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区分記載領収書の書き方

2019年10月に軽減税率が導入された影響で、領収書には「区分記載請求書等保存方式」が適用されています。軽減税率の対象商品が含まれた領収書は「区分記載領収書」として発行しなくてはなりません。この際のポイントは、従来の必須項目に加えて 「軽減税率の対象品目の明記」と「税率毎の合計対価額の記載」が必要になる点です。

軽減税率の対象品目を明記する方法として一般的なのは、対象となる商品名の後ろに「※」を記載することです。加えて、欄外に「※印は軽減税率対象項目」と書き加えます。

税率ごとの合計対価額の記載は、標準税率（10%）と軽減税率（8%）を分けて合計金額を計算します。

ただし、明細欄のないテンプレートを使用している場合は、上記の方法は使えません。そのため、以下のような工夫が求められます。

領収書の宛名は正しく記載する

領収書の宛名には、取引先の会社名を正式名称で記載します。「（株）」などの省略形も避けましょう。

発行先が個人事業主の場合は、個人名、もしくは「屋号＋個人名」を宛名として記載します。

なお、宛名を空欄のままにしたり、「上様」といった表記にしたりできるのは、小売業その他の定められた事業者のみです。

詳しくは「領収書の宛名の書き方とは？書き間違いの直し方も紹介」をご覧ください。

収入印紙の金額と不要なケースを把握する

領収書の金額が5万円以上（税抜）の場合は、収入印紙の貼付と割り印（消印）が必要です。収入印紙の金額は取引の金額によって異なります。以下の一覧表に、必要な収入印紙をまとめています。

印紙税の対象になる金額は売上代金であり、消費税は含まれていません。しかし、領収書に消費税の金額が記載されていない、もしくは本体価格の金額が不明の場合は、税込み価格が課税対象とみなされます。本来であれば不要な収入印紙の貼付が必要になってしまうおそれもあるため、領収書には必ず消費税額を明記しましょう。

ちなみに、クレジットカードでの取引は「信用取引」に当たるため、売上代金が5万円（税抜）以上でも収入印紙は不要です。ただし、このような取引であっても、領収書を発行する際にはクレジットカードの利用であることを明記しなければ、収入印紙が必要になる場合がるため、注意してください。これは、記載がなければ現金取引との区別がつかなくなるためです。

詳しくは「領収書に貼る収入印紙のルールを解説！必要or不必要は金額で変わる」をご覧ください。

領収書は基本的に再発行しない

領収書の再発行は、原則として行えません。これは、経費を二重に計上するなどの不正使用を防止するためです。取引先からどうしてもと頼まれた場合は、購入証明書や支払い証明書の発行を検討しましょう。

代金を受け取った側には、購入証明書や支払い証明書の発行義務はありません。そのため、依頼を拒否しても問題はありませんし、発行手数料を請求することもできます。

詳しくは「領収書は再発行できる？紛失時の対処法と再発行時の注意点」をご覧ください。

電子メール

領収書をメールで送付する際は、PDFファイルを用いるのが基本です。WordやExcelファイルは改ざんの可能性が高まるため、証憑書類の送付に向きません。

また、電子データを用いた領収書は課税文書に当たらないため、印紙税がかからないというメリットもあります。ただし、データ送付後に、紙に印刷した原本を郵送したり手渡ししたりすると、課税文書とみなされ、印紙税がかかるので注意してください。

なお、領収書をメールで送付する際は、事前に取引先の了承を得ましょう。そのうえで、件名や本文に領収書の送付メールであることを明記し、メールを送信してください。

郵送

領収書を郵送する場合は、送り状（送付状）を同封します。封筒には「領収書在中」という添え書きを青字や赤字で記載し、長方形で囲みましょう。なお、領収書は折り曲げても構いません。A4用紙の場合、三つ折りで送るなら長形3号（長3）の封筒、折り曲げない場合は角形2号（角2）の封筒に収まります。

また、領収書は信書に該当します。そのため、メール便は利用できません。日本郵便であれば普通郵便やレターパック、スマートレターを用いましょう。そのほかの宅配会社からも信書を扱えるサービスが提供されていますので、必要に応じて利用してください。

詳しくは「領収書を郵送する時の注意点とは？書留にすべき？」をご覧ください。