請求書につける挨拶文・送り状・送付状

ビジネスマナーとしては、何か書類を送付する場合には挨拶文・送り状・送付状を添付文書・添付書類として送ります。請求書は頻繁に送付するため、毎回作成するあるいは手書きで書くというのは効率が悪く、スムーズに業務を行うことができません。そこで、事前にフォーマットを作成しておくと時間が短縮できて非常に便利です。これは請求書以外の書類を送付する場合にも同様のことがいえます。
請求書の送付状(請求書の送付案内状)の記載内容としては、以下のとおりです。

  • 宛名

請求書を送付する顧客の名称を省略せずに記載します。

  • 日付

作成日または投函日を記載します。

  • 差出人情報
  1. 会社名(個人授業主の場合は屋号あるいは個人名)
  2. 住所、電話番号
  3. 担当部署名
  4. 担当者名(個人事業主の場合は個人名)
  5. 会社の角印を押印(個人事業主の場合は屋号の角印あるいは個人の印鑑)
  • タイトル

通常は「書類送付のご案内」と記載します。

  • 挨拶文

送付状には、かならず挨拶文を入れるようにします。手紙文ではないので、時候の挨拶ではなくて、ビジネス文書の場合には頭語と結語を使用します。「謹啓」で始まり「敬具」で終わるパターンや、「拝啓」で始まり「敬具」で終わるパターンが一般的です。

  • 添付書類

請求書の明細など添付書類がある場合には、その名称と通数を記載します。

  • 備考欄

何か補足して説明するこがあれば、この欄に記載します。請求書の場合には振込先口座や名義を記載することが多いのですが、できれば定型文を入れておくといいでしょう。

送付状を作成する手間をかけたくないのであれば、インターネットで検索すると送付状のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトがあります。また、ビジネス文書作成ソフトを利用するという方法もあります。

請求書の送付状___MakeLeaps

※上記の画像をクリックすると、送付状のワードテンプレートをダウンロードすることができます。

セロ窓付き封筒について

普通の定型封筒ではなくセロ窓付き封筒で請求書を郵送する場合には、セロ窓のところに宛先住所がくるように作成しなくてはなりません。請求書のフォーマットの宛先住所してもいいのですが、送り状のフォーマットをうまく調整する方が簡単です。

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請求書と送付状をオンラインで作成

エクセルやワードで雛形をコピーして請求書や送付状を作成すると、顧客情報や合計金額にミスや漏れが発生し、お客様に多大な迷惑をかけてしまうといった悩みを持つ企業は沢山あります。MakeLeapsのようなオンライン請求書作成ツールで書類を作成すると、税計算や合計金額の計算などを自動化し、更に顧客情報も簡単に管理できます。

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