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納品書とは

納品書とは、取引先に対して商品の納品を示す書類です。発注された商品が「いつ」「誰が」「どこに」「何を」「どれだけ」納品したのかの証明に用いられます。

また、物品ではない、サービスなど無形の商品は、「動産」ととらえられ、この場合、納品書には契約内容の完遂を通知するという役割があります。

商品の納品をもって売上を計上する会社の場合、納品書の発行日が会計処理上の重要な意味を持ちます。加えて、納品日が締め日の前か後かで、請求書の内容が変わるというケースも考えられるでしょう。また、納品書は「資産(納品物)の所有権を移転した法的証拠」としても扱われますので、トラブルの際にも役立ちます。

なお、納品書は請求書や領収書と異なり、取引先から要望を受けたとしても発行の義務はありません。しかし、取引先に信頼感を与えるという意味で、発行依頼がなくても用意することが一般的です。

請求書との違いと「納品書兼請求書」

請求書は、取引先に対して入金を求めるための書類です。納品書は商品の所有権移転やサービスの完遂通知等が目的となるため、役割が異なります。

ただし、納品ごとに請求を行うような契約では、「納品書兼請求書」が用いられるケースもあります。別途発行のコストや手間を省けることがメリットです。

領収書との違いと「領収書兼納品書」

領収書は、金銭を受け取ったことを証明するための書類です。一方、納品書は物品等を受け渡したことを示す書類であるため、意味合いが大きく異なります。

ただし、入金確認後に商品を発送するような契約の場合は、すでに代済みの状態であるため、納品書を「領収書兼納品書」として使用できます。なお、この場合は書面に必ず「領収書兼納品書」であることを記載しなくてはなりません。

そのほかの書類との違い

ビジネスにおいて、商品の受け渡しやサービスの完遂などの際に用いられる書類には、上記のほかに、検収書や受領書、注文書、発注書などがあります。これらは商品やサービスを受け取った側から発行される書類であり、納品書とは役割が大きく異なります。

そのほか、見積書や注文(発注)請書は、商品やサービスの提供者から発行する書類ですが、いずれも納品前に発行するものであり、意味も納品書とは大きく異なります。

納品書の記載事項

納品書の形式には法的な決まりがありません。ただし、目的物の所有権移転を示すため、発行日や発行者の情報、取引の内容、宛先(納品先)などの情報は記載する必要があります。なお、品名や数量の記載があれば、取引金額を省略しても構わないとされています。

以下で、納品書の代表的な記載事項をご紹介します。

納品書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    納品書のタイトル。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    納品書番号(通し番号)
    自社内で納品書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    納品書の発行日。一般的に、納品した日、もしくは発送した日を記載する。
  5. 5
    提出者
    納品書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    納品明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  7. 7
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  8. 8
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

詳しくは「【納品書の書き方】記載すべき明細とは?文例付き」をご覧ください。

備考欄に記載する内容

納品書のテンプレート中には、備考欄が設けられているものがあります。ここに記載する内容に決まりはありません。納品書の明細欄に入れられない申し送り事項などを記載してください。

とくに記載すべき内容がなければ、「この度は、〇〇〇〇(店舗名など)をご利用いただき誠にありがとうございます。」といったメッセージを沿えてもよいでしょう。

区分記載請求書等保存方式と適格請求書等保存方式(インボイス制度)

2019年10月に行われた税制改革の影響で、請求書などの書類には「区分記載請求書等保存方式」が採用されています。なお、2023年10月1日からは「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」へと切り替わる予定です。

制度適用によって影響が生じる書類は、おもに請求書です。しかし、納品書は「請求書兼納品書」として使われることもありますので、注意が必要です。また、請求書を起こす際の参照元として納品書が使用されるケースもあるため、納品書と請求書の書式を揃えておくのがおすすめです。

「区分記載請求書等保存方式」と「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」で請求書に追加しなければならない項目については、以下の表をご覧ください。

「区分記載請求書等保存方式」と「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」それぞれの記載項目

納品書発行時の注意点

納品書の発行時には、各項目の記載のしかたや発送日、印紙税について注意しましょう。それぞれの気をつけるべき点を解説します。

見積書や発注書の項目と合わせる

納品書は、見積書や発注書の内容と合致していることが原則です。発行の際には、それぞれの書類と照合しながらチェックを行いましょう。内容が異なる場合は契約違反となり、受け取り拒否の理由にもなりえます。

納品日は商品の受け渡し、もしくは発送日にする

直接、手渡しで商品の納品を行う場合は、その当日が納品日になります。一方、郵送を用いた納品の場合、納品書の発行は商品出荷時が基本です。必ずしも、先方に商品が届く日付を納品日とする必要はありません。

領収書兼納品書とする場合は印紙税を確認する

すでに入金確認が取れている商品を発送する場合は、納品書を「領収書兼納品書」として利用できます。ただし、5万円(税込)以上の領収書を発行する際には、収入印紙の貼り付けが必要です。この際にかかる印紙税は、取引金額によって異なります。詳しくは「領収書にかかる印紙税はいくら?消費税との関係や覚えておくべきポイント!」をご覧ください。

納品書の発送

納品書は商品へ同梱し発送、もしくは手渡しが一般的です。しかし、なかには電子データをメールに添付して送る場合もあるでしょう。以下で、それぞれの発送方法におけるポイントをご紹介します。

電子メール

納品書をメールで送信する際は、分かりやすい件名と本文を心がけましょう。

件名は「○○○の納品書をお送りします」など、受け取った側がひと目で内容を理解できることが大切です。本文では、どの納品物に対する納品書なのかを示し、添付ファイルの内容を記載すると親切です。

添付する納品書のファイルは、PDF形式が基本です。ExcelやWordは受け取り側の環境によって開けなかったり、レイアウト崩れが起きたりするおそれがあるほか、改ざんの可能性も考えられます。

送信の前には、必ず送付先のチェックを行いましょう。納品書はビジネス上の重要書類です。第三者に流出すれば大きな問題となりますので、十分にご注意ください。

郵送

納品書の郵送は、「単体での発送」か「商品への同梱」かによって注意点が異なります。

【単体での発送】

納品書と共に送り状(送付状)を同封しましょう。なお、納品書は信書にあたるため、メール便などは使えません。郵便局であれば普通郵便やレターパック、スマートレターを用います。そのほかの宅配会社の場合は、信書便などを用いてください。

また、納品書を入れる封筒には「納品書在中」という添え書きをします。ペンやスタンプの色に決まりはありませんが、赤や青を用いることが一般的です。なお、納品書は折り曲げて発送して構いません。A4用紙に印刷された納品書であれば、三つ折りで長形3号(長3)の封筒に収まります。

そのほかの詳しい内容は、以下の記事でまとめていますのでご覧ください。

【商品への同梱】

納品書は、無封状態に限り、納品する商品と同梱することが認められています。商品へ同梱をする場合も、納品書は原則として信書に該当します。

無封状態とは、「封筒に入っていない状態」「封筒に入れて、封を閉じていない状態」を指します。つまり、ダンボールに納品書をそのまま入れる、もしくは口を閉じていない封筒に納品書を入れて同梱すれば問題ありません。

なお、配達業社が中身を容易に確認できる状態であれば、封を閉じてしまっても構いません。たとえば透明なビニールの封筒に表向きで入れたり、封筒の開封口近くに「開閉自由」を記載したりする方法があります。

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