請求書エクセルテンプレート/フォーマット集無料

必要に応じて請求書に追加される項目

請求書には、必要に応じて、項目を追加することができます。いくかの例をご紹介します。

• 繰越金額

  定期的に取引がある場合は、入金と請求で差額が生まれる場合があります。請求書に繰越金額の欄を設けることで、合算金額を請求できます。

• 値引き

  通常価格からの値引きを示すために設けます。なお、項目がない場合は、明細に「△1,000円」と表記し、値引きを示しても構いません。

• 源泉徴収額

  個人事業主が法人に対して発行する請求書に設けられることがあります。必須項目ではありませんが、源泉徴収の対象となる報酬・料金がある場合に記載すると親切です。

• 承認欄

  請求書の発行に上司からの承認が必要な企業などで設けられます。精査された書類であることを取引先に示せる、という利点もあります。

• 印鑑・角印

  請求書への押印に、法律上の義務はありません。ただし、日本企業では押印が習慣となっているため、「印鑑のない請求書は受け付けない」という規定を持つ会社も存在します。そのため、押印をしておくほうが無難です。

詳しくは「請求書に印鑑は必要？押す位置や種類についても解説！【フリーランス必見】」をご覧ください。

個人事業主の場合は源泉徴収のあるテンプレートがおすすめ

法人と個人事業主との取引では、源泉徴収税について確認する必要があります。源泉徴収の対象になる主な報酬・料金等は、以下のとおりです。

• 給与

  給料、賞与、通勤手当など

• 報酬

  弁護士、公認会計士、司法書士などに支払う報酬

• 退職所得

  退職金

• 使用料

  著作権、工業所有権などの使用料

より詳しい報酬・料金等の範囲は、「源泉徴収が必要な報酬・料金等とは（国税庁）」でご確認ください。

上記に該当する報酬・料金を請求する個人事業主は、源泉徴収の項目が書かれた請求書のテンプレートの利用がおすすめです。記載方法については「源泉税の記載された請求書の書き方【無料テンプレート付き】」をご覧ください。

なお、取引先が契約額に源泉徴収額をあらかじめ加算している場合もあります。その際は、請求書に源泉徴収額を記載する必要はありません。

区分記載請求書等保存方式と適格請求書等保存方式（インボイス制度）

現在、請求書には「区分記載請求書等保存方式」が適用されています。軽減税率の対象商品を含んだ請求を行う場合に、従来の必須項目に加えて、「軽減税率の対象品目の明記」と「税率ごとの合計対価額の記載」が必要であることが、区分記載請求書等保存方式のポイントです。

軽減税率の対象品目を明記する方法の具体例としては、商品の横に「※」を記載し、欄外に「※印は軽減税率対象項目」と記す方法が挙げられます。それ以外にも、どの品目が軽減税率の対象なのかが分かれば問題ありません。

税率ごとの合計対価額を記載するには、10％対象と8%対象、それぞれの税込み金額合計を記載する方法があります。

なお、「区分記載請求書等保存方式」は、2023年10月1日に「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」へ切り替わります。この際には、さらに「適格請求書発行事業者の登録番号」と、「税率毎の消費税額および適用税率」の明記が必要になります。

適格請求書等保存方式（インボイス制度）に関して、詳しくは「インボイス制度とは？フリーランスや個人にも消費税が発生する？」をご覧ください。

発行日には締め日を設定する

請求書の発行日は、取引先の支払いの締め日に合わせた日付を記載します。印刷した日や作成した日ではないので注意してください。また、締め日は企業によって異なるため、事前に契約書などで確認しましょう。

支払い期限を確認する

支払期限の設定は、取引先との契約や社内規定に従うのが一般的です。「当月末締め翌月末払い」や「当月末締め翌々月10日払い」など、取引先によって支払いサイト（締め日から支払期限までの期限）が異なりますので、請求書の発行時には必ず確認をしましょう。

訂正箇所がある場合は基本的に再発行する

請求書に記載ミスが見つかった場合は、再発行が原則です。二重線と訂正印での訂正は避けましょう。再発行した場合は「請求書（再発行）」などのタイトルに訂正し、訂正前の請求書と区別できるようにするといいでしょう。

電子メール

請求書をメールで送る際の件名は、「請求書が添付されていること」「何の請求書なのか」について、受け取った側がひと目で分かるものを心がけましょう。本文には、郵送時の送付状と同じように、請求書の内容（添付内容、発行日、支払期限など）を記載しておくと親切です。

より詳しくは「請求書はメールで送付しても大丈夫？郵送とは違う注意点や例文を解説」をご覧ください。

なお、添付するファイルはPDF形式のものが基本です。ExcelやWordはバージョンによって開けなかったり、レイアウトが崩れたりするおそれがあります。また、PDF化することで改ざんを防ぐという理由もあります。

最後に、誤送信を防ぐためにも、宛先のチェックを必ず行いましょう。請求書はビジネス上の重要書類です。第三者への流出があってはなりませんので、送信時には十分に注意してください。

郵送

請求書を郵送する場合は、封筒に「請求書在中」という添え書きをします。青字や赤字で記載し、長方形で囲むのが一般的です。封筒のサイズは、用紙がA3サイズなら、三つ折りにする場合は長形3号（長3）、折らずにそのまま入れる場合は角形2号（角2）を用いましょう。

郵送時には、送り状（送付状）も同封してください。なお、請求書は信書に当たるため、メール便は使えません。日本郵便の場合は普通郵便、もしくはレターパック、スマートレターを使って送付しましょう。そのほかの宅配会社を利用する場合は、信書を扱えるサービスを利用してください。

請求書の郵送に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。

• 「請求書在中」封筒への書き方まとめ！スタンプや手書きのルールも解説

• 請求書の送付状の書き方、ルールやマナーを解説！

• 請求書の封筒の書き方ガイド（封筒の選び方・請求書の折り方など）