納品書をウェブ作成するメリット・デメリット

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業種や業界に関わらず、商品やサービスの提供を完了し、いざ納品となると必要な書類が納品書です。Excel、Numbers、Word、専用パッケージソフトなど、納品書を作成する方法は様々ですが、こういったソフトを使う場合、手動での作業が増え、無駄な時間や人件費が必要以上にかかることが悩みの種です。人員が少ないフリーランスや中小企業の方複数の方が納品書業務を担当してる大企業にとってより効率的な方法として、ウェブ作成があります。

そこで、本稿では納品書をウェブ作成するメリットとデメリットについて紹介したいと思います。

ウェブ作成のメリット

1.低コストで今すぐ始められる

Excelなどで納品書を作る場合、まずは雛形の作成からスタートしますが、納品書をウェブ作成する場合、すでに納品書のテンプレートがシステムに組み込まれているので、必要な作業は納品先の企業名、納品内容、備考欄などの入力のみです。ソフトをインストールする必要はないため事前準備も少なく、テンプレート作成、顧客リストの管理、見積書や請求書などの他の書類の発行管理などもすべてオンラインで完結するため、作業時間を最小限に抑えて納品書を作成できます。またPDFの出力もシステムが自動的に行うため、仕上がりもキレイです。

納品書のテンプレートのダウンロードはこちら

2.どこにいても納品書の作成・管理が可能

ウェブで納品書を作成するということは、いつでもどこにいても納品書をタブレット、スマートフォン、オフィスのパソコンなどインターネットに接続できるすべてのデバイスから作成、管理することが可能です。「納品書の作成・確認、金額の誤りの変更、納品書の郵送を至急必要だけれど、出先から事務所に戻れない。」というと時でも、ウェブ上ですべての操作が可能です。

3.複数人が共同作業できる

ウェブサービスを利用して納品書を作成すれば、複数人が最新のファイルを共同管理できます。システムにログインすれば、常に最新の納品情報にアクセスできるのでミスやモレを未然に防ぐ事ができます。また、社内で書類データを送信し合う必要もなくなり、書類の確認や承認のプロセスも非常にスムーズになります。

4.データバックアップができる

保存のし忘れやパソコンがクラッシュしてデータが紛失、パソコンの故障や担当者の不在でデータにアクセスできないといった課題を解決してくれます。ウェブ上にデータがあるため安心です。保存したデバイス以外でもアクセスができ、必要に応じてデータをエクスポートやダウンロードすることでパソコンに落とすことも簡単です。データバックアップとして利用するのも効果的です。

5.印刷、封入、郵送の手間がなくなる

納品する商品がある場合、商品と一緒に郵送する方法が一般的ですが、例えばサービスやプロジェクトなどの受注内容を納品する場合には、納品書のみを郵送するべきでしょう。納品書を作成できるウェブサービスの多くはワンクリックで郵送代行してくれます。代わりに印刷から投函まで請け負ってくれるので、切手、インク、紙・封筒、印刷機のメンテナンスなどにかかる費用を大幅に抑えられるだけなく、人件費や手間も削減できます。

クラウド上で見積書・納品書・請求書を作成、管理、郵送できる『MakeLeaps』でも、郵送サービスも提供しています。詳しくはこちら

ウェブ作成のデメリット

1. 納品書と請求書を同封して郵送できない

請求・納品管理クラウドソフトが普及してきたこともあり、郵送サービスに対応しているサービスも多いですが、請求書と同封して郵送してくれるサービスは残念ながら少ないです。1通あたりの価格が決まっているケースがほとんどのため、切手代の80円を越える枚数の郵送代行が難しいのも理由のひとつです。「請求書在中」と「納品書在中」のスタンプが混在してしまうことなど他に様々な理由が考えられます。納品書を製品と一緒に同封される方は問題ありませんが、そうではない方は別々に送るか、ご自身で印刷して郵送する方が良いかもしれません。

2. 書式やデザインを自社用にカスタマイズしづらい

通常、納品書のテンプレートは決められている場合が多いです。多少のカスタマイズができたり、複数の雛形を利用できたりするソフトもありますが、細かい書式やデザイン、色調の変更は難しいので、細部に渡るカスタマイズが必要な場合はExcelなどを利用すべきかもしれません。

3. インターネット環境が必要

当然ですが、ウェブ作成はクラウド上で納品書を作成・管理するため、インターネット接続環境とウェブブラウザが必要になります。Google ChromeやSafari、FirefoxなどInternet Explore以外にも無料で最新版がダウンロードできて、動作が速いブラウザが多くありますので、この機会にダウンロードしてみてはいかがでしょうか。

4.自社に合ったクラウドソフトの見極めが難しい

クラウドソフトは無料で登録できるものが多く、打ち合わせに時間やコストをかけず早期導入できることが利点でもありますが、自社にあったソフトかどうかの判断は難しいかもしれません。対策としては、メールや電話で自社の業務フローや課題を相談し、効果的な活用方法を提案してもらう、あるいは、無料トライアルなどがあれば担当者と試してみることをお勧めします。あとは、FacebookやTwitterで事前に会社やサービスの評判について調べておくと判断しやすくなるかもしれません。

おわりに

以上、納品書をウェブ作成するメリットとデメリットでした!これらは中小企業、スモールチーム、フリーランスなどの少人数で、仕事をこなす方々に特におすすめです。納品書一枚でも、納品内容の確認、書類の作成、承認、印刷、封入、郵送に要する時間は、本業に費やすべき貴重な時間を奪ってしまいます。時間節約や生産性アップを考えればで、ウェブ作成はとても有効な方法です。他に、データの管理場所を選ばない、出先でも作業できる、ミスやモレが減るという意味では、日々の業務改善につながるでしょうただ上記にあるようなデメリットもきちんと考慮してから、どういった方法、あるいはシステムが自社に最適かどうかを検討することをお勧めします。

MakeLeaps

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