入金通知書とは、自社請求に対して入金が確認された際に通知状として送る書類のことです。
入金通知書を送るにあたり、次のようなことが大切です。

  • 事務的なことを、早く、正確に伝えるための文書であるので、必要な項目を整理して曖昧な表現を使わず、簡潔でわかりやすい文面を心がけましょう。
  • 簡潔ではありますが、丁寧さも必要です。
  • 箇条書きや段落分けを行い、読みやすい文章になるよう工夫しましょう。
  • 送る前に必ず読み直し、文法や綴りの間違いをはじめ、不愉快な思いをさせる表現や、誤解を招く表現が含まれていないか等をチェックしましょう。

 

以下、記載例です。
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平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。

さて、○○月○○日付けにてご請求申し上げました商品○○○○の代金○○○○円につきましては、

○○月○○日さっそくお振込みいただきましてありがとうございました。

つきましては、本日、領収書を郵送いたしましたのでご査収くださいますようお願い申し上げます。

なお、今後ともいっそうのお引き立てのほどを宜しくお願い申し上げます。

まずはご通知かたがた御礼申し上げます。

ご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお問い合わせ下さい。
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