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発注書とは

発注書は、見積書の内容を確認し、正式な発注へと進める際に発行される文書です。発注書を受け取った側は、その内容を確認した後、承諾の証として受注書もしくは注文(受注)請書を発行します。

正しい内容が記載された発注書の発行は、発注の証跡・履歴を残す目的があります。書面のやり取りを残すことにより、聞き間違いや抜け漏れなどを避けることができます。

発注書の発行は、法律で義務付けられているわけではありませんが、そのほかに明確な契約書類が発行されていない場合、多くの企業でトラブル回避や慣例のために発行されます。

なお、一定の要件を満たすと、取引が下請法の対象になる場合があります。この際は、発注書の発行が発注者の義務となるため、確実に発行しなくてはなりません。

注文書との違い

発注書に似た書類として「注文書」があります。ビジネスの現場においては、区別なく使われていますが、厳密には取引の内容によって使い分けされます。

  • 注文書
    形ある物品の注文
  • 発注書
    作業を伴う取引の注文

このように、発注書はサービス提供者に対して発行するイメージです。詳しくは「発注書と注文書の違いとは?【無料テンプレート付き】」をご覧ください。

発注書の記載事項

発注書に決まった形式はありません。ただし、以下の項目(発注書の通し番号を除く)は法律上で必須と決められているため、必ず記載しましょう。

発注書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    発注書のタイトル。一般的に、「発注書」「注文書」などと記載する。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名のほか、住所、連絡先などを記載する。
  3. 3
    発注書番号(通し番号)
    自社内で発注書の管理に用いる通し番号。
  4. 4
    発行日
    発注書の発行日を記載する。
  5. 5
    提出者
    発注書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    合計金額
    税込みの合計金額を記載する。
  7. 7
    注文明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  8. 8
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  9. 9
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

軽減税率への対応と適格請求書等保存方式(インボイス制度)

2019年10月の税制改革により導入された軽減税率は、発注書の発行にも影響を与えます。現在適用されている「区分記載請求書等保存方式」では、従来の必須項目に加えて「軽減税率の対象品目の明記」と「税率毎の合計対価額の記載」が求められます。

軽減税率の対象品目を明記する方法として一般的なのは、項目名の後に※を付け、欄外に「※印は軽減税率対象項目」と記載するものです。どの商品が8%の税率なのかを端的に示すことができます。

税率毎の合計対価額を記載するためには、明細の合計欄に標準税率(10%)と軽減税率(8%)の欄を分けて作り、それぞれの税込合計金額を計算・記入します。

なお、2023年10月1日からは、「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」という制度が開始します。この制度では、「適格請求書発行事業者の登録番号」と、「税率毎の消費税額および適用税率」の明記が追加で求められます。

下請法の対象となる場合の発注書

取引が下請法の対象となる場合、発注者には「発注書面の交付義務」が課せられます。この場合、発注書に以下の項目を設ける必要があります。

  1. 1. 親事業者及び下請事業者の名称(番号,記号等による記載も可)
  2. 2. 製造委託,修理委託,情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
  3. 3. 下請事業者の給付の内容(委託の内容が分かるよう,明確に記載する。)
  4. 4. 下請事業者の給付を受領する期日(役務提供委託の場合は,役務が提供される期日又は期間)
  5. 5. 下請事業者の給付を受領する場所
  6. 6. 下請事業者の給付の内容について検査をする場合は,検査を完了する期日
  7. 7. 下請代金の額(具体的な金額を記載する必要があるが,算定方法による記載も可)
  8. 8. 下請代金の支払期日
  9. 9. 手形を交付する場合は,手形の金額(支払比率でも可)及び手形の満期
  10. 10. 一括決済方式で支払う場合は,金融機関名,貸付け又は支払可能額,親事業者が下請代金債権相当額又は下請代

出典:公正取引委員会「親事業者の義務」

なお、下請法の対象になる取引は、以下の4つです。

  • 製造委託

  • 修理委託

  • 情報成果物作成委託

  • 役務提供委託

加えて、それぞれの取引に応じた条件が設けられています。

製造委託・修理委託の場合

情報成果物制作委託・役務提供委託の場合

下請法における親事業者の義務については「 下請法に則った発注書の書き方とは?」をご覧ください。

発注書発行時の注意点

ほとんどの場合、発注書の作成は見積書を参照しながらの作業となります。慎重に転載を行いましょう。また、状況次第では印紙税の課税対象にもなるため、収入印紙の貼り忘れにはご注意ください。

ここからは発注書を発行する際の注意点をご紹介します。

見積書を参照しながら表記を合わせる

発注書に記載する内容は、事前に確認していた見積書と合わせるのが基本です。そのため、商談中に見積内容へ変更が加わったのであれば、都度見積書を作り直してもらうのが無難です。

見積書と発注書の内容が異なっていると、後々トラブルに発展する可能性があるので注意しましょう。

取引先から書式の指定があればそれに合わせても問題ない

一部の企業では、取引先に対して自社が規定した発注書の書式を指定する場合があります。

発注書の形式に決まりはありませんので、その依頼に従うこと自体は問題ありません。しかし、発注書と見積書とで形式が異なる場合は記載ミスが起こりやすくなります。書き方が違っていても、できる限り表記を合わせるよう努めましょう。

収入印紙が必要かを確認する

商品の売買を目的とした発注書(注文書)には、収入印紙の貼付は不要です。一方、契約金額が1万円(税抜)以上で、発注書が取引の成立を示す場合には、収入印紙の貼付が必要になります。具体的なケースは、以下のとおりです。

  • 基本契約書を交わしている場合
    発注書の発行が個別契約書の役割を持ち、自動契約、もしくは請書の受領による契約が成立する。
  • 見積書に応じた発注書の場合
    契約相手が作成した文書(見積書)に対する申し込みの場合、発注書は契約書として判断される。
  • 契約当事者の署名もしくは押印がされている注文書の場合
    契約当事者同士の署名および押印は、それぞれの意思合致の証明と見なされ、発注書が契約書として判断される。

なお、発注書上で請書の提出を求めている場合や、メールで送付された電子データの発注書であれば、収入印紙の貼付は不要です。

ただし、状況に応じて条件が異なるため、詳しくは「注文書に収入印紙は不要?必要なケースと印紙の金額をわかりやすく解説!」をご覧ください。

発注書の発送

発注書は紙に印刷したものを郵送、もしくは手渡しするのが基本です。しかし、発注を急ぐ場合や、取引先が承諾してくれるのであれば、メールで送付しても構いません。

それぞれの方法におけるポイントを解説します。

電子メール

発注書をメールで送る際には、ファイル形式に注意しましょう。WordやExcelはレイアウト崩れや改ざんにつながるおそれがあります。基本的には、PDFファイルを用意しましょう。

なお、他のメールに紛れてしまわないよう、件名は分かりやすい内容を心がけてください。どの案件に関する発注書なのかがひと目で分かるものが理想です。

また、本文には添付内容や納品日の確認などを含めましょう。メールは誤送信が起こりやすいため、送信前には宛先チェックを必ず行いましょう。

郵送

発注書の郵送時には、送り状(送付状)を同封するのがマナーです。折り曲げも可能ですので、A4の発注書を三つ折りで送るなら長形3号(長3)の封筒を使いましょう。また、角形2号(角2)の封筒を用いて、用紙を折り曲げないで封入しても構いません。

封筒の左下には、発注書が封入されていることを示す添え書きをしましょう。取引先で郵便物の仕訳がスムーズになります。「発注書在中」と赤や青の字で書き、長方形で囲む形式が一般的です。

また、発注書は信書に該当します。そのため、メール便は利用できません。日本郵便であれば普通郵便やレターパック、スマートレターを用いましょう。そのほかの宅配会社からも信書を扱えるサービスが提供されていますので、必要に応じて利用しましょう。

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