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電子領収書とは?電子領収書のメリット・デメリットや発行方法、導入手順を詳しく解説

電子領収書とは?電子領収書のメリット・デメリットや発行方法、導入手順を詳しく解説 電子領収書は保存がしやすいなど紙の領収書と比較してメリットが多いです。しかし、実際のところ、概要やメリットなどを詳細まで把握している人は少 […]。

電子領収書とは?電子領収書のメリット・デメリットや発行方法、導入手順を詳しく解説

電子領収書は保存がしやすいなど紙の領収書と比較してメリットが多いです。しかし、実際のところ、概要やメリットなどを詳細まで把握している人は少ないのではないでしょうか。

本記事では、電子領収書のメリットやデメリット、領収書の発行方法や発行手順を紹介します。ぜひ参考にしてください。

電子領収書とは

電子領収書とは、電子データとして発行・保存する領収書のことです。PDF形式の電子データとして発行された領収書だけでなく、紙で発行された領収書を撮影、スキャンして保存することも可能です。デジタルデータで発行・保存することから、「デジタル領収書」とも呼ばれています。

ちなみに、電子領収書の歴史としては1998年に施行された「電子帳簿保存法」によって電子保存することが認められるようになったという背景があります。最初は厳しい要件が定められていたのですが、複数回に渡る改正により要件が緩和され、昨今では領収書の電子化に対応しやすくなっています。

電子領収書の発行方法

電子領収書の発行方法は主に2つあります。

1つ目は電子領収書を発行してもらい、そのままデータで保存する方法です。効率的で精度が高い保存方式と言えるでしょう。

2つ目は紙で作成または受領した領収書をスキャン・撮影し、電子化するという方法です。こちらは紙の領収書を保存しやすくするための方法です。

どちらの方法でも問題ありませんが、初めから電子データで受領できるのであれば、そちらの方が効率的です。

電子領収書を発行するために必要な手続き

電子領収書を発行するためにはさまざまな手続きが必要となります。ここでは、具体的な手続き方法を2つ紹介します。

社内で電子領収書のルールを確認する

電子帳簿保存法には、電子領収書の発行や保存にあたって要件が定められています。要件に沿った書類の発行や保存が必要となりますので、まずは、電子領収書にかかわる法的に定められているルールを確認しておきましょう。

また、社内ルールの面でも、誰がどのように電子保存するのかを明確に定めておかなければ、適切な管理ができず、データをすぐに呼び出せるなど電子保存のメリットを受けづらくなります。

そのため、まずは社内の業務フローや適切な管理体制を構築しましょう。

電子化に必要なツールを導入する

電子化に必要な業務フローやルールが決まったら、電子化に必要なツールを導入しましょう。選び方としては、自社の目的に応じて最適なものを選ぶ必要があります。

例えば、できる限りコストを抑えたいのなら最小限の機能を備えたツールを選んだり、必要な機能が多いなら複数の機能を総合的に利用できるツールなどを選んだりすることが大切です。

導入する際には複数のツールを検討し、必要な機能が無駄なく含まれているものを選ぶのが良いでしょう。

電子領収書のメリット

電子領収書は管理コストが削減できるなどのメリットがあります。ここでは、電子領収書のメリットについて詳しく紹介します。

領収書の印紙税が節税できる

紙の領収書の場合、記載金額が一定以上を超えると収入印紙を添付する必要があります。印紙税法によって定められており、例えば、5万円以上〜100万円以下の場合には200円分の収入印紙が必要となります。

しかし、電子保存の場合、領収書に印紙を添付する必要がありません。複数の領収書を発行するなどの場合においては、大幅なコスト削減効果が期待できるでしょう。

必要な領収書にすぐにアクセスできる

電子保存していれば、必要な領収書に簡単にアクセスできます。一方で、専用ツールを使わず領収書をアナログで保存している場合には、大量のファイルの中から必要な領収書を探す必要があります。

上記のような管理工数が減るため、人件費削減にもつながるのです。

領収書を保存する物理的なスペースが必要ない

法人税法によれば、紙の領収書は7年間保存する必要があります。膨大な数の7年分の領収書を保存するためには保存スペースの確保が課題になります。

しかし、電子化することで物理的な保存スペースの確保が不要になるため、その分にかかる保存設備の費用や家賃などを節約することにもつながります。加えて、紛失や誤って廃棄する恐れもないため、安心して管理ができます。

印刷コストが発生しない

電子データで領収書を保存しておけば、会社で印刷する必要がないため、インク代・紙代を節約できます。また、領収書を紙で送付する場合には郵送料が発生しますが、電子であれば送付する際に費用がかかることもないので、全体的に大幅なコスト削減が可能です。

1枚だけ見れば少額ですが、積もれば莫大な金額となることもあります。

電子領収書のデメリット

電子領収書にはメリットが多いことも事実ですが、一方で、デメリットも存在します。ここでは、電子領収書のデメリットについても詳しくみていきます。

電子化できない場合もある

領収書の電子化を行うには、電子帳簿保存法などの保存要件を満たす必要があります。その要件を満たすことができなければ紙で保存する必要があるのです。

また、紙と電子データが混在すると管理に手間が発生し、かえって工数がかかる可能性もあります。電子化できないものに関しては別途、要件を満たすようなシステムを検討し、紙の領収書をできる限り減らすことが望ましいでしょう。

導入に時間がかかる

電子保存を社内に普及させるためには、社内のマニュアルを整備する必要があります。

また、導入を進めるためには、「誰がどのようにツールを利用するのか」「社内で誰が電子保存の役割を担うのか」などを決める必要があるでしょう。これらの管理体制を整えるには一定の負荷が発生するでしょう。誰でも簡単に利用できるツールを用意し、管理権限をもつ人が問題なく利用できるシステムを導入することが大切です。

システム導入にはITの知識が必要になる

電子保存するには、専用ソフトやツールが必要となるケースが多く、導入にはITの知識が必要になります。また、既存の業務フローや電子化の対象となる文書の可視化などが必要になるため、電子化に強い人材を採用するケースも考えられます。

上記のような導入コストや人的コストが発生するという側面はありますが、電子保存は大幅な業務効率化につながるため、長期的に見ればメリットの方が大きいと言えるでしょう。

まとめ

本記事では、電子領収書のメリットやデメリット、領収書の発行方法や発行手順について詳しく解説しました。電子領収書として保存できる体制を整えることで、コストや管理工数の面で非常にメリットが大きいです。

領収書の電子化を進めていくためには既存業務の可視化や利用するサービスの選定など一定の負荷がかかることも考えられますが、長期的に見れば、大幅な業務効率化につながるでしょう。メリット・デメリットをしっかりと踏まえた上で、領収書の電子化を行うのか社内検討してみてください。

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