2人でこなしている「農家のこせがれネットワーク」。1人が担当する作業が幅広いため、素早く業務を引き継げる環境作りは、業務効率を上げる鍵でした。

「今後も主催者、出店者、お客様の三者が気持ち良く利用できるよう、MakeLeapsをはじめ、さまざまなITツールを導入して業務効率を高めていきたいです」

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