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ビジネスチャットツール導入のポイントとおすすめサービスを比較

現代のビジネスシーンにおいては、業務の効率化と生産性向上のために迅速かつ確実な情報共有が欠かせません。そのために、従来のメールに代わり積極的に利用されているのがビジネスチャットツールです。

現代のビジネスシーンにおいては、業務の効率化と生産性向上のために迅速かつ確実な情報共有が欠かせません。そのために、従来のメールに代わり積極的に利用されているのがビジネスチャットツールです。

この記事では、ビジネスチャットツールの機能やメリットについて解説しながら、おすすめのチャットツールをご紹介します。

ビジネスチャットツールとは

チャットは、コミュニケーションを簡潔明瞭かつスピーディーに行うツールですが、中でもビジネスチャットツールは、業務の効率化や生産性の向上を目的として利用されるビジネスツールです。

リモートワークが浸透しつつある現代においては、遠隔地にいるメンバーとのコミュニケーションをいかに円滑に行うかが課題ですが、ビジネスチャットツールはその解決方法として多くのビジネスシーンで利用されています。

ビジネスチャットツールの基本機能

一般に、ビジネスチャットツールは以下のような機能を搭載しています。

グループ機能

社内外のユーザーとグループを作成し、グループに登録しているユーザー間でチャットを行う機能です。グループは、部署・チーム単位や、案件、プロジェクトごとに作成します。また全社告知のために全社員が参加するグループを作ることも可能です。

ダイレクトメッセージ機能

グループ機能とは異なり、1対1でやりとりをするためのチャット機能です。特定のユーザーとのプライベートな会話をする時などに利用されます。

チャットの検索機能

ビジネスチャットツールを長く使えば使うほど情報が集約されるので、チャット内の検索で過去のやりとりを調べることにより、わからないことを解決しやすくなります。

メールでのコミュニケーションとは違い、入社前のチャット内容も検索できるため、新しく入社した社員もキャッチアップしやすいです。

ファイル転送機能

WordやExcel、あるいはPDFなどのドキュメントファイルや、JPEGやPNGなどの画像ファイル、最近では音声や動画ファイルなどもビジネスシーンでやりとりされるようになっています。

ビジネスチャットツールでは、比較的大容量のファイルをメッセージに添付することが可能であり、かつデータがシステム内に保存されるためいつでもダウンロードできます。

ビデオ会議機能

ビデオ会議と言えば、SkypeやZoomなどのビデオ会議ツールを利用する企業も多いですが、ビデオ会議機能が搭載されたビジネスチャットツールが年々増えています。

ビジネスチャットツールに搭載されているビデオ会議システムを利用することによって、ビデオ会議ツールの単独契約が不要になると、コストを軽減できます。

ビジネスチャットツール導入のメリット

ビジネスチャットツールを導入するメリットは、主に以下があります。

情報共有のスピードが上がる

多くの企業がビジネスチャットツールを導入する背景に、ビジネスシーンにおける情報共有のスピードが年々加速していることが挙げられます。

メールでも情報共有は可能ですが、メールの場合、儀礼的な挨拶文を添えることが多いです。一方、チャットツールは要件のみをやり取りしやすく、ビジネスのスピードアップと生産性向上につながります。

全体の情報を把握しやすい

メールの場合、複数人に送信する時はCCやBCCを設定する必要がありますが、ビジネスチャットツールの場合、グループ内のメンバーが全てのやり取りを確認できます。全体の情報の流れを追うことも簡単になり、情報共有に役立ちます。

過去のやり取りを確認できる

ビジネスチャットはメールとは違い、グループに参加する前の情報も追うことができます。例えば、新入社員でもチャットの過去ログを遡ることで、業務やプロジェクトの過去の経緯や進行状況を把握できます。

上記のようなメリットから、多くの企業でビジネスチャットツールを導入する動きが加速しています。

ビジネスチャットツール比較のポイント

ビジネスチャットツールを選ぶ際の比較ポイントをまとめました。

導入・維持コストを比較する

ビジネスチャットサービスの料金体系は、通常1ユーザーあたりの課金形式で、利用する社員数が増えるほどコストがかかります。ビジネスチャットサービスはインフラのひとつとして継続利用するため、費用を比較して導入することが大切です。

なお、サービスによっては無料プランを提供していることもあります。使用できる機能に制限はありますが、コストをかける前に使用感を試すと、導入後もスムーズです。

導入企業数を比較する

利用ユーザー数が多いということは、それだけ安定してサービスが提供されている証拠とも言えるでしょう。また、不具合やバグが少なく、先進的な機能も着々と実装されているというメリットもあります。

付加価値機能を比較する

通常のチャット機能の他に搭載されている機能を比較することもおすすめです。

例えば、先述のようにビデオ会議機能の有無で比較検討してみるのも一考です。既に利用しているビデオ会議システムを解約し、ビジネスチャットツールに一元化したほうが、業務遂行上の利便性が高まり、費用の面でも負担を抑えることができるかもしれません。

また社員のマネジメント機能や、データベース機能を持つビジネスチャットツールもあります。企業の生産性向上のために、これら付加価値機能に注目してビジネスチャットツールを選定する視点も必要です。

おすすめビジネスチャットツールのご紹介

それでは、おすすめのビジネスチャットツールをいくつかご紹介しましょう。

Slack(スラック)

(画像引用元:Slack公式サイト

Slackは、米Slack社が提供するビジネスチャットツールです。日本語化されており、日本でも導入企業が増えています。ビジネスチャットツールに必要な機能がほとんどカバーされており、スタンダードでシンプルなビジネスチャットツールを導入する場合に検討すべきサービスと言えます。

他のサービスとの連携機能も豊富で、例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブといったGoogle系のサービス、Trelloなどのタスク管理サービス、GitHubなどのソースコード管理システムといった、外部サービスとの連携機能を備えています。外部サービスの更新内容をSlackで通知するなどの設定が簡単にできます。

以下のページでSlackについて詳しく解説しています。

Slack(スラック)の使い方

Chatwork(チャットワーク)

(画像引用元:Chatwork公式サイト

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。日本製のサービスであるため、日本企業の導入数が圧倒的に多く、お互いにChatworkでやり取りできる企業が多いのもChatworkの特長です。

ビジネスチャットとしての基本機能はほぼ網羅されているので、Slackと同じく、ビジネスチャットツール導入の際に最初に検討すべきサービスのひとつです。

なお、外部連携機能も用意されていますが、APIによる連携となるため、技術的な知識が必要です。

Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)

(画像引用元:Teams公式サイト

Teamsは、米Microsoft社が提供するビジネスチャットツールです。Teamsのメリットは、Office365ユーザーであればTeamsのライセンスが発行され、追加費用をかけずに利用できる点です。

また、Microsoft社製ということからOffice製品との連携が強化されており、Excelファイルを共同編集するなどの使い方も可能です。

Microsoft製品を利用している企業では、ビジネスチャットツールとしてTeamsの導入を検討することをおすすめします。

LINE WORKS(ラインワークス)

(画像引用元:LINE WORKS公式サイト

LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツールです。LINEのメッセージング機能が母体で、ビジネスシーンで求められる機能が盛り込まれています。

最大の特長は、LINEと同じ感覚でビジネスチャットができるところです。例えば、LINEでお馴染みのスタンプ機能は、LINE WORKSでも利用可能です。

LINEは多くのユーザーに利用されているため、直感的に使いこなせることができるでしょう。また、LINE WORKS以外のユーザーも、LINEアカウントでチャットに参加することができるため、利用可能なユーザー層が幅広いと言えます。

Talknote(トークノート)

(画像引用元:Talknote公式サイト

Talknoteには、アクションリズム解析という機能が搭載されています。グループ内の発言やアクティビティによって、社員の離職意向などの気持ちの変化を検知するものです。この機能は他のビジネスチャットツールにはなく、人事担当者や経営層にとっては利用価値のある機能と言えます。

まとめ

ビジネスチャットツールにはさまざまなサービスがあります。今回ご紹介したサービスを用途やニーズに応じて分類すると、以下のようになります。

日々加速しているビジネススピードに対応するためには、迅速なメッセージのやり取りやファイル共有などを行えるビジネスチャットツールは、欠かすことのできないツールです。ぜひビジネスチャットツールを導入して、スピーディな業務遂行と生産性向上に役立ててください。

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