電子帳簿保存法における承認申請は不要に！改正内容のポイントや注意点を解説

この記事では、電子帳簿保存法の申請について気になる担当者に向け、2022年度施行の改正内容、電子帳簿保存法に対応するポイントなどについて詳しく解説します。電子帳簿保存法を理解し、電子化やペーパーレスを推進する上での参考にしてください。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たすことで、帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。保存対象は、国税関係帳簿、決算関係書類、取引関係書類、電子取引データなどです。

電子帳簿保存法が定める保存区分は3つあり、まず会計ソフトなどで作成したデータをそのまま電子的に保存する場合は「電子帳簿等保存」の区分に該当します。また、紙媒体の請求書などをスキャンして電子化する場合は「スキャナ保存」、電子メールやEDIなどでデータをやり取りする場合は「電子取引」の区分に該当します。

「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」について、2021年12月31日以前は電子帳簿保存の適用を受けるために事前申請が必要でしたが、2022年1月の改正により現在は不要になりました。一方、「電子取引」の場合は元から不要です。したがって、本記事で解説する承認申請の改正は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の区分を対象としたものです。

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により承認申請が不要に

電子帳簿保存のうち「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」では税務署長に事前申請が必要でしたが、改正後は不要になりました。ここでは、具体的な内容について解説します。

電子帳簿保存法の改正とは？

電子帳簿保存法の改正とは、電子化による経理の生産性向上や記録水準の向上などを目的に、1998年度の法律施行後に何度も実施されているものです。最も新しい改正は、2021年度に社会のデジタル化を背景に、改正が行われ、2022年1月に施行されました（※2022年3月現在）。

この改正によって、先に述べたように3つの区分のうち「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」で事前申請が不要となりました。次項で内容を詳しく解説します。

事前承認制度の廃止について

事前承認制度の廃止によって、電子保存に取り組みやすくなりました。これまでは、パソコンで帳簿や書類を電子的に作成する場合と、紙の書類をスキャナ保存する場合は、適用開始前までに税務署に申請する必要がありました。それが今回の改正によって、手続き不要になったからです。

なお、電子取引については、以前も事前申請が不要でした。そのため、電子帳簿保存法の3つの区分すべてで事前承認が不要となり、事業者が経理作業を電子化するハードルが下がっています。

事前申請・承認以外の改正電子帳簿保存法のポイント

電子帳簿保存法の改正は、事前承認制度の廃止以外にも及んでいます。電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引ごとに改正内容を解説します。

電子帳簿等保存の改正内容

電子帳簿等保存とは、パソコンで作成した電子的なデータをハードディスクやCD、USBメモリ、クラウドサーバーなどに保存する方法です。電子帳簿等保存の改正は以下の3つが改正のポイントです。

1つ目は税務署長の事前承認制度の廃止です。

2つ目は、優良な電子帳簿の要項を満たしている事業者は、申告漏れによる過少申告加算税があった際に税率を5％軽減されるようになったことです。ただし、この優遇措置の適用を受けるには、事前に所轄税務署に届け出を出さなければなりません。

3つ目は、最低限の要件を満たす電子帳簿でも、電磁的記録による保存が可能になったことです。改正後はディスプレイや操作マニュアルの備え付けなど最低限の要項を満たすだけで電子保存が認められます。

スキャナ保存の改正内容

スキャナ保存とは、取引相手から受け取ったまたは自社が発行した紙の書類をスキャナやデジタルカメラ、スマートフォンのカメラなどで電子化して保存する方法です。スキャナ保存では次の4つが改正のポイントです。

1つ目は税務署長の事前承認制度の廃止です。

2つ目は、タイムスタンプ要件、検索要件の緩和です。まずはタイムスタンプの付与期間が最長2カ月と概ね7営業日になりました。また、必要な要件を満たすクラウドシステムを利用すれば、タイムスタンプが必須でなくなったことも大きなポイントです。

検索要件については、かつては書類によって異なる検索項目が要求されていましたが、改正後は「取引年月日」と「取引金額」、「取引先」の3項目のみに限定されました。

3つ目は、適正事務処理要件の廃止です。相互けん制（作業を2人以上で実施など）や定期的な検査、再発防止策などの社内規定の整備が不要になりました。

4つ目はスキャナ保存で要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合に、重加算税が10%加重されるようになったことです。

電子取引の改正内容

電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定義されている保存方法です。電子取引では以下の2つが改正のポイントです。

1つ目はタイムスタンプ要件と検索要件が、スキャナ保存と同様に緩和されたことです。詳しい内容は「スキャナ保存の改正内容」を確認してください。さらに、基準期間の売り上げが1,000万円以下の事業者は、税務署員から要請があったときに電子データを提示できる状態であれば、検索要件が不要になりました。

2つ目は電子取引データの保存義務についてです。従来認められていた電子取引データの紙による保存が廃止されたため、電子取引情報はそのまま記録しなければなりません。また、要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合に、重加算税が10%加重されるようになりました。

詳しい改正内容については以下の資料もあわせてご確認ください。

※参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子取引における宥恕（ゆうじょ）措置についても事前申請不要

電子取引ではプリントアウトによる紙保存が廃止になりましたが、当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕（ゆうじょ）措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年（令和5年）12月31日までの2年間、一定の条件を満たす場合に、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。宥恕措置が認められるためには、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった条件を満たす必要があります。また、こちらの宥恕（ゆうじょ）措置を受けるための事前申請は不要です。

2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。

改正電子帳簿保存法における注意点

電子帳簿保存法の改正によって、不正に対するペナルティが強化されています。また、電子保存に関するセキュリティリスクにも注意が必要です。

不正によるペナルティが強化されている

今回の改正によって、「スキャナ保存」「電子取引」の区分で罰則が追加されました。先に解説したように、要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合は、重加算税が 10％加重されます。

特に、ヒューマンエラーによる虚偽申告には十分注意が必要です。入力ミスや保存忘れを予防できたり、取引情報を管理しやすくなったりするシステムの導入も検討しましょう。

セキュリティ強化が重要

電子保存では紙文書ではなかったセキュリティリスクが生じます。例えば、自社社員の操作ミスでデータを消失することや、セキュリティが緩ければ情報の持ち出しも可能です。さらに、サイバー攻撃による情報漏えいや改ざんなどにも注意しなければなりません。

今回の改正では各種の緩和措置があり、電子取引では紙保存が廃止になったため、電子化を推し進めたい企業も多いことでしょう。しかしその前に、電子データを適切に管理、運用できる体制を整えることが必要です。

改正電子帳簿保存法において企業が準備すべきこととは？

既存の業務フローを改めて見直すことが重要です。改善すべき業務や違法状態にある業務を洗い出した上で、電子保存する対象書類を選定し、それに適したシステムを整備することが必要になります。

効率的な準備方法は、改正電子帳簿保存法に準拠した経理システムを導入することです。取引情報の検索・閲覧、電子取引の保存要件等に沿った電子保存は、システムを導入するだけで確実に実現できます。また、書類の作成機能や承認機能等が付いているシステムであれば、人的ミスの予防やセキュリティ強化も図れます。

改正電子帳簿保存法に対応するなら「MakeLeaps」

改正電子帳簿保存法では電子取引の紙保存が廃止され、要件に沿った電子保存が必要になりました。メールやクラウドサービスで請求書を送付する電子取引が増えてきているだけに、電子帳簿保存法に準拠したシステムの導入が不可欠です。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しています。以下で、「MakeLeaps」の機能について解説します。