英語での「発注書」の書き方をサンプルで解説！メールの例文も

英語で発注書は「purchase order」。
PO、P/Oと略されることも

「発注書」はビジネス英語で「purchase order」といいます。
purchaseには「購入」、orderには「注文」という意味があり、それぞれの頭文字を取って「PO」「P/O」と略されることもあります。

特に、「発注を依頼する書類やフォーマット自体」であることを強調したい場合は、「order sheet」という表現もあります。

英語での発注書の書き方は？
サンプルとメールの例文を解説

ここからは実際に、英語での発注書や送付メールの書き方を解説していきます。

英語の発注書の書き方をサンプルで解説

基本的な発注書の書き方は、英語でも日本語でも項目はそれほど変わりません。

そのため、日本語で作成した発注書を英訳したものを使用することも可能です。

日本語での発注書の書き方を詳しく確認したい方は「そもそも請書とは？読み方・意味・書き方を解説」を参考にしてください。

ただし、外国との取引では、貿易条件や支払方法、保険負担などについて事前に確認し、必要なら発注書に項目を設けるか備考欄に記載します。

貿易条件とは、外国との商業取引において、商品の毀損など危険負担や、運送の費用負担をどちらが負うか決めるものです。
船舶やコンテナなど輸送方法によって異なりますが、たとえば船舶用の貿易条件には次のものがあります。

・FAS（Free Alongside Ship）：船側渡
・FOB（Free On Board）：本船渡
・CFR（Cost and Freight）：運賃込
・CIF（Cost, Insurance and Freight）：運賃保険料込

FASは船積港で本船の横、FOBは本船の船上に商品を置いた時点で、売主の危険負担・費用負担が完了します。
CFRとCIFはFOBと同じ危険負担ですが、CFRは仕向港までの運賃のみ、CIFは仕向港までの運賃に加えて保険料も売主が費用負担するものです。
このように、貿易にかかる費用をどちらが負担するか、交渉して取り決めます。

支払条件は、多くの場合、売買契約書に記載された条件を適用します。
よく使われるのが「net 30days」「NET 30」です。

netとは「正味の」という意味で、ここでは「売上から前回の支払分などを引いた正味の金額を30日以内に支払う」ことを指します。また、振込先や銀行名、L/C（信用状）などを記載する場合もあります。

保険の負担先については、売主と買主のどちらが負担するかについて、「Covered by seller(buyer)」などと記載します。

英語の発注書に必要とされる基本的な項目は次の通りです。

Title タイトル
Date 発注書発行日
PO Number 発注書発行番号
Company Information 自社情報
Customer Information 取引先情報
Description 発注明細
Delivery Date 納入日
Shipping Terms 貿易条件
Payment Terms 支払条件
Insurance 保険の負担先

請求先（Bill to）、配送先（Ship to）が同じなら、「Bill/Ship to」とひとつにまとめることも可能です。
取引先の担当者名を記載するなら「Attn:Mr.〜」という書き方もあります。

6の発注明細は、品名や型番、数量や単価、各計金額などを書き、発注合計金額を記載します。
なお、サインをする際は、英語の発注書では自筆で署名をするのが一般的です。

ビジネス英語での発注書送付メールの書き方とは？

ここからは、発注書を送付するビジネス英語メールの書き方を、例文と日本語訳で解説します。

①件名
Title:Purchase Order #0001234
件名：発注書0001234番

②見積へのお礼
Dear Mr.Johnson,
Thank you for your quotation.
ジョンソン様
お見積りをいただき、ありがとうございます。

③発注書を電子ファイルで添付している旨を明記
Please find attached our purchase order #0001234 as a PDF file.
発注書0001234番を添付いたしましたので、ご確認をお願いします。

④重要な事項の確認
We would like to remind you that the products must be delivered before September 20.
9月20日までに納品いただくようお願いいたします。

⑤結び
Please let us know if you have any questions.
Best regards,
Jiro Yamada
ご質問がございましたらご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

①件名

英文に限らずビジネスメールでは、何についての連絡か相手にすぐ伝わるように書く必要があります。
発注書を送付するときは、件名に、発注書の番号や、何の取引についての注文かを明記しましょう。

Purchase Order #（番号）
Order for （商品名や注文番号など）

②見積へのお礼

事前に見積書をもらっている場合は、それに対するお礼を述べると好印象を与えられます。

Thank you for your quotation of （日付） for （商品名や注文番号など）.

③発注書を電子ファイルで添付している旨を明記

メールに電子ファイルを添付していることを伝えるには、次の例文を使うと便利です。

Please find attached （添付ファイルの内容）

attached file（添付ファイル）が最も一般的です。
attached PDF file（添付のPDFファイル）やattached image（添付画像）などのように使います。

④重要な事項の確認

期日や納品・支払方法などの重要な事項は、発注書内だけではなくメール本文でも確認しておきましょう。上記の例文のほかにも、次のような表現が用いられます。

Please let me know the delivery date.
納入日をご連絡ください。
Please deliver the products to （場所）
商品は〜にお送りください。
Charges should be made to our regular account.
請求は弊社における通常時の取引口座でお願いします。

⑤結び

質問事項や取引先のお礼を添え、「Best regard,」などの一般的な結びの句を記載します。

そのほか、次のフレーズを押さえておくと、発注書に関する交渉に活用できます。

発注書を添付するのではなく、
直接メール本文に注文内容を列挙したいとき

We would like to order your products as follows:
Item: No.01234
Quantity: 20
Unit Price: $1,000

以下の商品を注文します。
製品名：No.01234 数量：20個単価：1,000ドル

発注後に納入日などを変更したいとき

①Would it be possible to move the delivery date forward from September 30th to September 20th?
納入日を9月30日から9月20日に変更していただくことは可能ですか？

②We would like to change the quantity of No.01234 from 20 to 50.
No.01234の数量を20から50に変更したいです。

③Please could you send us a revised quotation?
再見積もりをいただけますか？

発注書の作成や送付に使う英語表現では、ケースに応じてフレーズを組み合わせれば、文面の作成に時間はかかりません。

この記事を参考に、海外との取引を進めましょう。