なぜ保存しなければならないのか

請求書・見積書・納品書等のことを証憑(しょうひょう)書類と言います。証憑書類は一定期間は保存しておかなければならないということがよく言われています。大量に保存するとなると保管する場所が必要となりますので、事業者の頭を悩ますことのひとつです。

商売を始めるとどうしても請求書・見積書・納品書等の証憑書類がたくさん出てきます。しかし、これらは所得税法・法人税法で保存期間が定められていますので、確定申告が終わったからといって前年度の証憑書類を廃棄してはいけません。

保存期間について

請求書・見積書・納品書等の証憑書の保存期間については、会社の場合と個人事業者の場合とでは若干の違いがあります。

  • 会社の保存期間

会社の請求書・見積書・納品書等の証憑書類は、原則として、7年間の保存が法律で義務づけられています。7年間の保存期間というのは、その決算期の申告期限を起算点としてカウントします。請求書などの日付ではなく、決算期の単位で7年間ということです。

例えば、決算期が24年3月期であれば、平成24年5月31日が申告期限になりますので、平成31年5月31日まで保存しなければなりません。平成23年4月1日から平成24年3月31日までの全ての請求書・見積書・納品書等の証憑書類が保存の対象となります。

この期間を過ぎれば、証ひょう書類はを廃棄処分しても特に問題ありません。

  • 個人事業者の保存期間

個人事業者の場合は、請求書・見積書・納品書等の証憑書類は5年間保存しなければなりません。たとえば、平成24年分の証憑書類は、平成29年3月15日まで保存することになります。

個人事業者の場合、会社の場合よりも証憑書類の保存期間が若干短いのですが、帳簿の保存期間は会社と同じ7年間です。誤って廃棄してしまわないためにも、できるだけすべて7年間は保存しておく方がいいでしょう。

万が一税務調査に入られてしまった場合に、証憑書類を廃棄してしまったことが発覚すると青色申告を取り消されます。特別控除額が認められなくなるだけでなく、さらに再計算されて税金を請求されてしまいます。

詳細は、国税庁ホームページ「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」をご参照ください。