カスタマーサポート必見!チームで共有できるメール管理ソフト「Help Scout」

Screen Shot 2014-06-17 at 4.35.55 PM効率アップで業績アップ!「今すぐ使えるWebサービス」を実際に使った感想と一緒に伝える、シリーズ第6回。クラウド型ビジネスチャットツールの「チャットワーク」に続く今回はヘルプデスクワークを簡易化するカスタマーサポートツールの「ヘルプスカウト」についてです。

お客様とのコミュニケーションツールとして一番多く使われているメールですが、いつも迅速かつ丁寧なサポートをするのは簡単なことではありません。「ヘルプスカウト」は、複数のメールアドレスに受信されたメッセージをすべて一カ所で管理することができ、誰がどのメッセージを担当しているかまで一目で確認することができます。

Help Scoutって何?

ヘルプスカウト」とは、すばらしいサポートをシンプルに、分かりやすく提供するためにカスタマーサポートの測定を可能にしてくれる、ヘルプデスクワークの頭痛を和らげる薬のようなものです。iPhoneアプリも登場し、現在導入件数6,000,000社を突破。

料金

料金体系はシンプルに2つあり、無料プランまたはユーザー当たり月額$15です。例えば、2名でご利用の場合は月額$30となります。

無料版では最大3名で1つのメールボックスがご利用可能です。お客様へ送信されるメールにはヘルプスカウトのロゴが表示されます。

有料版では無制限のメールボックスの所有、レポート、ワークフロー、APIアクセスなどの機能がご利用可能です。料金はユーザー数により異なります。

15日間の無料お試し期間があります。また、年間購読の場合は10%の割引もあります。

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Help Scoutでできる事

  1. 無制限に複数メールボックスの管理

    画像のように複数のメールアドレスを設定し、新規受信メールも一目で確認できます。
    お客様はウェブサイトの様々なページからお問い合わせができ、チームではそれをすべて一カ所で管理することが可能です。

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  2. チーム内でのメールの振り分け

    メールの内容により担当者を指定することができるので、自分の業務もわかりやすく管理できます。他のメンバーが返信をしている場合は表示されるので間違って同じお客様に返答してしまうミスも防ぐ事ができます。
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  3. 定型文の設定

    定型文を登録しておけるので、よくある質問に対しても素早く返信することができます。

  4. メモの追加機能

    例えば、送信したメールに対して電話でお客様が返答した場合、担当者がチーム全体に電話の内容をメモ書きとしてヘルプスカウトで共有することができます。メモがお客様に間違って送られることがないようにメール編集画面とは違う色で表示されるのでとても分かりやすいです。

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  5. 全メールボックス内でのワード検索が可能

    キーワードで検索をかけて関連したメールを簡単に見つけることができるので過去のメールの見直しも簡単に行えます。

  6. タグ機能

    メールに対してタグをつけておくと、タグごとに色分けができるので一覧から探すことも、検索も簡単です。さらに複数のタグを統合できる機能など、運用する上でかゆいところに手が届くツールです.
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Help Scoutを使った感想まとめ

ヘルプスカウトを使用してまず感じたことは、複数のメールアドレスの使い分けが非常に簡単になったことです。一目で未返信のメッセージ数を確認できたり、定型文を保存できたりと、カスタマーサポートの質とスピードを追求する上でとても助かっています。UIが日本語に対応していないため日本ではあまり知られてはいませんが、とてもシンプルでわかりやすいUIなので実際の運用にはとくに問題ないと思います。一人一人のお客様に丁寧に対応できる便利なツールです。


終わりに

お客様とのコミュニケーションツールとして複数のメールアドレスをご利用でしたら、「ヘルプスカウト」でまとめて管理ができるのでオススメです!メンバーで一度試してみてはいかがでしょうか?

Website: https://www.helpscout.net/

Twitter: https://twitter.com/helpscout

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