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請求書とは

請求書とは、販売・納品した商品やサービスの対価を請求するために発行する書類です。商品・サービスの納品後や、取引先から検収書を受領した後に発行します。書面には、商品・サービスの種類や数量、内容に加え、支払い期限や振込先などを記載することが一般的です。

請求書に正確な金額や内容を記載することは、取引先による支払い忘れの防止に役立ちます。また、請求書の発行が回収の証拠にもなるため、自社の権利を守ることにもつながります。

なお、請求書に「代済」「了」などが記入されると、代金の受け取りを証明する書類として取り扱われる場合があります。この場合、請求書が領収書を兼ねた状態とみなされるため、印紙税の課税対象となります。

請求書の記載事項

請求書の形式に、法律上の決まりはありません。本ページでご提供しているテンプレートはもちろん、手書きであっても認められます。ただし、以下の項目を必ず記載する必要があります。

  • 請求書の作成者の氏名・名称(法人名など)

  • 発行日

  • 取引内容

  • 取引金額(税込)

  • 宛先の氏名・名称(法人名など)

なお、上記の項目だけでは、支払期限や振込先などが示されず、取引先の担当者が混乱するおそれがあります。そのため、一般的には、以下のような項目を記載します。

請求書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    請求書のタイトル。一般的に、「請求書」「○月分御請求書」などと記載する。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    請求書番号(通し番号)
    自社内で請求書の管理に用いる通し番号。
  4. 4
    発行日
    請求書の発行日。一般的には、取引先の支払の締め日に合わせる。
  5. 5
    支払期限
    取引先との契約や社内規定に沿った支払期限を記載する。
  6. 6
    提出者
    請求書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  7. 7
    合計金額
    税込みの合計金額を記載する。
  8. 8
    請求明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  9. 9
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  10. 10
    振込先
    振込先の口座情報を記載する。なお、振込手数料が取引先の負担になる場合は、備考欄等に「誠に勝手ながら、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載する。

より詳しい内容は「【請求書の書き方マニュアル】これだけでわかる!個人事業主の方も必見!」をご覧ください。

必要に応じて請求書に追加される項目

請求書には、必要に応じて、項目を追加することができます。いくかの例をご紹介します。

  • 繰越金額
    定期的に取引がある場合は、入金と請求で差額が生まれる場合があります。請求書に繰越金額の欄を設けることで、合算金額を請求できます。
  • 値引き
    通常価格からの値引きを示すために設けます。なお、項目がない場合は、明細に「△1,000円」と表記し、値引きを示しても構いません。
  • 源泉徴収額
    個人事業主が法人に対して発行する請求書に設けられることがあります。必須項目ではありませんが、源泉徴収の対象となる報酬・料金がある場合に記載すると親切です。
  • 承認欄
    請求書の発行に上司からの承認が必要な企業などで設けられます。精査された書類であることを取引先に示せる、という利点もあります。
  • 印鑑・角印
    請求書への押印に、法律上の義務はありません。ただし、日本企業では押印が習慣となっているため、「印鑑のない請求書は受け付けない」という規定を持つ会社も存在します。そのため、押印をしておくほうが無難です。

詳しくは「請求書に印鑑は必要?押す位置や種類についても解説!【フリーランス必見】」をご覧ください。

個人事業主の場合は源泉徴収のあるテンプレートがおすすめ

法人と個人事業主との取引では、源泉徴収税について確認する必要があります。源泉徴収の対象になる主な報酬・料金等は、以下のとおりです。

  • 給与
    給料、賞与、通勤手当など
  • 報酬
    弁護士、公認会計士、司法書士などに支払う報酬
  • 退職所得
    退職金
  • 使用料
    著作権、工業所有権などの使用料

より詳しい報酬・料金等の範囲は、「源泉徴収が必要な報酬・料金等とは(国税庁)」でご確認ください。

上記に該当する報酬・料金を請求する個人事業主は、源泉徴収の項目が書かれた請求書のテンプレートの利用がおすすめです。記載方法については「源泉税の記載された請求書の書き方【無料テンプレート付き】」をご覧ください。

なお、取引先が契約額に源泉徴収額をあらかじめ加算している場合もあります。その際は、請求書に源泉徴収額を記載する必要はありません。

区分記載請求書等保存方式と適格請求書等保存方式(インボイス制度)

現在、請求書には「区分記載請求書等保存方式」が適用されています。軽減税率の対象商品を含んだ請求を行う場合に、従来の必須項目に加えて、「軽減税率の対象品目の明記」と「税率ごとの合計対価額の記載」が必要であることが、区分記載請求書等保存方式のポイントです。

軽減税率の対象品目を明記する方法の具体例としては、商品の横に「※」を記載し、欄外に「※印は軽減税率対象項目」と記す方法が挙げられます。それ以外にも、どの品目が軽減税率の対象なのかが分かれば問題ありません。

軽減税率の対象品目の記載例

税率ごとの合計対価額を記載するには、10%対象と8%対象、それぞれの税込み金額合計を記載する方法があります。

税率ごとの合計対価額の記載例

なお、「区分記載請求書等保存方式」は、2023年10月1日に「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」へ切り替わります。この際には、さらに「適格請求書発行事業者の登録番号」と、「税率毎の消費税額および適用税率」の明記が必要になります。

税率ごとの消費税額および適用税率の記載例

適格請求書等保存方式(インボイス制度)に関して、詳しくは「インボイス制度とは?フリーランスや個人にも消費税が発生する?」をご覧ください。

請求書発行時の注意点

請求書を発行する際に間違いやすいのが、日付に係わる項目です。また、記載ミスがあった際の訂正についても注意しましょう。

発行日には締め日を設定する

請求書の発行日は、取引先の支払いの締め日に合わせた日付を記載します。印刷した日や作成した日ではないので注意してください。また、締め日は企業によって異なるため、事前に契約書などで確認しましょう。

支払い期限を確認する

支払期限の設定は、取引先との契約や社内規定に従うのが一般的です。「当月末締め翌月末払い」や「当月末締め翌々月10日払い」など、取引先によって支払いサイト(締め日から支払期限までの期限)が異なりますので、請求書の発行時には必ず確認をしましょう。

訂正箇所がある場合は基本的に再発行する

請求書に記載ミスが見つかった場合は、再発行が原則です。二重線と訂正印での訂正は避けましょう。再発行した場合は「請求書(再発行)」などのタイトルに訂正し、訂正前の請求書と区別できるようにするといいでしょう。

請求書の発送

請求書は原本の送付、もしくは手渡しが基本です。しかし、事前に取引先からの合意を得ていれば、電子メールにPDFなどの電子データを添付して送っても、法的な問題はありません。以下で、それぞれの発送方法のポイントをご紹介します。

電子メール

請求書をメールで送る際の件名は、「請求書が添付されていること」「何の請求書なのか」について、受け取った側がひと目で分かるものを心がけましょう。本文には、郵送時の送付状と同じように、請求書の内容(添付内容、発行日、支払期限など)を記載しておくと親切です。

より詳しくは「請求書はメールで送付しても大丈夫?郵送とは違う注意点や例文を解説」をご覧ください。

なお、添付するファイルはPDF形式のものが基本です。ExcelやWordはバージョンによって開けなかったり、レイアウトが崩れたりするおそれがあります。また、PDF化することで改ざんを防ぐという理由もあります。

最後に、誤送信を防ぐためにも、宛先のチェックを必ず行いましょう。請求書はビジネス上の重要書類です。第三者への流出があってはなりませんので、送信時には十分に注意してください。

郵送

請求書を郵送する場合は、封筒に「請求書在中」という添え書きをします。青字や赤字で記載し、長方形で囲むのが一般的です。封筒のサイズは、用紙がA3サイズなら、三つ折りにする場合は長形3号(長3)、折らずにそのまま入れる場合は角形2号(角2)を用いましょう。

郵送時には、送り状(送付状)も同封してください。なお、請求書は信書に当たるため、メール便は使えません。日本郵便の場合は普通郵便、もしくはレターパック、スマートレターを使って送付しましょう。そのほかの宅配会社を利用する場合は、信書を扱えるサービスを利用してください。

請求書の郵送に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。

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