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法人向けの領収書発行の方法は?法人カードで支払われた場合の注意点も紹介します

法人向けの領収書発行の方法は?法人カードで支払われた場合の注意点も紹介します 領収書は、金銭の支払いを証明する書類で、証憑書類の1つです。法人向けに領収書を発行する際は、宛名や但し書きの記載など、様々なポイントに注意する […]。

法人向けの領収書発行の方法は?法人カードで支払われた場合の注意点も紹介します

領収書は、金銭の支払いを証明する書類で、証憑書類の1つです。法人向けに領収書を発行する際は、宛名や但し書きの記載など、様々なポイントに注意する必要があります。

今回の記事では、法人向けの領収書について知りたい方に向けて、その概要や発行手段を解説します。レシートとの違いや保存期間など、役に立つ情報もあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

法人向けの領収書とは

領収書は、金銭の支払いがあったことを証明する書類です。印紙税法によって定められており、取引内容などの証明になる証憑書類の1つです。「領収書」という表記になっている必要はなく、レシートや請求書でも領収書として扱えます。

領収書は、店(業者)などから個人に対して発行されるものと、法人に向けて発行されるものがあります。法人に向けて領収書を発行する際は、領収書を受け取る側から、書き方について要望があるケースも多いです。今回は、個人に対して発行されるものではなく、法人向けとしての領収書について解説していきます。

発行する理由

領収書を発行する理由は、お金を支払う側が「商品やサービスの代金を確実に支払った」と証明するためです。例えば経費精算や経理処理を行う場合、その経費となる根拠が必要になります。領収書は、金銭の支払いがあった証明として使えるので、帳簿をつけるための根拠として機能します。

領収書は、税金を申告した後でも、帳簿書類として保管しておく必要があります。そのため、特にお金を支払う側にとって、領収書の存在は重要です。

領収書はレシートとどう違うのか

領収書とレシートの違いが気になっている方も多いでしょう。ここでは、両者の相違点を簡単に解説します。

領収書とレシートの違い

領収書とレシートの違いは曖昧で、場合によっては同じように扱います。領収書は、レシートや預かり証、領収証などの総称です。要するにレシートは、領収書という大きなカテゴリーに含まれるものであり、領収書と同じような役割を果たします。

具体的には金額や購入品の内容、日付、店名などが記載されていれば、領収書として認められるのが通例です。

法人カードでの支払いは領収書が不要になる

法人カードで支払いをした場合、領収書が不要になります。法人や個人に限らず、カードを発行するためには審査が必要です。審査に通り、「信頼に足る」と認められた場合のみカードが発行されるため、カード支払い自体に信用取引があります。

カードで決済をする場合、代金のやりとりが発生しないため、領収書の発行義務はありません。法人カードでの支払い自体に信用取引があり、なおかつ決済情報が電子データとして記録されるため、領収書の発行は不要になります。

もちろん、発行義務がないというだけで、領収書を発行すること自体は可能です。実際、クレジットカード決済であっても、慣習として領収書を発行する業者も多いです。その際、領収書には「クレジット払い」と記載します。

法人向けに領収書を発行する際に確認すること

法人向けに領収書を発行する際は、いくつかの注意点があります。ここでは、そのポイントを6つ解説します。

領収書発行先の名称が企業名になっているか

先ほども解説したように、法人向けに領収書を発行する際は、受け取り側から書き方の要望がいくつか発生します。まずは領収書発行先の名称を確認しましょう。

具体的に確認する項目としては、「領収書発行先の名称として企業名が必要かどうか」です。企業名が必要になる場合は、誤字脱字のないように、正式名称を漏れなく記載しましょう。

宛名の記載が必要か

宛名の記載が必要かどうかの確認も必要です。領収書の宛名を記入する際、担当者や企業名の記載が必要になる場合があります。相手方の要望を聞き、それに沿って記載しましょう。

担当者や企業名を間違えてしまうと、相手に悪い印象を与えてしまいます。先ほども触れたように、誤字脱字がないよう、しっかり確認したうえで発行するのが大事です。

但し書きの記載が正しいか

但し書きは、取引内容を明確にするために記載されるもので、個人向けであれば「◯◯代として」と書かれるのが一般的です。法人向けに領収書を発行する際は、簡単な記載だけでなく、具体的な内容を書く必要があります。

どこまで具体的に書くかは、相手方の要望によって異なります。但し書きの内容についても確認が必要です。

印紙が必要か

受け取った金額によっては、収入印紙を貼る必要があります。受取金額で5万円以上であれば、課税の対象になるため、収入印紙が必要です。印紙代は受取金額によって変動し、5万円〜100万円であれば200円、100万円超〜200万円以下であれば400円となります。

収入印紙を貼り付ける場合は、不正防止のため、領収書と印紙にまたぐように「割印」を押す必要があります。印紙を貼り忘れた場合、脱税とみなされ、印紙額面の3倍となる過怠税を支払うことになるので注意しましょう。

発行する義務があるか

発行する義務があるかどうかの確認も重要です。民法486条によれば、金銭の支払いをした法人は、領収書の発行を請求できます。領収書の発行を請求された場合、受取側の事業者は、それを発行する義務があります。

再発行に対応すべきか

領収書は、原則として、金銭のやりとりがあった際に一度だけ発行するものです。

特に領収書の再発行は、企業の不正につながるケースもあり、慎重に対応する必要があります。発行する領収書にあらかじめ再発行不可と記載しておくと良いでしょう。また、やむを得ない事情で再発行する場合も、再発行のスタンプを押して再発行であることを明確にするなど、注意して対応する必要があります。

法人の領収書やレシートの保存期間と方法

法人の場合、法人税法に基づき、領収書・レシートを保管する必要があります。ここでは、領収書の保存期間や保存方法を解説します。

法人の場合は7年間の保存が必要

法人における領収書は、法人税法で「帳簿書類」に属します。法人税法によれば、法人向けに領収書を発行する場合、原則として法人税申告期限日より7年間保存される必要があります。「領収書の発行日ではなく、法人税申告の期限日」です。

取引をする相手方の中には、領収書を紛失してしまう事業者もいるでしょう。しかし先ほども解説したように、領収書は原則として一度だけ発行するものなので、基本的に再発行は不可です。

領収書やレシートの保存方法

領収書やレシートが紙であれば、ファイルや封筒、ノートなどに貼って保存するのが一般的です。

領収書やレシートが電子データになっている場合は、必要な要件を満たした上でデータにて保存します。紙の場合、管理が大変になってしまう可能性があるため、昨今では電子データで保存する企業も増えています。

法人の領収書もペーパーレス化が可能

昨今では、クラウドサービスが充実しており、法人の領収書も次々とペーパーレス化しています。領収書の受取側から見れば、電子データとして領収書を保存できるため、長期保存など管理がしやすくなるメリットがあります。

電子データとして領収書を発行するため、発行者側の負担も軽減でき、双方の業務効率の改善につながります。クラウドサービスは、領収書を発行する側にとっても多くのメリットがあると言えるでしょう。

後から紙で送ると印紙が必要なこともある

領収書やレシートは電子データで送付できますが、後から紙で発行する場合、収入印紙が必要になるケースがあります。収入印紙の項目でも解説したように、受取金額が5万円以上になる時は、収入印紙を貼らなければなりません。

まとめ

今回の記事では、法人向けの領収書について解説しました。昨今、領収書や請求書のペーパーレス化が求められています。発行する書類をペーパーレス化すれば、業務効率化やコスト削減などのメリットがあります。電子データで領収書を発行できる各種サービスを検討してみましょう。

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