チャットで、社内コミュニケーションをスムーズに「ChatWork」

効率アップで業績アップ!「今すぐ使えるWebサービス」を実際に使った感想と一緒に伝える、シリーズ第5回。CRM(Customer Relationship Management:顧客管理)サービス「Intercom」に続く今回はクラウド型ビジネスチャットツールの「チャットワーク」です。

長い間、社内の情報共有にはメールが主流でしたが、文章作成ややり取りに時間がかかり業務スピード遅くなることが問題とされていました。近年では社内コミュニケーションであれば「スカイプ」やマイクロソフト「Lync」のようなクラウドチャットを採用する企業が増えてきました。中でも今回ご紹介する「チャットワーク」は、導入後の業務効率が200%UPした企業もあるほど、特にグループワークの意思疎通を簡単かつ素早く行う事ができます。

チャットワークとは?

チャットワーク」とは、現代のビジネスにおける連絡手段の主役であるメールの問題点を解決するために開発されたWebサービスです。主な機能としては①グループチャット、②タスク管理、③ファイル管理機能があり、ビジネスシーンにおいてメールよりも簡単で素早いコミュニケーションを可能にします。スカイプや他サービスと異なりインストール不要。iPhoneアプリも登場し、現在導入件数46,000社を突破。

料金

個人で導入する場合は二つのタイプから選択可能で、無料版とストレージ容量やグループチャット数が増加した有料版から選ぶ事が出来ます。
企業で利用する場合には、ビジネスプランからの選択ですが、大企業、官公庁向けに管理機能がUPした「KDDI ChatWork」もあります。

チャットワークでこれができる

1. チャットワークでは、暗号化による安全な連絡が可能

新しいサービスを導入する時に、気になるのが安全性の問題です。使った事のないWebサービスよりもメールの方が安全と思いがちですが、チャットワークでは全ての会話が暗号化されており、暗号化されていないメールよりも確実に安全なコミニュケーションツールです。

2. 人数無制限のグループチャットが可能

文字だけでなく音声通話も可能。1対1はもちろん、チーム内でチャットルームを作成し、リアルタイムでコミュニケーションがとれます。複数メンバーを一括で招待したり、Facebookから招待することができます。

3. 履歴確認が簡単

メール形式ではなくチャット形式なので、一件ずつ開封して内容を確認する必要がなく、スクロールで前後の履歴をさかのぼる事ができます。

下記のように、テーマごとにそれぞれグループチャットを作成でき、「To機能」でグループ全体のチャットから特定の人に呼びかける事も可能です。

4. タスク管理機能で、具体的な指示が可能

タスク管理機能を使えば、さらに具体的なプロセス管理が可能です。タスクを振る人は、メッセージ入力欄にタスク内容を入力するだけでタスクを特定のメンバーに振る事が可能です。タスクを受けた人は、チェック欄をクリックするだけでタスク完了を知らせる事が可能です。

5. ファイルアップロードで書類共有もラクラク

メールでのファイル共有は受信側も送信側にも負荷がかかります。一方チャットワークは大容量のファイルを送信でき、ストレスフリーな資料の受け渡しが可能です。
更に共有されたデータは、チャットワークのクラウド内に保存されるため、パソコンのフォルダを開く必要もなく、チャットワーク内だけで作業が可能です。

チャットワークを使った感想まとめ

やはりチャット形式は速さ簡易さにおいては、メールと比べ確実に優れています。チャット形式特有の、スクロールで会話履歴を確認出来る事、大容量ファイルを短時間で送れる事など、どれもメールにストレスを感じる点を取り払ってくれる機能ばかりです。

おわりに

今まではメールが社内ビジネスツールとして利用されてきました。最近iPhoneアプリもリリースされ、非常に使いやすいと評判です。社内コミュニケーションを迅速簡単にしたい方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

HP:http://www.chatwork.com/ja/
Facebook:https://www.facebook.com/chatwork.ja

iPhoneアプリ: https://itunes.apple.com/jp/app/chattowaku-shi-shide-shieru/id463672966?mt=8

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