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SFA(営業支援システム)導入のメリットとおすすめツールを紹介

顧客情報や商談の進捗状況は、企業が営業活動をする上で重要であり、営業活動の指針を決めるためのデータにもなります。 そのデータを効率よく活かし、営業活動を着実にサポートするためにSFA(営業支援システム)を活用する企業が増えています。

顧客情報や商談の進捗状況は、企業が営業活動をする上で重要であり、営業活動の指針を決めるためのデータにもなります。

そのデータを効率よく活かし、営業活動を着実にサポートするためにSFA(営業支援システム)を活用する企業が増えています。

本稿では、SFAのメリットと導入にあたってチェックすべきポイント、おすすめのSFAについてご紹介します。

SFA(営業支援システム)とは

SFAは、Sales Force Automationの略で、企業の営業部門が効率よく業務を進めるための支援システムとして開発されました。

これまでの営業活動は、営業担当個人に紐づく行動によって行われていたため、属人的になりがちでした。SFAはこの課題を解決し、営業活動を営業部門としてチームで行い、効率よく顧客との関係性を構築するためのシステムとして設計されています。

CRM(顧客関係管理システム)との違い

SFAとよく似た機能を持つシステムとしてCRM(Customer Relationship Management、顧客関係管理システム)が挙げられます。CRMは営業活動だけでなく、受注前の顧客に対する情報提供や受注後のアフターフォローといった、顧客との関係において発生する業務全体を管理するシステムです。

SFAとCRMは機能が重複する領域もありますが、SFAは特に新規開拓や案件受注の営業活動に特化したシステム、CRMはマーケティング部門やアフターサービス部門なども含め、顧客と接点をもつ全部署が対象のシステムと言えます。

SFAの主な機能と導入のメリット

SFAには通常、以下の機能が搭載されています。

顧客管理機能

企業名、担当者の名前、役職などの顧客情報を保存・管理し、必要なタイミングでデータを引き出します。SFAを使わない場合は、例えばExcelなどの表計算ソフトで管理することが一般的でしょう。しかしExcelの場合、大量のデータを複数人が同時に取り出すことや、編集することには不向きです。また社外からアクセスして顧客情報を閲覧したり、更新したりすることも、セキュリティの面から避けるべきでしょう。一方、SFAは24時間体制で管理されるWebシステムのため、こうした課題が解消されます。

商談・案件管理機能

顧客との商談内容を保存し、受注すれば案件として登録する機能です。Excelなどで顧客情報と商談・案件情報を紐付けて管理すると、進捗を反映させる際にも手間がかかりますが、SFAを導入していれば、Webシステムのデータベース上で容易に情報の連携ができます。これをリレーショナルと言います。

またSFAでは顧客企業や部門ごとに商談・案件の情報が蓄積されるので、見込み受注額や件数を可視化しやすく、例えば受注が多く発生している企業には営業担当者を増やすなど、リアルタイムでフォローすることが可能になります。

行動管理機能

発生した商談に関して、いつどこで誰と商談を行ったか、電話やメールのやり取りとその内容などの行動履歴を残し、営業部内で情報共有する機能です。

一般に、営業活動は顧客との接触回数や接触時間が増えるほど受注の確度が高まると言われています。商談(訪問来客・メール・電話)を逐次記録することによって、商談回数の多い顧客とそうでない顧客が可視化され、接触回数の少ない顧客に対してアプローチを増加させるなどのフォローが可能となります。

また商談内容(引き合いの背景、発注内容、想定予算、希望納期など)を保存することによって、営業チーム全体で情報を共有することが可能となり、引継ぎなどが容易になります。

予実管理機能

受注に至った商談と売上金額から、その月や四半期、年ごとの売上目標に対する予実(予算と実績)を管理する機能です。営業部門のマネージャーや経営者のための機能と言えるでしょう。

SFAの予実管理機能は速報性に優れているため、予算達成のために必要な受注額をリアルタイムで確認でき、足りない受注額を補うための対策をすぐに講じることが可能です。

この際、アプローチする顧客の選定などの営業戦略を速やかに練る必要がありますが、SFAの顧客管理機能と行動管理機能を連動させることによって、接触のなかった顧客に絞ってアプローチするなどの具体的な打ち手が明確になるというメリットもあります。

報告機能

活動内容を提出、保存する機能で、日報や週報に相当します。営業担当者が営業活動を行動管理に入力すると、行動記録として蓄積され、上司や部署内にメール発信されます。

SFAが導入されていれば、商談後にスマートフォンなどですぐに業務報告をできます。日報も自動的に送られるため、直帰の際も便利です。SFAの機能により、営業部門の働き方改革にも繋がるでしょう。

このように、SFAは企業の営業部門に必要な機能が揃うシステムです。これらの機能を活用することによって、営業部門の業務効率化が可能となります。

SFA導入の際のチェックポイント

SFAを導入するにあたり、比較するべきポイントをまとめました。

クラウドで利用できるか

古くからあるSFAは、オンプレミス型という、社内のサーバーにインストールする形式の場合があります。しかし現代のSFAの多くはSaaS(Software as a Service、インターネットを介して利用するソフトウェア)形式で、クラウド上で利用します。

一般には、クラウド型のSFAの方が導入費用も比較的安価で、保守メンテナンスやシステムのアップデート費用も利用料金に含まれていておすすめです。

SFAの機能が経営課題を解決できるか

SFA導入の際に大事なのは、SFAの提供する機能が、自社の営業課題を解決できるかどうかです。そのためにはツールありきではなく、まず自社の営業部門が抱えている課題を明らかにする必要があります。その上で最も相応しいSAFを選定することが大切です。

SFAの機能を自社の要件に合わせてカスタマイズできるか

例えば、自社の顧客管理データに顧客担当者の性別を記録したいというニーズに対して、導入を検討中のSFAにその情報を保存する機能がなかったとしても、カスタマイズサービスによって調整できることがあります。導入を検討しているサービスの提供企業に確認を取ると良いでしょう。

無料プラン・無料トライアルがあるか

本格的な導入前にトライアル運用し、運用上問題がないかチェックすることが望ましいです。無料プラン・無料トライアルがある場合は、ぜひ活用することをおすすめします。

他の業務システムと連携できるか

SFAは営業部門のための業務システムですが、製造部門は生産管理システム、経理部門は経理システムなど、SFA以外に何らかの業務システムを導入済ということもあるでしょう。この場合、他のシステムとの連携が可能かどうかを比較することもポイントです。

複数のシステムを連携させるには、APIという外部との連携のための機能が必要ですが、そのAPIが用意されているかどうかも、ツール選定の上で重要な項目となります。

おすすめSFA(営業支援システム)紹介

それでは、日本の企業によく導入されているSFAをご紹介しましょう。

Salesforce(セールスフォース)

(画像出典元:Salesforce公式サイト

Salesforceは、米セールスフォース・ドットコム社が開発し提供しているSFAです。SFAの分野では老舗ブランドであり、実績のあるサービスです。

当初は大企業向けのSFAでしたが、現在は中小企業向けのサービスもあり、事業規模に関わらず利用できます。

以下のページでセールスフォースについて詳しく解説しています。

セールスフォース の基本的な使い方

Hubspot(ハブスポット)

(画像出典元:Hubspot公式サイト

Hubspotは、もともとMA(マーケティングオートメーション)ツールですが、SFAの機能も充実しており、営業支援ツールしても利用できるサービスです。

Hubspotには顧客ステージングという機能があり、商談が購入フェーズのどの段階にあるかを可視化する機能があります。ITツールに慣れ親しみがない人でも、使いやすいツールとして評価されています。

Sansan

(画像出典元:Sanasan公式サイト

Sansanは、Sansan株式会社が提供する名刺管理のクラウドツールです。SFA機能が搭載されていて、名刺管理と密接に連動することが大きな特長です。例えば、名刺情報と商談情報を社内でリアルタイムに共有することなどができます。

名刺交換を商談につなげることが多い企業にマッチするSFAと言えるでしょう。

kintone(キントーン)

(画像出典元:kintone公式サイト

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するサービスです。kintone自体がSFAとして提供されているわけではありませんが、アプリと呼ばれる複数のサービスを連携して利用することにより、SFAとしても利用できます。

SFA向けアプリとして、商品見積書パック、顧客リスト、案件管理、日報、アンケート、ワークフローなどのサービスがあります。

また、kintoneにはAPIサービスがあり、JavaScriptベースで開発が行えます。提供されるAPI自体のポテンシャルも高く、幅広い連携が可能です。

Senses(センシーズ)

(画像出典元:Sense公式サイト

Senses(センシーズ)は、株式会社マツリカが提供するSFAです。公式サイトの事例データによると、社員数50名程度の規模が利用ゾーンとなっています。B2B or B2C、新規営業または既存営業どちらにも対応できる幅の広いSFAといえます。

比較的後発のSFAであるため、SFAの利用障壁はある程度取り払われており、SFAを初めて利用する人にとっても分かりやすく設計されています。

Zoho CRM

(画像出典元:Zoho公式サイト

Zoho CRMは、インドのZoho社の提供するSFAです。様々な機能において自動化されており、例えば、名刺交換後の挨拶メールの自動送信、案件担当者の自動アサイン、タスク期限の自動アラートなどが搭載されています。

その他にも多数の営業フォロー機能があり、他社と遜色のない機能が揃っています。

ちきゅう

(画像出典元:ちきゅう公式サイト

ちきゅうは、株式会社ジーニーが提供するSaaS型のSFAです。大きな特長として、カンバン方式機能があります。カンバン方式とは、トヨタの生産方式を起源とするシステムで、各案件のフェーズをひとつのフォーマットに保存して共有、管理できる機能のことです。

ちきゅうのカンバン方式は、ITに馴染みのない方でも理解しやすく、SFAの導入をためらっている企業でもハードルが低いかもしれません。

まとめ

以上のように、SFAにはさまざまなサービスが存在します。最後に、ご紹介したおすすめのSFAの特長をまとめました。

ぜひ、自社に相応しいSFAを導入し、効率的で顧客満足度の高い営業活動を実現してください。

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