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[非表示]請求書の内容を間違うと取引先との信頼関係にも悪影響を及ぼすリスクがあるため、注意が必要です。請求書に間違いがあったら、すぐに適切な対応をとらなければなりません。
この記事では、請求書の間違いに対応する方法を知りたい人に向けて、具体的な対応方法やお詫び状の書き方などを解説します。ぜひ参考にしてください。
請求書に間違いがあった場合の対応とは
請求書の内容に間違いがみつかった場合、原則として再発行が必要です。請求書は証憑書類であり、正確に内容を証明できなければなりません。そのため、二重線を引いて空いている箇所に正しい情報を記載する方法は避けたほうが無難です。また、修正テープによる訂正もやめましょう。
間違っている箇所を訂正した新しい請求書を発行し、その旨を相手に伝えて状況を理解してもらう必要があります。その際は間違いがあったことに対する謝罪もきちんと伝えなければなりません。お詫び状とともに再発行した請求書を送付しましょう。
請求書に間違いがあった場合の再発行で気を付けるポイント
請求書に間違いがあれば、請求書を作り直して再発行しなければなりません。請求書の再発行においては、気をつけるべきことがあります。混乱を招かないよう、細心の注意を払って再発行の手続きを進めてください。
ここでは、請求書に間違いがあった場合、再発行において気を付けたいポイントを具体的に解説します。
再発行していることを明確にする
再発行した請求書であるとわかるよう、書類の作成方法を工夫する必要があります。たとえば、タイトルを「請求書（再発行）」としたり、請求書の端に「再発行」というスタンプを押したりすると、再発行した書類であることがわかりやすくなります。備考欄に「〇年〇月〇日No.〇の請求書の再発行（請求金額訂正のため）」と記載し、再発行した事実や理由がわかるようにするのもひとつの方法です。
再発行であることが明確に示されていると、二重請求や二重払いも防止しやすくなります。請求書の再発行によりトラブルが発生しないようにするためにも、誰が見ても再発行した書類だとわかるようにすることが大切です。
枝番を振る
請求書を再発行するときは、もとの請求書に振っている番号にさらに枝番をつけて記載しましょう。枝番とは、書類を細かく整理する目的でさらに下位につける番号のことです。
請求書は、原則として固有の番号をつける決まりになっています。請求書を再発行すれば同じ内容に関する請求書が複数存在し、混乱を招く可能性が高いです。しかし、再発行した請求書に枝番をつけると、もとの請求書と再発行した請求書を区別しやすくなります。請求書を再発行した事実を明確に示すためにも、忘れずに枝番をつけるようにしましょう。
請求書に間違いがあった場合はお詫び状を送るのが良い
請求書に間違いがあったときは、迅速に再発行の手続きを進めることが大切です。再発行する請求書に間違いが生じないよう丁寧に確認しつつ、なるべく素早く書類を完成させましょう。請求書の発行が遅れると、内容に間違いのある請求書に基づいて相手が支払いの手続きをしてしまう可能性があります。
一度発行した請求書に間違いがあれば、請求書を送付した相手にも少なからず迷惑がかかってしまいます。そのため、再発行した請求書を送付する際は、お詫び状も添えるべきです。再発行した請求書をメールに添付する場合も、メールの本文でお詫びの言葉を伝えましょう。
請求書の間違いがあった場合のお詫び状の構成
請求書に間違いがあったときは、誠意が伝わるようなお詫び状を添えなければなりません。まず、件名は「請求書の間違いに関するお詫び」や「〇月〇日発行の請求書について」などとし、請求書に関する内容であるとわかるようにしてください。
前文では、日頃のやり取りや取引に対する感謝を伝えます。その後の本文で請求書の間違いについて説明しましょう。いつ発行した請求書のどの部分に誤りがあったかについて、詳しく示す必要があります。間違いの内容とともに正しい内容がわかるように記載しましょう。あわせて今後の再発防止策についても記載すると、丁寧な印象になります。
また、間違いのある請求書の処理方法についても忘れずに明記してください。
請求書の間違いがあった場合のお詫び状の例文
請求書に間違いがあった場合、どのようなお詫び状を作ればいいのでしょうか。お詫び状は、状況にあわせて内容を調整することが大切です。ここでは、請求書の間違いがあった場合のお詫び状の例文を紹介します。失礼のないお詫び状を作成するために、ぜひ参考にしてください。
相手先が間違いに気付いていない場合
請求書の間違いに関するお詫び
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
〇月分の請求書について、大変恐縮ですが金額の記載に誤りがございました。担当者の確認ミスにより、料金を二重計上していたことが原因です。弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。心より深くお詫び申し上げます。
つきましては、訂正済みの〇月分の請求書を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、誠にお手数をおかけいたしますが、誤りのある請求書は同封の封筒にて弊社までご返送いただきたく存じます。
二度とこのような誤りが発生しないよう再発防止に努めて参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
相手先からクレーム(指摘)があった場合
請求書の間違いに関するお詫び
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
〇月分の請求書について調査したところ、ご指摘いただいたとおり金額の誤りが判明いたしました。担当者における確認作業の不手際により、本来含めるべき料金の一部を省いていたことが原因です。弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。心より深くお詫び申し上げます。
つきましては、訂正済みの〇月分の請求書を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、お手数をおかけいたしますが、誤りのある請求書は同封の封筒にて弊社までご返送いただきたく存じます。
二度とこのような誤りが発生しないよう再発防止に努めて参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
請求書の間違いを防ぐ方法
請求書を手作業で1つずつ作成していると、ミスが発生しやすくなります。たとえば、Excelにデータを手入力している場合、どうしても間違いが生じる可能性が高くなります。
請求書の間違いを防ぐためには、請求書発行システムの利用がおすすめです。請求書発行システムを導入すれば、請求書の作成を半自動的に進められるようになります。特に、入力補助や自動入力機能などがついているシステムを選ぶと、手入力による間違いを大幅に減らすことが可能です。
請求書の作成にかかる担当者の負担も軽減できるため、業務効率化にもつながります。
まとめ
請求書の間違いに気がついたら、素早く事実確認をして、取引先にお詫びするとともに、請求書を再発行しましょう。また、再発行した請求書であると明確にわかるようにすることが大切です。
Excelを活用して手作業で請求書を発行していると、どうしてもミスが起きやすくなります。一方、請求書発行システムを導入すれば、業務効率化やミスの防止、コスト削減なども実現可能です。
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