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プロジェクト管理ツールを選ぶポイントとおすすめをご紹介

自社でプロジェクトを起ち上げる場合、目的やタスク、担当とその進捗を常に確認し、必要であれば微調整を加える作業は必要不可欠なプロセスです。 これらの作業は従来、紙媒体を前提にしていたため煩雑で時間と労力がかかりましたが、現代ではプロジェクト管理ツールが数多く提供されており、時間とコストを抑えてプロジェクトの進行管理を効率的にできるようになっています。

自社でプロジェクトを起ち上げる場合、目的やタスク、担当とその進捗を常に確認し、必要であれば微調整を加える作業は必要不可欠なプロセスです。

これらの作業は従来、紙媒体を前提にしていたため煩雑で時間と労力がかかりましたが、現代ではプロジェクト管理ツールが数多く提供されており、時間とコストを抑えてプロジェクトの進行管理を効率的にできるようになっています。

本稿では、プロジェクト管理ツールの基本的な機能と、おすすめのプロジェクト管理ツールを紹介します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、文字通り、企業活動におけるさまざまなプロジェクトを遂行するためのツールです。この場合のプロジェクトとは、長期的なスケジュールで多くのチームメンバーが関わる、比較的大規模な計画のことを指します。

プロジェクトを進めるにあたって、まず目標を設定し、必要なタスクをとりまとめ、それらの担当者を決め、期限を設けて進捗を確認する必要があります。また、プロジェクトに関わるチームメンバー同士の情報共有など、円滑なコミュニケーションも欠かせません。

プロジェクト管理ツールでは、これらを一元管理しプロジェクトの進行をサポートします。また、方針転換や設定目標の再定義をした場合に、チームメンバーが機敏に対応する際にもプロジェクト管理ツールは有効に機能します。

導入のメリット

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは、タスク管理や情報共有が円滑になることです。

通常、プロジェクトはいくつものタスクによって構成されています。タスクにはそれぞれ期限があり、さらに複数の担当者がいます。

パソコンやインターネットが普及する前は、プロジェクトの詳細を紙やホワイトボードなどに書いて管理していました。しかし、このアナログな方法では、情報共有やチームメンバー間の意思疎通などに漏れが生じて、予定通りにプロジェクトが進まないという事態に陥りがちです。

こうした課題を解決するのがプロジェクト管理ツールです。インターネットを利用してどこからでもアクセスでき、頻繁に更新される情報を共有しやすいため、チームとして円滑にプロジェクトを遂行できます。

基本的な機能

プロジェクト管理ツールには、通常、以下のような機能が備わっています。

なお、プロジェクト管理ツールによっては、これらの機能がすべて実装されていない場合もあり、一部有料で提供されているものもあります。

プロジェクト管理ツール比較のポイント

プロジェクト管理ツールを導入する際は、以下を比較してサービスを選ぶことをおすすめします。

必要なタスクに適した機能が搭載されているかどうかを確認する

プロジェクト管理ツールの導入にあたって、まず自社に必要な機能が用意されているかどうかを確認することが大切です。従って、ツールを選定する前に、まずは自社のプロジェクトのタスクを整理し、そのタスクの遂行に適した機能を有するツールを選ぶことが望ましいです。

無料プラン・無料トライアルを含めて価格をチェック

プロジェクト管理ツールは月額制で課金されるサービスも多いので、月間あるいは年間でかかる費用や、有料の追加機能がある場合に加算される費用などを確認すると良いでしょう。

そして、プロジェクト管理ツールによっては、無料プランや無料トライアルを提供していることがあります。料金を支払う前にツールの使いやすさなどを確認できるため、無料サービスを活用することもおすすめです。

それでは、上記のポイントを踏まえて、おすすめのプロジェクト管理ツールを見ていきましょう。

おすすめのプロジェクト管理ツール

Backlog(バックログ)

(画像引用元:Backlog

Backlogの主な機能

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する、日本のプロジェクト管理ツールです。Backlogとは「やり残した課題」という意味の英単語です。この名前が示すとおり、Backlogはタスク管理型のプロジェクト管理ツールで、タスクとユーザーの2軸によってプロジェクトを横断的に管理することができます。

また、Git/Subversionリポジトリ機能を備えるなど、単なるプロジェクト管理機能だけでなく、ソフトウェアやWeb開発の中央集権的なサービスとして利用されています。

ソフトウェア開発会社やウェブ制作会社など、比較的長期(数ヶ月から年単位)のプロジェクトを手掛ける企業に向いていると言えます。

AdFlow(アドフロウ)

(画像引用元:AdFlow

Adflowの主な機能

AdFlowは、株式会社クリエイターズマッチが提供する、デザイン制作会社向けのプロジェクト管理ツールです。自社内に制作部署を持たない企業でも、複数の外注先に対してクリエイティブのコントロールを柔軟に行えるよう開発されています。

特に、制作物を図案(ビジュアル)で管理すること必要がある広告業界やアパレル業界で利用されています。

Redmine(レッドマイン)

(画像引用元:Redmine.JP

Redmineの主な機能

Redmineは、オープンソース型のRuby製プロジェクト管理ツールです。オープンソースであるため、自社でサーバーを用意して利用します。自社のセキュリティポリシーの関係で、クラウド型サービスを利用できない場合などの選択肢として挙げられます。

なお、自前でサーバーを用意できないというユーザーのために、MyRedmineというサービスも用意されています。

Redmine自体、ソフトウェア開発を前提に設計されているため、多くのソフトウェア開発技術者に慣れ親しまれています。その一方で、基本設計がゼロ年代(2000年から2009年まで)になされたため、画面設計などに幾分古さが感じられます。

Wrike

(画像引用元:Wrike)

Wrikeの主な機能

Wrikeは、米Wrike社が提供するSaaS型のプロジェクト管理ツールです。GoogleやAirbnbでも利用されていることで有名です。

タスク管理、ガントチャート、ユーザー機能など基本的なプロジェクト管理ツールを備えつつ、複数プロジェクトを横断してタスクやガントチャートを閲覧するという、他のサービスではあまり見られない機能があります。クリエイティブ系の受託制作会社など、ひとりのユーザーが複数のプロジェクトを横断して担当する場合に便利です。

Jira(ジラ)

(画像引用元:Jira Software

Jira(ジラ)の主な機能

Jiraは、豪Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールです。もともとAttlassian社は、Git/MercurialリポジトリのBitbucketや、ドキュメント管理ツールのConfluenceなどを提供しており、Jiraはそれらのサービス群のひとつとして提供されています。

タスクベースで管理されますが、標準機能ではガントチャートが提供されておらず、どちらかといえばウォータフォール型(前工程を前提にして段階的にシステム開発する方式)のプロジェクトよりも、アジャイル開発(「すばやい」「俊敏な」の意。短い期間単位での開発工程を採用する方式)のプロジェクトに向いているプロジェクト管理ツールと言えます。

Asana(アサナ)

(画像引用元:Asana

Asanaの主な機能

Asanaは、もともとFacebook社の生産性向上のために立ち上げられたプロジェクト管理ツールです。そのためか、どことなくFacebookを思わせるUIが見受けられ、ITにあまり詳しくない人でも直感的に使用することができます。

AsanaにはPortfolioという機能があります。これは、複数のプロジェクトを横断的に進捗確認できる機能です。ガントチャートほどには詳細を確認することはできませんが、各プロジェクトの進捗率をチャートで確認できます。複数プロジェクトを常に抱える人にはおすすめです。

また、外部サービスとの連携によって、Asanaだけでは出来ない、より幅広いプロジェクト管理を行うことができます。例えばチャットサービスのSlackと連携させて、タスクの更新を通知したり、工数管理サービスのTogglと連携させて、タスクにかかった時間とコストを累計で算出することなどが可能です。

Taskworld(タスクワールド)

(画像引用元:Taskworld

Taskworldの主な機能

Taskworldは、タイのSynergia One社の社内向けシステムとして開発され、現在では一般向けに提供されているプロジェクト管理ツールです。

Taskworldならではの機能としては、メッセージ機能が挙げられます。他のサービスにも、タスクに対してコメントをつけるといったメッセージング機能はありますが、Taskworldはサービス内にSlackのようなチャンネル単位のチャットサービスを用意しています。

通常のプロジェクト管理ツールの場合、タスク以外のトピックでのチャットがしにくいですが、Taskworldはチャットサービスを包括しているので、チャットサービスの単体契約が不要とも言えるでしょう。

Trello(トレロ)

 (画像引用元:Trello

Trello(トレロ)の主な機能

Trelloは、Jiraと同じ豪アトラシアン社が提供するプロジェクト管理ツールです。使いやすいインターフェースによって多くのファンを獲得していますが、シンプルなゆえに、詳細情報は一覧画面ではほとんど表示されません。

プロジェクトを登録するBoardを10件まで無料で使用でき、少人数のチームや個人でのプロジェクト管理に適しています。

jooto(ジョートー

(画像引用元:jooto

jooto(ジョートー)の主な機能

jootoは、株式会社PR TIMESが提供するSaaS型のプロジェクト管理ツールです。基本的なプロジェクト管理ツールとしての機能は網羅しつつ、外部のユーザーをメールアドレスのみで招待できる上、閲覧できる情報や使用できる機能を制限する権限設定機能も備えるなど、外部の企業や個人とのやりとりを前提とした設計がなされています。

プロジェクト管理ツールによっては、ツール上のデータをエクスポートする機能を持つものもありますが、jootoの場合、独自のエクスポート形式ではなくCSV形式でのエクスポートを行います。そのため、他のさまざまなシステムやプログラム言語で扱うことが出来たり、エクセルで開いて加工することもできるため、広い範囲でデータを活用することが可能です。

まとめ

プロジェクト管理ツールの導入は、自社のプロジェクトをマネジメントするためにどのような機能が必要なのかを整理した上で選定することが大切です。

そこで、ここまでの情報を元に、ニーズごとにおすすめのプロジェクト管理ツールを以下にまとめました。

自社に適切なプロジェクト管理ツールを導入して、ぜひプロジェクトを成功に導いてください。

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