納品書も電子化できる！電子化のメリットと注意点、導入方法を紹介

納品書は電子化できる？守るべきルール

納品書の電子化を進める前に、守るべきルールを把握しておきましょう。電子化は可能なのか、必要な申請について解説します。

納品書の電子化は可能？

結論からいうと、納品書の電子化は可能です。税務にかかわる帳簿書類は、基本的に紙での保存が義務付けられています。

しかし、一定の要件を満たした上で帳簿や書類関係の電子化を認める「電子帳簿保存法」により、従来、紙での保存が基本だった納品書も、データ保存が可能になったのです。

ただし、電子化するには法律が定める要件に沿った対応が必要です。続いて紹介する、守るべきルールをしっかり把握した上で、導入するようにしましょう。

守るべきルールとは？事前に税務署への申請が必要

帳簿書類の電子化を行う場合、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」について理解しておく必要があります。

e-文書法とは、従来、紙ベースでの保存が義務付けられていた書類を電子データで保存できるように定めた法律です。納品書など、保存義務のあるすべての書類が対象となります。

また、電子帳簿保存法は、税務関係の書類を電子データで保存することを認める法律です。e-文書法とは、保存対象となる文書の範囲が異なります。電子帳簿保存法は国税庁が管轄する国税関係帳簿書類に限られますが、e-文書法は法定保存文書全般が対象となります。

電子帳簿保存法は時代の変化とともに度々改正されてきましたが、2022年1月にも、保存要件の緩和や厳罰化など、新たな改正電子帳簿保存法が施行されました。

納品書を電子化する4つのメリット

電子化の導入を迷っている場合は、電子化するメリットをチェックしてみてください。

コスト削減

紙ベースでの保存は、コストがかかりやすいものです。例えば、送られてきたデータを紙に印刷する会社では、用紙やインク、プリンターの維持費などがかかります。また、保存する際には、書類を格納するキャビネット、キャビネットを設置するスペースの確保なども必要です。

電子化にすることで、クラウド上で管理できるので、これらのコストを削減できます。納品書の発行件数が多いほど、大きなコスト削減につながるでしょう。

業務効率化につながる

紙ベースの情報をデータベース化し、一元管理できるようになれば、データ連携や情報共有が可能となります。必要な情報を必要な時に確認できるので、業務効率化につながります。

また、納品書を紙ベースで発行する際は、作成した納品書を印刷し、封入したものを投函する、という手間が生じるものです。電子化（書類の電子送付）は、このような手作業を省けるので、事務作業にかかる時間を削減できます。人員不足に悩む会社ほど、メリットは大きいといえるでしょう。

書類を探しやすくなる

紙ベースの場合、普段使うフロアとは別に、資料室や倉庫などでまとめて保存することも多いでしょう。書類が必要になるたびに保存場所へ行き、キャビネットを探して書類を見つけ出すという手間が生じます。これだけで10〜30分はかかってしまうでしょう。

電子化すれば書類はクラウド上で管理されているので、検索機能を使えば、必要な書類を簡単に見つけられます。過去の納品書が必要になったときも、すぐに見つけられるでしょう。

書類の紛失・劣化を防げる

紙の書類は、経年劣化により変色したり破れたりするおそれがあります。納品書の保存期間は最低でも5年となっているので、その間に劣化する可能性は十分にあるでしょう。ただ保存すればよいのではなく、保存状態にも気を付けなければいけません。

また、担当者が変わり、しっかり引き継ぎが行われていないと、どこに保存されているのかわからなくなる可能性もあります。電子化すれば、クラウド上に書類を保存したり、検索機能などを使うこともできるので、このようなトラブルを未然に防げます。

電子化する上での注意点

ここで、書類を電子化する前に把握しておくべき注意点を解説します。電子化のデメリットになる部分でもあるので、しっかり押さえておきましょう。

システム障害により閲覧できなくなることもある

電子化した納品書は、サーバーやクラウド上に保存されるので、ネットワーク環境が不安定になれば閲覧できなくなります。必要な時にデータを確認できなければ、最悪の場合、取引先に迷惑をかけてしまい、信頼を失うでしょう。会社にとっては、大きなリスクとなります。

安定したネットワーク環境を整えること、データのバックアップ保存などの対策が必要になるでしょう。

電子化に抵抗を感じる社員もいる

パソコンが苦手な社員にとって、新しいシステムの導入は抵抗を感じやすいものです。また長年、紙ベースで納品書を管理してきたベテラン社員ほど、変化に敏感になる可能性があります。

書類の電子化を進める際は、社員がシステムをしっかり理解できるよう、電子化について研修を行うとよいでしょう。スキルが追いつかないと、業務効率化を図るどころか、かえって業務の負担となることもあります。パソコンが苦手な社員には個別で指導するなど、担当者が使いこなせるように環境を整えることが大切です。

電子化を効果的にするための3つのポイント

ここでは、電子化を効果的にするためのポイントを紹介します。導入する際の参考にしてください。

ポイント①電子化する目的を明確にし、周知する

はじめに、電子化する目的を明確にしましょう。目的が分からないまま進めてしまうと、社員は「わざわざ導入する必要があるのか」という疑問を抱いてしまいます。電子化に向けた研修にも積極的になれず、困惑させてしまう可能性もあります。関係者が同じ方向を向いて電子化を進められるよう、目的を周知し、共有することが大切です。

また、電子化する目的によっては、文書の管理方法が異なります。効果的な電子化を実現するためにも、目的の明確化は必須です。

ポイント②電子化する書類を選定する

すべての書類を一気に電子化しようとすると、コストや業務負荷が大きくなる可能性があります。一気に変えるというよりは、徐々に変えていくようにしましょう。

まずは電子化する書類を選定します。同時に、後から見返す必要がない不要なデータがある場合は、廃棄することで整理しやすくなります。どの書類から電子化するべきか、優先順位を付けておくと、スムーズに効果的な電子化を進めることができるでしょう。

ポイント③電子化の保存方法・運用ルールを決める

どのように保存するべきか、保存場所やファイル名などルールを決めておきましょう。ルールがないと、クラウド上のどこに何というファイル名で保存されているのかわからなくなります。これでは、業務負担が減るどころか、探すのに時間がかかってしまいます。

また、ファイルサーバーは容量に上限があるので、保存期間が過ぎたものは廃棄しないといけません。あらかじめ廃棄ルールについても、決めておくとよいでしょう。

納品書を電子化する方法とは？

納品書を電子化する方法を紹介します。導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

自社で行う場合

データをスキャンできる設備が整っている場合、自社で行うことも可能です。社員に任せられるので、追加の費用がかからず、低コストで実現できます。

しかし、設備が整っていない場合は、スキャナを購入しなければいけません。また、電子化の作業を行える社員がいなければ、自社で行うのは難しいでしょう。たとえ、設備が整っているうえに知識のある社員がいたとしても、他の業務を抱えながらの作業は大きな負担となりやすく、予定通りに進まない可能性もあります。

外部委託する場合

書類の電子化作業を専門に行っている業者に委託する方法もあります。外部委託するメリットは、プロに依頼できるので、使いやすい形でデータ化できること、自社で行う手間が省けることが挙げられます。

ただし、コストがかかる点はデメリットです。データ化する範囲や元データの管理状況によって、想定以上の料金が発生する場合もあります。外部委託する場合は、予算を立てたうえで検討するようにしましょう。

ツールを導入する場合

書類を電子化するには、電子帳簿保存法で定められた要件に対応する必要があります。電子帳簿保存法では、書類の電子データを保存する際、「真実性の確保」「可視性の確保」を満たす必要があるとされています。

また、2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行され、電子化の導入ハードルが下がるような要件緩和があった一方で、要件を満たさない電子化を行った際の罰則についても新たなルールが定められました。基本となる保存要件はもちろんのこと、最新の改正内容も正しく理解し、法律の定める要件に沿った電子保存を行いましょう。