すぐわかる!WEB請求のすべて:中小企業が導入する理由・しない理由

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ウェブ請求って何?

ウェブ請求とは、今まで紙に出力し、郵送していた請求書の発送業務を電子化させる方法です。クラウドサービスや販売管理ソフトなどに登録した請求データを用いて、PDFの電子請求書を発行し、ウェブ請求ツールを利用して電子送付します。取引先のお客様には電子請求書を閲覧するためのURLが送信され、お客様はウェブ上で請求書の閲覧・ダウンロードができます。

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①自社のPCからクラウド上で書類を作成・保存。
②お客様にURLをメールで自動送信。
③メールを受け取ったお客様はメール内のURLにアクセスし、クラウド上の書類をダウンロード。


書類のウェブ送付で業務改善できる5つの理由

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1. 資材・郵送コストや人件費の大幅削減

紙・封筒・インクなどの資材費と郵送費は一切かかりません。今まで紙で出力する際に必要であった、印刷・封入・投函・メール文作成等の一連作業がなくなるため、人件費が大幅に削減できます。また、ウェブ上で書類作成・保存をするため、請求書の保管場所を設ける必要はなく、サーバーや保管庫の設置も不要です。

2. エコに貢献

紙・封筒・インクなどの資材を全く使わないので、環境に優しくエコにも貢献できます。また、紙を利用し、誤った請求書を発送した場合の、余計な紙の廃棄などの心配もありません。

3. 顧客も喜ぶウェブ管理機能

ウェブ上で請求書を管理することができるので、紙の請求書やPDFの請求書を管理・保管する手間が確実に減ります。全てのウェブ上で管理できるので、一つのプラットフォームで簡単に早く請求書を管理したり、検索したりできます。

4. 業務の効率化

請求書をウェブ上で作成・発行することで、業務工程をシンプルに改善し、時間短縮が可能になります。再発行もワンクリックで完結するため、無駄なコミュニケーションや単純作業を格段に減らすことができます。請求書の送り忘れ、面倒な書類のステータス管理、廃棄の手間、紙の保管などといった悩みも軽減してくれます。

5. 紛失の心配なし

ウェブ送付をすることで作成された請求書は万全なセキュリティ体制で管理されているシステムの中で保管されるため、請求書の紛失は極めて少なく、未送達の場合にも再発行が簡単にできます。


ウェブ送付を避けるべき4つの理由

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1. インターネット環境が必須

ウェブ上で請求書を作成・管理するためには、その特性上常にインターネット環境とウェブブラウザが必要となります。そのため、インターネット環境がない場合やウェブブラウザを持っていない場合、インターネットを使用できないデバイスをお持ちの方は利用することができません。

2. 取引先のお客様がウェブサービスに抵抗がある

業種・業態によっては、インターネットが使用可能なデバイスを常に持っていない可能性があります。経理や事務を担当している方がパソコンやインターネットが苦手、あるいはウェブサービスに対して抵抗がある方である場合、ウェブ送付の利用は難しいかもしれません。

3. 手渡しで請求書を渡す必要がある場合

取引先のお客様に紙の請求書を手渡しで求められた際、ウェブ送付は避けるべきでしょう。取引先のお客様のご要望に合わせた方法で書類を送付することはビジネスの鉄則です。

4. 顧客毎に書類の雛形が異なる場合

取引先のお客様が大企業である場合、取引先のお客様が使用している請求書のテンプレートを使わなければならないことがあります。そういった際は、ウェブ送付では企業ごとの雛形変更等に対応することが難しいかもしれません。


メール送付とウェブ送付ってどう違うの?

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POINT 1. 機密情報の保護

メール送付は不特定多数のサーバーを通るために、第三者による添付メールの盗聴や改ざん、情報漏洩の危険性があります。また誤送信によっても情報が漏洩してしまう可能性があります。しかし、ウェブ送付を提供している企業は万全のセキュリティー対策(SSL暗号化やファイアーウォール等)を行っているため、心配する必要はありません。

POINT 2. 請求書データ管理・保存

メール送付において、請求書データを保存する場合、パソコン上やサーバ等の容量が必要になります。そして管理システムがない限り、データ検索を行うときには大量の請求書データの中から探し出さなければなりません。また、請求書データ再発行をすることも管理システム等がない限りとても厄介な作業になります。さらに、お客様先が添付メールを開封したか否かを確認することはできても、添付した請求書データを閲覧したか否かを確認することはできません。一方、ウェブ送付は請求書データをまとめて管理・保存しているため、検索や再発行が簡単です。またお客様がいつ請求書を開封したのかまで確認することができます。


クラウド上で本当に大丈夫?!

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クラウド上にデータを保存・管理することに不安はつきものです。必ず導入前にこれらのセキュリティ対策が完備されているか確認しましょう。

POINT 1.データセンターは高い安全性を確保していますか?

クラウド上にデータを保存・管理する際に気になるのが、データセンター・サーバーの安全性です。しっかりとしたセキュリティーを保持し、データを保管しているのかを確認してみてください。例えば、「24時間365日の監視体制の下で、顧客情報や書類データを保管」などの記載はあるでしょうか?

POINT 2.全ての通信データはSSL暗号化されていますか?

SSL暗号とは、インターネット上の情報を暗号化し、データ漏洩や盗聴を防ぐことができます。SSL暗号化通信を使うことによって、機密性を高めます。

POINT 3.データは常時バックアップされていますか?

クラウド上にデータを保存・管理する際に一番気になるのが、データの紛失です。バックアップを常に行っていないと、もし何かが起こりデータが消失した時は大変な状況に陥るでしょう。そのため、常時バックアップをしているかどうかを確認してください。またいつでもデータをご自身で出力・エクスポートできるかどうかも確認しておくと無難でしょう。


最後に

メール送付や郵送をウェブ送付に移行することで業務改善やコスト削減につながりますが、ウェブ送付のデメリットやセキュリティ体制に関することをしっかり調べた上で導入を検討すると良いでしょう。取引先のお客様がウェブ送付を懸念される場合は、しっかりヒアリング・相談した上で、エコへの貢献や書類送達の早期化などのため、ウェブに移行しますといったお願いやご提案を事前に行うとスムーズに導入できるかと思います。

MakeLeapsは、ウェブ請求書・ウェブ送付に対応してます。詳しくはhttp://www.makeleaps.jp/intro-secure-send/をご覧下さい。

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