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受領書とは

受領書とは、金銭や物品、サービス、書類などを受領した旨を、取引先へ報告する目的で発行される書類です。取引先からすると、商品等の受け渡しの完了を、受け取った側に承認してもらったことの証明になります。原則として、受け渡しが完了した時点で発行します。

なお、受領書の発行に法的な義務はありません。しかし、ビジネスのやり取りや状況を明確にし、取引先に信頼や安心感を与えるという意味で、特別な取り決めがない限りは発行することをおすすめします。

受領書と領収書の違い

領収書とは、「何らかの対価として、現金や有価証券を支払い者から受け取ったこと」を示す書類です。金銭を受け取ったことの証明という広い意味では、領収書は受領書の一種といえるかもしれません。

また、領収書と同じく、金銭を受け取ったことを証明する金銭受領書も、「金銭又は有価証券の受取書」とみなされ、印紙税が発生する場合があります。

なお、予約金や申込金、手付金、頭金といった“対価ではない”金銭の受け取りには、領収書を用いません。これらの受け取り時には、受領書を用います。

受領書と検収書の違い

検収書とは、受け取った商品やサービスが見積書や契約内容と合致していたことを認める目的で発行される書類です。検収書は、発行された時点で契約が遂行されたことを示します。そのため、検収書を発行した後で、発注者が受注者に納品物の変更や手直しを要求することはできません。

一方、受領書はあくまでも“受け取り”を示すための書類です。検収が完了したことを証明するものではありません。

受領書の記載事項

受領書に決まった書式はなく、どのようなフォーマットを用いても法律上の問題はありません。しかし、スムーズな取引のためには、いくつかの基本的な事項を記載すべきです。

受領書の種類

受領書は金銭以外にも、物品や書類などの受領の証明としても用いられます。そのため、目的に応じてテンプレートを使い分ける場合もあります。

【種類1】金銭受領書

金銭受領書は、領収書に似た役割を持つ書類です。記載事項についても、ほぼ同様と考えて問題ありません。以下は、代表的な記載事項の例です。

【種類1】金銭受領書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    受領書のタイトル。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    受領書番号(通し番号)
    自社内で受領書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    受領書の発行日。
  5. 5
    提出者
    受領書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    受領金額
    税込みの受領金額を記載する。明細や小計/消費税/合計金額を記載しない場合は、税抜き金額も併せて記入する。
  7. 7
    受領明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  8. 8
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  9. 9
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。領収書のように、但し書きを記入する場合もある。

【種類2】物品受領書

物品受領書のポイントは、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どれだけ」受け取ったかを明確にすることです。納品書や発注書を参照しながら書き起こすことが多いため、同様の項目を設けるようにしましょう。代表的な記載事項をご紹介します。

【種類2】物品受領書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    受領書のタイトル。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    受領書番号(通し番号)
    自社内で受領書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    受領書の発行日。
  5. 5
    提出者
    受領書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    受領明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  7. 7
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  8. 8
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

【種類3】書類受領書

書類受領書は、書類を受け取った際に使用します。内容がシンプルな分、金銭受領書や物品受領書のテンプレートを流用することは向きません。あらかじめ、専用の書式を用意しておくとスムーズです。

【種類3】書類受領書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    受領書のタイトル。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    受領書番号(通し番号)
    自社内で受領書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    受領書の発行日。
  5. 5
    提出者
    受領書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    件名
    プロジェクト名やサービス名がある場合に記載する。
  7. 7
    受領した書類の内容
    表にするほか、箇条書きで列挙する場合もある。
  8. 8
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

受領書への押印、サイン

受領書を発行する場合には、担当者の署名(印鑑やサイン)を入れることが一般的です。法的な決まりはありませんが、取引先に安心感を与えられます。可能であれば、会社印を押印するとより丁寧な印象になります。

そのため、受領書のフォーマットには担当者と会社印の押印欄を設けるのがおすすめです。

納品書や送付状とセットの受領書

受領書のテンプレートのなかには、切り取り線を挟んで「納品書」が印刷されているものがあります。受け取った側は検品後に受領書を切り取り、署名をして返送します。なお、この形式はあくまでも受領書と納品書が一枚の紙に印刷されている状態であり、「納品書兼受領書」にはなりませんのでご注意ください。

また、送付状とセットになった受領書も見られます。身近なところでは、宅配便の受け取りの際に押印やサインをする紙も、受領書のひとつです。

受領書発行時の注意点

受領書は領収書と同じく、発行の際に収入印紙の貼付が必要になるケースがあります。それに伴い、消費税額の記載も求められます。また、納品書に付属していた受領書の返送時には、宛先および提出者の敬称の訂正が必要な場合があります。

印紙税の確認と消費税欄の設置をする

金銭や有価証券を扱う受領書は、印紙税額一覧表における第17号文書に該当します。発行時には印紙税が課税されるため、収入印紙を貼り付け、割印(消印)をしなくてはなりません。

なお、税率は受領書に記載されている金額によって異なります。以下はその一覧です。

受領書に添付する収入印紙の金額

なお、印紙税の課税対象は税抜きの受領金額です。受領書に消費税がいくらだったのかが記載されていない場合は、税込みの金額が課税対象額とみなされてしまいます。不要な納税を行わないためにも、金銭や有価証券に関する領収書には消費税額を記入する欄を設けましょう。

納品書とセットの受領書は宛名の敬称に注意する

納品書とセットの受領書を返送する際は、宛名に注意しましょう。たとえばA社から発行された納品書に受領書が付属していた場合、受領書の内容を記載しているのはA社となるため、提出者の欄に「様」や「御中」といった敬称が付けられます。

また、宛先の欄には敬称がないか、「行」とだけ記載されている場合もあります。つまり、そのまま発行してしまうと、取引先には敬称を付けず、自社に対して敬称を付けている状態となります。

それを踏まえて、発行の際は「様」や「御中」は二重線で訂正しましょう。返送用の封筒が同封されていた場合も、同じく宛名部分をチェックし、必要に応じて訂正を行ってください。

受領書の送付

業界にもよりますが、受領書は金銭や物品の受け取り時に手渡しすることが一般的です。しかし、納品物が電子データやWebサイト・プログラムなどの場合は、インターネットを通して受け渡しすることが一般的です。こうした取引の際には、電子メールや郵送による受領書の送付を検討しましょう。

電子メール

受領書をメールで送付する際は、PDFファイルを用いるのが基本です。WordやExcelといったファイル形式は、相手のパソコンの環境次第で開けないおそれがあります。また、書類をPDFファイル化することは、改ざん防止にも役立ちます。

メールを作成する際は、件名を「○○○の受領書」など、シンプルかつ内容が一目でわかるものにすることを心がけましょう。本文には、添付内容を記載することが一般的です。

また、メールの誤送信には十分注意してください。受領書はビジネス上の重要な書類であり、外部への流出は厳禁です。メール送信前には、必ず宛先のアドレスをチェックしてください。

郵送

受領書は信書に該当する書類です。そのため、メール便での郵送は行えません。普通郵便やレターパック、スマートレター、もしくは宅配会社の信書便などを使いましょう。

郵送に使用する封筒には添え書きをします。「受領書在中」と赤や青のペンで書き、長方形で囲みましょう。また、受領書と合わせて送り状(送付状)を忘れずに同封してください。

封筒のサイズに決まりはありませんが、一般的に、A4サイズの受領書であれば角形2号(角2)、三つ折りにする場合は長形3号(長3)が用いられています。

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