検収書は、受け取った商品やサービスについて検品したことを証明する書類です。この記事では、検収書の役割や書き方、発行時の注意点についても解説しています。間違えやすい受領書や納品書との違い、便利なテンプレートについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
＜目次＞
・検収書の役割とは
・検収書の書き方を解説！
・検収書発行時の注意点
検収書の役割とは
取引の上では、納品書、受領書、請求書など、さまざまな書類が発行されます。「納品書」は、商品やサービスを提供するタイミングで、受注者側が発行する書類です。次に、商品、サービスを受け取ったタイミングで発注者側が「受領書」を発行します。
そして、受け取った商品やサービスの内容について、名称、数量、金額などをチェックし、発注者側で発行する書類が「検収書」です。最後に、検収書の発行を受け、受注者側は「請求書」を発行する、というのが取引の大まかな流れです。
検収書は、法律上必ず発行しなければならない、発行する義務のある書類ではありません。しかし、検収書はクレームやトラブルの抑制になり、売り上げ計上の基準にもなるので、スムーズな取引を行うにあたって、非常に重要な役割を持ちます。
検収書は何に有効？
検収書は、納品された商品やサービスをチェックし、問題がないことを認めたうえで発行する書類です。そのため、検収書を提出した後にクレームを申し立てることは基本的にできません。検収書の発行は取引においてひとつの大きな区切りとなるものであり、検収書の存在によって、クレームやトラブルを抑制することができます。
売り上げ計上に関して補足しておくと、売り上げ計上の基準には、「検収」・「出荷」・「納品」の3つが存在します。どの基準、タイミングで売り上げを計上するかは企業によって異なっており、商品やサービスの出荷、納品が売り上げ計上の基準となる企業もありますが、検収を売り上げ計上の基準としている企業にとって、検収書は非常に重要な書類となります。
また、無形商材を販売する場合は、検収書が特に有効にはたらきます。
IT系のサービスなど、無形の商材は取引の区切りがあいまいになりがちです。納品が完了してからも無償の修正依頼がいつまでも続く、といったケースも見受けられます。検収書は、商品やサービスに問題がなかったことの証明であり、要求された商品、サービスがきちんと収められたことを示すものです。無形商材の場合は、検収書が目に見える取引の区切りとなるため、無償の修正が続くといったトラブルの回避につながります。
ちなみに検収書は、発注側が自主的に発行することもありますが、クレームやトラブルを避けるために、受注側が発注側に発行を依頼する場合もあります。
受領書や納品書との違い
検収書と「受領書」や「納品書」に、どのような違いがあるのでしょうか。あらためて整理しておきましょう。
まず、受領書は発注側の企業が発行する書類であり、納品されたことを証明する書類です。一方、納品書は受注側の企業が発行する書類で、提供した商品やサービスの内容の明細を記載します。
受領書、納品書、検収書は、発行元や発行のタイミング、役割などに違いがあります。
受領書はあくまで商品、サービスを受け取ったことを証明するものです。検品の証明にはならないので、発行後にクレームがくる場合も考えられます。納品書は受注側が作成する書類であり、検収書とは発行元が異なります。加えて、納品書もあくまで納品の証明であり、検品の証明にはなりません。
そのため、検品の証明をするには、検収書発行が必要となります。
検収書の書き方を解説！
スムーズな取引や売り上げ計上のために大切な検収書。具体的にどのような形式で記入すればよいのか、検収書の書き方を解説します。
検収書は法律上発行する義務のある書類ではないので、記載内容や様式などは決められていませんが、一般的に、以下の項目を記載します。
- 検収書番号、書類の管理番号：社内で文書管理の規定がある場合に記載
- 発行日：検収書を発行した日付
- 受注者側と発注者側の会社名、担当者名：担当者名がわからない場合は部署を記載する
- 発注者側の住所、電話番号などの連絡先：速やかに連絡が取れるように記載しておく
- 検収を行った人（検収者）の署名：検収者の氏名を記載
- 検収印：会社印（角印）の場合と担当者印の場合があるので、社内規定に従い捺印
- 商品やサービスの詳細（名称、数量、金額など）：発注書、納品などとすりあわせて記載
なお、金額にかかわらず、検収書に収入印紙は必要ありません。
検収書のフォーマットやテンプレートはある？
大切な書類であることはわかっていても、「どのような形式でつくればよいかわからない」「0から書面を作成するのは手間がかかる」という方も多いのではないかと思います。
そのような場合に便利なのが、検収書のフォーマットやテンプレートです。必要事項を記入するだけで、誰でも簡単に検収書を作成することができます。なお、インターネットには、無料のフォーマットやテンプレートが多数存在します。これらを使用するのもおすすめです。
Makeleapsにも、簡単に検収書を作成できる機能がありますので、ぜひご活用ください。
検収書発行時の注意点
検収書は、受け取った商品、サービスに問題がないことを証明する書類となります。チェックを怠り、検収書を出した後で問題が発覚しても、受注側に対応を求めることは基本的にできません。そのため、発行の際は不備や誤りがないか、しっかりと確認しておく必要があります。
検収書を発行するときの注意点を確認しておきましょう。
型番や数量をチェック
検収書の発行にあたっては、まず丁寧な検品を行うことがとても大切です。型番や数量に誤りがないかをしっかり確認してください。
商品によっては、似たような形状をしていて、見た目ではほとんど違いがわからないものもありますので、型番のチェックも忘れずに行いましょう。数が多い場合は数量のミスが起こる可能性も高いので、数量チェックも必ずしてください。
破損がないかも確認
破損の有無の確認も念入りに行いましょう。検収書を提出したあとで破損に気付いても、交換などはできません。外観の点検だけでなく動作確認も行い、問題ないかどうかチェックしておきましょう。
書面の金額や日付も
検収書には金額や日付も記載します。発注書や納品書なども確認しながら、正確な数字を記載しましょう。なお、記載する日付は検収書の作成日です。
テンプレートなどを流用する場合、金額や日付が以前発行したものと同じ状態になっている場合もあります。ミスが起こりやすい部分なので、気をつけましょう。
期日までに発行する
検収書は、受注側の請求業務や売り上げの計上においても必要な書類となる場合があります。取引が滞ることのないよう、期日を守って発行しましょう。スムーズな取引はもちろん、信用問題にもつながります。
検収書は、発注側が受注側に対して発行する書類で、受け取った商品やサービスに不備がないことを証明するものです。検収書は法律で発行が義務付けられている書類ではありませんが、スムーズな取引や売り上げ計上につながる、大切な役割を持っています。
テンプレートやフォーマットなども多数ありますので、上手に活用して、業務に役立てましょう。これまで検収書を作成する習慣がなかった会社も、これを機に検収書の作成を行ってみてはいかがでしょうか。
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