本当に便利なの?中小企業やスモールチームがEvernoteを使うべき4つの理由。

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先日、ベルサール飯田橋ファースト B1F ホールにて「Evernote Businessセミナー」が開催され、MakeLeapsチームも参加しました。現在、世界中に約5,000万ユーザーを持つEvernoteは、中小規模の企業向けのツールとして更なる市場へ拡大していきます。Evernote Businessの導入を検討している方を対象に開催されたこのセミナーには、CEOのフィル・リービン氏も出席し、Evernote Businessについて、またEvernoteの過去、現在、未来について熱く語っていました。そのセミナーの内容を簡単にまとめたいと思います。

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CEO フィル・リービン氏

「個人の知識を、企業やチームでスマートに活用」というのがテーマのEvernote Businessは、フィル氏が実際に5ヶ月前から使っているツールです。毎年急成長している中、自社の悩みや問題を解決するために開発されました。現在、300名程のスタッフを抱えるEvernote株式会社よりも小さい、あるいは同じくらいの規模のチームやビジネスがターゲットとなります。「Evernoteのような会社に使って欲しい」と、フィル氏は会社の哲学を四つ例にあげました。

1. 従業員を信頼する

Evernoteは従業員の生産性を向上させるためのツールです。事業向けの商品には制限が多く、自由に操作できない傾向がありますが、今回はビジネスに対してより前向きな提案をしたいと語ります。

個人と会社でノートブックを分けることで、ユーザーは自由にノートを移動させることや、共有させることもできます。従業員に操作の自由を与えることで、個人の仕事を効率化し、会社全体の業務改善につなげます。つまり、従業員がハッピーで仕事しやすい環境を作るには、彼らに自由を与え、信頼することが重要です。

2. ビジネスにも美しいデザイン

私生活で利用する製品はどんどん使い勝手がよくなり、美しいデザインの物が増えています。美しいデザインは生産性を上げ、ハッピーで豊かな生活を作り出します。ストレスが減り、ハッピーになれる美しいデザインを「ビジネス」でも活かすべきではないでしょうか。

例えば、航空業界の「ビジネスクラス」では美しくて、高級感のある上質なサービスが受けられます。しかし、「ビジネスソフトウェア」と聞くと、「ダサい」という印象が強いのではないでしょうか。Evernote Businessのインターフェースなら、事業向けのソフトウェアでもまさに「ビジネスクラス」のような体験を得られます。

3. 個人に使いやすいツール

利用している個人の仕事内容にも貢献するようデザインされています。もちろん、チームと情報や知識を共有できる機能も充実していますが、まずは個人の仕事の効率・生産性をあげて欲しい、とフィル氏は繰り返します。

なぜ個々のユーザーの業務改善を目標とするのでしょうか。それは、自分のことで忙しい時に、自分に直接メリットのないツールを使い続けるのは困難だからです。フィル氏自身が多忙なここ数ヶ月間、コラボレーションソフトウェアやSNSといったツールはあまり使わなかったと言います。そんな中でもEvernote Businessは使い続けていました。

4. コラボレーションは自然、スマートに

他のユーザーとの共有や共同作業が自然とスマートになるようにに開発されています。Evernoteを個人で使うことで、結果的に会社全体がよくなるツールであるためには、コラボレーションがスマートであるべきだ、とフィル氏は語ります。

これはEvernote上で他の従業員が編集した、類似のノートが瞬時に閲覧可能になることで実現されています。

社内に蓄積された情報や知識を瞬時に把握できるからこそ、会社が知っている情報と、個人が知っている情報が同等になるのです。

まだ早期の段階ですがその志を実現するため、ユーザーの声に耳を傾けながらベストプロダクトを作っていきたいと熱く語っていました。

事例紹介

現在、既に世界で5,000社のユーザーに利用されています。
詳細や他の事例はこちら

(例)au損害保険株式会社

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導入目的

情報活用環境の早期変革を目的とし、さらにペーパーレスや社員のコミュニケーション促進を図る。

実際の効果

1. 不要、長期の検討作業の削減
従業員が既に使っているEvernoteを会社でも使うという流れだったため、導入にかかる時間も手間も少なく済んだ。

2. コスト削減・作業量の削減
以前まで日報をすべて共有用のノートブックへ書くように義務づけていたが、現在では廃止したため、紙のコストダウンができた。

3. 業務の効率化とパフォーマンスの向上
紙を廃止しiPadを導入したことで、業務の機動力が飛躍的に高まり、加えて社員同士のコミュニケーションや情報共有がより円滑になった。

(例)コクヨS&T株式会社

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導入目的

「働き方変革」という、モバイルやクラウドを活用した PC に依存しない新たな働き方を実践する。またiPadを有効活用し、Evernote Businessと他のツールを導入し併用する。

実際の効果

1. PCに依存しない
PCだけに依存しないことが、資料収集をはじめとする、情報管理やFaceTime を使った遠隔会議の試みにつながっていった。

2. 製品の描画や手書きのメモを共有できる
紙やホワイトボードに書かれたアイデアやメモも、これまではその場だけのもので終わっていたが、そういったあちこちの現場で日々『書いて、生み出している』行為を手書きの良さを活かした情報資産としても蓄積できるようになった。

価格

Evernote Businessのアカウント登録は10分で完了します。支払いに関する情報を入力することで、簡単に登録できます。
登録方法の詳細はこちら

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アップロード容量は、個人ユーザーとして2G、またEvernote Businessユーザーとして 2G
です。価格もかなりリーズナブルで月額¥900(各ユーザー)です。また、全ユーザーの利用料金を会社がまとめて支払うこともできます。支払いについては、クレジット払いの他にも請求書払いもあり、専門の窓口もあるため心配する必要はありません。


MakeLeapsのEvernote連携機能

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請求管理クラウドツールのMakeLeapsがEvernoteと連携しました。MakeLeapsで作成した見積書や請求書のPDFファイルをEvernoteのクラウド上に同期し、それらの書類をタグやキーワードで検索・管理することができるようになりました。この機能は、MakeLeaps有料プランに加入いただいているすべてのユーザー様にご利用いただけます。なお、Evernote Businessとの連携も開発中です。

【参照リンク】
Evernote連携機能に関するQ&A
Evernote連携機能に関するプレスリリース

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