【MakeLeaps導入事例】 PyCon JP の担当者に聞く!イベント運営に、クラウド請求書が欠かせなくなった理由

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今回は、話題のプログラミング言語「Python」のカンファレンス「PyCon JP」事務局の津田さん、吉田さんにインタビューしました。


PyCon JPとは?

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(c) PyCon JP

プログラミング言語「Python(※1)」に関する国際カンファレンス「 PyCon 」。
毎年2,000名以上が参加した「 PyCon US 」をはじめ、世界30箇所以上で開催され、日本では2011年から「 PyCon JP 」としてスタート。現在では、米国・ヨーロッパに次ぐ世界最大規模のカンファレンスへと成長しています。

そんな「 PyCon JP 」のスタッフは、MakeLeapsを2014年に導入開始。スポンサーへの請求業務などでサービスを活用しています。

Python公式サイト(英語):https://www.python.org/
PyCon JP公式サイト:http://www.pycon.jp/

(※1 Pythonとは)
オープンソースで開発されているプログラミング言語。Windows、Linux/Unix、Mac OS Xなどの主要なオペレーティングシステムはもちろん、Javaや.NETなどの仮想環境でも動作します。生産性や保守性が高いことから、開発現場では近年Pythonエンジニアが重宝されるようになり、エンジニア数も増加しています。


急激な盛り上がりを見せる「 PyCon 」とは、どんなイベントですか?

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(c) PyCon JP

プログラミング言語「Python」についての情報交換や参加者同士の交流を行うカンファレンスとして、日本では2011年にスタートしました。

他のIT系のイベントと比べると、参加者がお客様感覚ではなく、共に「Python」を盛り上げて行くという熱量をとても高く持って参加していることが特徴として挙げられます。例えば、巷にあふれるITイベントの中では講演する登壇者が毎年固定されていて新鮮さに欠ける場合もありますよね。その点、「 PyCon JP 」では毎年色々な人が登壇し、積極的に交流しているため参加者と登壇者の距離がとても近いと感じています。

また、各時間帯に必ず英語のセッションもあるため、外国人の方も多く参加していますし、当日会場に来れない人のためにYouTubeでその日のうちに情報配信する工夫をしイベントを盛り上げています。

結果、初回の参加者は136人だったのが、5回目の開催となった2014年には、来場者545人と大きな盛り上がりをみせています。参加者はエンジニアが80〜90%くらいと大半を占めながらも、学生や教師、管理職やコミュニティマネジャーの方など年々幅広い顔ぶれになっており、外国人の参加者も増えてきています。

もちろんイベントが盛り上がるのは、プログラミング言語「Python」がGoogleやFacebookでも採用されたり、その利便性の良さからファンが急増していることも要因の1つですね。


イベント参加者の意気込みが伝わりましたが、スタッフの方の熱量も高そうですね!

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PyCon JP事務局の津田さん(左)、吉田さん(右)

ほとんどのスタッフが本職は別にありながら、ボランティアで各役割を担いイベントを盛り上げているのが「 PyCon JP 」の大きな特徴です。

PyCon JP 2014では、事務局・メディア・会場・プログラムの4つのチームでイベント運営を行っており、経験や年齢に関わらず1人ひとりが大きな責任が与えられ、主体的にイベントに関われるカルチャーができあがっています。

そのため、座長含め全スタッフのヒエラルキーは平等で、「これやるけどいいですよね?」と言って提案したことはだいたい決まる“ゆるふわ”な雰囲気も持ち合わせています。例えば、最近入ったスタッフが、おやつにマカロンやカステラがあるといいですよねといった「おやつルール」を提案し、即採用されました(笑)

そんなカルチャーが成り立つのも、仕事でやらされているのではないからだと思います。主体的にイベント運営に参加できる居心地の良さや、「Python」の可能性に惹かれて参加したメンバーがほとんどで、実際に今まではイベント参加者だったのが、志願して運営サイドに加わるなど、「 PyCon JP 」に参加する価値をみんなが感じています。


イベント運営における、請求書の発行業務は今までどうしていましたか?

スポンサー向けの請求書発行がメインだったのですが、おかげさまでご支援いただける企業は年々増え、請求書の数が多くなっていました。

そんな中、実際の業務は、Excelでひな形を作って、PDFにて座長に提出し、問題があれば訂正し、最終的にハンコを押してもらって郵送という流れ。正直…工数がとても多く、請求書の発行漏れなどのミスもあったので色々と課題を感じていました。

担当スタッフも別に本業があるため、このフェーズに時間を取られ過ぎるわけにはいかず、役割分担をするにもExcelではうまく連携がしずらいのが現状でした。


MakeLeapsを導入以降の変化・効果を教えてください

クラウド請求書なので、誰でもどこからでも作業ができる

代わりの担当者に請求書発行業務をお願いしやすくなった点はとても嬉しいですね。以前は1人の担当者のPCで作業し、時にはデスクトップに請求書を保存したままで、その人が対応できないと作業が止まってしまうリスクもありましたが、クラウド上に請求書があることにより、誰でもどこでもログインし、請求書を作成・修正・管理ができるようになりました。

そのため、現在は確認するスタッフも合わせて6人くらいで対応しているのですが、例えば、担当者が出張先でも、ボタン1つで出先からクライアントに請求書を送信できるなどは本当に便利ですね。

ミスの削減と請求書を作る時間の短縮

誰でも簡単に扱えるのがMakeleapsの良さですよね。説明書などを見なくても操作がわかりますし、新機能やわかりにくいところはポップアップがでてきて解説してくれるので助かっています。

また、インターネットのみで請求書を送れる「セキュア送信」機能を使えば、相手が請求書を開封してくれたか確認できるなど、細かい気づかいがあるのもExcelで作る請求書と大きな違いだと感じています。

英語の請求書にも対応

「 PyCon JP 」には何社か外資系企業もスポンサーになっていただいています。そのため、たとえ外資系企業の日本法人でも、請求書自体は英語で依頼されることもあります。そのため、英語対応のフォーマットがデフォルトであるのはとても便利です。


もし他のイベント運営者にMakeLeapsをオススメするなら?

面倒くさいことはクラウドが解決(笑)1人で作業を抱え込まず、制作、確認、引継が簡単にできるのがクラウドサービスの良さだと思います。作業の進捗もシステムで明確になるため、例えば今まで面倒だった消し込み対応を、Excelで作ったチェックシートを1つひとつ塗りつぶさなくても、MakeLeapsの管理画面だけできるようになり、作業がすごい楽になりました。

実際に使わないと、その良さはわからないかもしれませんが、イベント運営に関わらず請求書や見積書を発行する組織には、クラウドサービスが作業効率のアップやミス対策を助けてくれる存在になるかもしれませんよ。既に私たちにとっては欠かせないサービスです。


今後MakeLeapsに期待することは?

正直、今でも満足しており、あれば便利だなという私たちの期待より先に機能がアップデートされている状況です(笑)そのため、強いて言えばになりますが、簿記2級くらいの内容に対応できると嬉しいですね。会計サービスとの連携などは期待しています。

(現在、会計機能との連携を強化中です。)


PyConが目指す未来とは

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(c) PyCon JP

参加者と運営側がフラットな関係で、このイベントというより、Python業界全体を盛り上げていきたいと思っています。

また、アメリカやヨーロッパをはじめ、台湾やシンガポールなどでも「PyCon」が盛り上がってきており、日本からもPyCon JPスタッフや開発者が2〜3名が参加しています。今後も国内外問わず「Python」にまつわる様々な分野の知識や情報を交換し、新たなコミュニティとのつながりやビジネスチャンスを増やせる場所に「 PyCon JP 」をしていくことが私たちの目標です。

最後に、2015年の「 PyCon JP 」もキックオフを迎えますが、まだまだスタッフを募集しています。興味のある方は、ぜひ一緒に盛り上げていきましょう!

松田然

ライター 兼 合同会社スゴモン代表、株式会社スゴログ非常勤取締役。 自転車旅をしながら仕事をするスタイルを取り入れ38都道府県を走行(2014年8月現在) ベンチャーから大企業まで1000社以上の取材・広告制作や、起業・フリー・上場企業・海外と様々な働き方を経験し、これからのライフスタイルのヒントを発信中。  http://moyulog.com/

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