なぜ名刺管理をするのか?

名刺
企業などに勤務しているビジネスマンは取引先への挨拶を始めとする取引先担当者や上司など様々な場面で、名刺交換は必要不可欠な業務のひとつです。そして勤続年数が増えるにつれて交換する名刺の数も増加し、中には数百枚から千枚以上の持つ人もいます。それだけ膨大な数までになると、管理を始めなければ手に負えなくなってしまします。


管理の方法

従来の名刺の管理は、ボックス型・ファイル型に分けられます。ボックス型は名刺サイズの箱に名刺を保管するという方法です。ファイル型は、名刺をクリアファイル等に入れて管理をする方法です。ファイル型もそうですが、ボックス型は特に名刺の数が増えれば増えるほど、管理がとても大変になってきます。
現在の主流になりつつあるのが、クラウドをはじめとするデータ型の管理方法です。パソコンやスマートフォンに名刺のデータを保存することで名刺を管理することができます。最近ではスマートフォンで名刺管理できるアプリケーションが登場し、より簡単に名刺を管理することができます。さらにデータ化した名刺にタグをつけることによって、さらに容易に名刺を管理することができます。


名刺管理の注意点

(1)管理をする時間を設ける。

名刺をいただいてからできるだけ早く整理しないと、後々溜まった名刺を整理することが大変になってしまいます。

(2)名刺のまとめ方を工夫する。

氏名順・会社名順で名刺を整理することはご存知の通りですが、例えば日付も加えることでより分かりやすく整理することができます。


クラウドを利用した名刺管理アプリ

Eight
eight

Evernote Hello
evernote hello

スマート名刺管理
スマート名刺管理
※名刺交換については、こちら