ビジネスメールの例文について

今やビジネスにおいてメールを使用するのは当たり前になりました。ビジネスのために使用するメールには、ビジネス文書とは異なる定型のフォーマットがあります。

【ビジネスメールの定型フォーマット】

ビジネスメール

・宛先

ビジネスメールの場合は、本文中にも宛先は記載します。会社名や肩書きも記載します。

・書き出し

取引先の場合は、「いつもお世話になっております。」と書き出します。ビジネス文書と同様に「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」という改まった表現でもかまいません。

・名乗り

自分がだれであるかを名乗ります。会社名や肩書き、個人事業主の場合は屋号と氏名を記載します。

・本文(用件)

ビジネスメールでは簡潔でわかりやすく書きます。また、数行で区切って空白を入れるようにして、相手に読みやすくしておきます。

・結び

取引相手の場合でしたら「何卒よろしくお願い申し上げます。」などが結びとしてよく使用されます。

・署名

特に何を記載しなくてはいけないという決まりはありませんが、通常は次のような署名として記載します。

①会社名および部署名(個人事業主の場合は屋号)

②氏名

③メールアドレス

④郵便番号および住所

⑤電話番号およびファックス番号

⑥自社ホームページのURL


催促文について

催促

催促文とは、支払いを催促するために出す書状のことです。ビジネス文書の一つであり、支払い督促状ともいわれています。ビジネスにおいては、顧客や取引先が請求してもなかなか支払ってくれない場合があります。そのような場合には、催促文を送付することになります。

【催促文の記載内容】

・宛先

会社の場合は、会社名を省略せずに記載します。

・発行日または提出日

催促文の作成日または提出日の年月日を記載します。

・差出人および担当者

会社名(個人授業主の場合は屋号あるいは個人名)、担当者名を記載します。

・タイトル

なるべく「催促状」という表現は使用しないで、穏便な印象を与えるタイトルにします。へりくだったお願いするような印象を与えるタイトルが望ましいです。

・文章の内容

感情的な表現は極力避けて、冷静で穏やかな表現を心掛けます。相手の事情を理解を示すような文章で、へりくだってお願いするように催促するようにしましょう。

・催促の内容

いつのどの取引についての催促なのかを記載します。催促している金額や支払い期限についても明らかにします。

・振込先

振込先を記載しておけば、催促文を見ただけで問い合わせの連絡をしなくても振り込んでもらえます。

・入れ違い入金のお詫び

催促文が先方に届くよりも早く入金され場合を想定して、お詫びの一文を入れておきます。


お願い状について

お願い状とは、相手に何らかの頼みごとを書いて送る手紙のことです。会社の外部に対して出すビジネス文書として使用されることがあります。

【お願い状の記載内容】

・宛先

・作成日または発送日

・差出人および担当者

・タイトル

「○○○○のお願い」とします。

・文章の内容

「拝啓」で始まり「敬具」で終わります。

お願いをするにいたった経緯と、お願いの内容を記載します。


支払いの遅延がある場合

取引先の支払いが遅れるということはよくあることです。そんなときに感情的な対応して強い態度で連絡したり、督促するような文書を送付するというのは得策ではありません。先方の事情に対する配慮をしながら、支払ってもらえるように穏便にお願いするようにしましょう。ただし、売掛金を支払ってもらえないとこちらも困りますので、電話やメール・文書でやりとりをする場合でも、必ずいつ支払ってもらえるかを確認するようにしましょう。先方に支払う意志があれば返答してくれますし、先方にとって無理の無い期日を伝えてくるのでスムーズに回収できることが多いのです。