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見積書の金額変更方法は?有効期限の書き方など見積書の書き方をマスターしよう

見積書の金額変更方法は?有効期限の書き方など見積書の書き方をマスターしよう 見積書は、商品やサービス内容などの条件を、取引先とすり合わせるために発行する帳票です。 安心かつスムーズに取引を進めるためには、見積書の書き方を […]。

見積書の金額変更方法は?有効期限の書き方など見積書の書き方をマスターしよう

見積書は、商品やサービス内容などの条件を、取引先とすり合わせるために発行する帳票です。

安心かつスムーズに取引を進めるためには、見積書の書き方を正しく理解することが大切です。そこで今回の記事では、見積書について知りたい方に向けて、書き方や金額変更など幅広く解説します。見積書に関心がある方は、今回の内容をぜひ参考にしてください。

見積書とは何か?納品書や請求書との違い

見積書と納品書、請求書は、すべて帳票であるという共通点があります。

見積書は、商品やサービス内容など、取引先との認識をすり合わせるために発行する帳票です。見積書の内容を参考に、商品・サービスを納入し、その際に納品書が発行されます。納品書の発行義務はありませんが、トラブルを防止するために発行されるケースが多いです。

納品書を発行し、商品の納品が済んだ後、代金の支払いを求めるために発行されるものが請求書です。請求書には、掛売方式と都度方式の2種類があり、どちらかを選択します。都度方式の請求書を選ぶ場合、納品書と一緒に「納品書兼請求書」として発行される場合もあります。

見積書の目的や役割

先ほども確認したように、見積書は「正式な契約の前に発行するもの」であり、取引先との認識をすり合わせるための帳票です。商品やサービスの内容など、様々な条件を明確にする役割があります。

例えばホームページ制作を行う場合、「どのような作業をどのような金額で行うか」が曖昧になりやすいため、見積書が必須です。取引先も、見積書の内容を確認しつつ、発注するかどうかを決定します。

特に契約金額は、トラブルの種になりやすい要素です。見積書で詳細条件を明確にし、契約金額をはっきりと記載することで、金額に関わるトラブルを未然に防げます。そのため、見積書は、業者間のトラブルを回避する役割も担っています。

見積書を発行する理由

ここまで見積書の概要を確認してきました。次に、見積書を発行する理由を、2つのトピックに分けて解説します。

有効期限を記載することで契約を促すことができる

見積書は、そこに有効期限を記載することで、契約を促す効果があります。もちろん有効期限がなくても問題はありません。しかし有効期限を明記しておけば、取引先に契約を促し、予定通りに取引を進めやすくなります。

有効期限を設定する場合、長すぎず短すぎない期間に設定すると良いでしょう。一般的には、有効期限は2週間から6ヶ月の間で設定されるケースが多いです。自社の商品やサービスの内容も確認し、適切な有効期限を設定しましょう。

有効期限を設定すれば、見積書の提出後に期間が空いてしまう場合のリスク(金額変更やサービス変更など)を回避できます。取引先と安全かつ快適な取引を行うためにも、有効期限の設定を忘れないようにすることが重要です。

契約前に金額の認識を揃えることができる

今回の記事で何度か触れている内容ですが、見積書を発行することで、契約前に金額の認識を揃えられます。見積書は正式な契約の前に発行される帳票で、商取引の中でも重要な役割を果たします。見積書の内容をもとに、取引内容の合意を取れば、スムーズかつ安全に取引を進められるでしょう。

見積書に記載する金額は単価だけでなく、小計金額(合計金額)や消費税を記載すると良いでしょう。民法第521条によれば、見積書に有効期限を設定すると、有効期限後に金額を変更できなくなります。もし発行後の見積書に金額変更がある場合は、次に紹介する手続きを取らなければなりません。

発行後の見積書に金額変更がある場合の対処法

見積書の発行後、適切な有効期限を設定していたとしても、金額変更が発生する場合があります。例えば見積書に誤った金額を記載してしまうケースなどです。この時、あらかじめ提示していた金額を変更するため、取引先に迷惑をかけることになります。

見積書の金額を変更しなければならない場合は、まず速やかに謝罪をし、訂正した見積書を送付します。先ほど民法第521条について触れましたが、再度見積書を作り直せば金額変更は可能です。

新しい見積書を作る場合は、見積書の番号などを変更し、「新しい見積書である」ことがわかるようにしましょう。

見積書の発行手順

見積書は、基本的に顧客や取引先から依頼されるものです。見積書の発行を依頼された場合、その作成にあたって顧客や取引先(発注先)に対してヒアリングを行います。まずはおおまかな金額を提示し、それに合意してもらえるようであれば、ヒアリングを通して細かい条件を詰めていきます。

様々な条件を確認し、双方の認識に相違がないことが確認できれば、実際に見積書を発行し、見積書が発行されたら、発注書の提出など、商取引の次のステップに進みましょう。

見積書を発行するのに必要なもの

見積書の作成方法にルールはありません。取引先にとって必要な情報が記載されていれば、見積書として機能します。テンプレート(フォーマット)を用意し、ExcelやWordを使って作成することが一般的で、送付方法は主にメールや郵便です。

昨今では見積書を作成するための専用サービスも増えており、より簡単に見積書を発行できるようになっています。

MakeLeaps(メイクリープス)」では、あらかじめ登録した取引先情報や商品情報をもとに、簡単に書類を作成できます。通常の作成業務に比べて、工数を削減できるため、業務の効率化に役立ちます。またクラウド上で書類を一元管理できるため、安心して業務を進められることもメリットです。

見積書に記載する内容

見積書に記載する内容は多岐に渡ります。ここでは、宛名や差出人など、記載が必要な内容についてそれぞれ解説します。

宛名

取引先の情報は、もれなく記載する必要があります。主に記載する項目としては、会社名や所在地、担当者名などです。会社名を記載する場合は、「御中」をつけるのを忘れないようにしましょう。

差出人

取引先の情報だけでなく、見積書を発行した側の情報も記載します。会社名や所在地はもちろん、担当者名やメールアドレスも記載しておくと親切です。印鑑(社印)が必要になる場合もあるので、事前に確認しておくと良いでしょう。

通し番号

通し番号は、見積書を番号管理する自社内の番号です。見積書を発行する際は、通し番号も記載します。金額の変更などで新しく見積書を作り直す場合は、新しい見積書とわかるように、新たな通し番号を割り当てましょう。

発行日

見積書だけでなく、帳票や書類などを発行する場合は、発行日を記載する必要があります。発行日は、「◯月◯日」だけでなく、「◯年◯月◯日」と、年月日まで記載するようにしましょう。

見積もり内容

「見積書」という名前がついているように、見積もり内容の記載は必須です。項目名や商品の単価、数量、合計などを記載します。

項目名は、商品やサービスなどを、取引先にもわかるように記載します。形のないサービスであれば、数量の記載は必要ありません。有形の商品の場合は、具体的な数量を書きましょう。

見積もりの金額

見積もりの金額も忘れないように記入します。項目が複数に渡っている場合は、それぞれの項目の小計も記載することが大切です。他にも消費税や合計金額など、金額に関わる内容はなるべく詳細に書きます。

特に金額は、トラブルになりやすい要素でもあります。誤った金額を記載した場合は、見積書を正しく作り直す必要があるため、必ず確認しましょう。

有効期限や納期

有効期限や納期の記入も重要です。具体的には、商品やサービスを納品する目安と、見積もり内容の有効期限を記載します。

有効期限の記載は、先ほども解説したように、契約を促すなどのメリットがあります。有効期限や納期を見積書に記載する場合は、「◯年◯月◯日」と、年月日まで書くようにしましょう。

支払期限と支払方法

見積書は正式な契約の前に発行される帳票ですが、支払いに関する情報を明記しておくのも大切です。特に、支払期限や支払方法の記載は忘れないようにしましょう。

支払期日は、たとえば納品月の翌月末請求などの期日を書きます。また昨今では、支払方法も多様化しています。銀行振込など、支払方法を明記するのも重要です。

備考欄

見積書のフォーマットの多くには、備考欄が設けられています。見積書に記載しきれなかった情報は、この備考欄に記載しましょう。

備考欄には、取引に関わる注意書きや取引内容の条件、補足事項の説明などを記載します。特に記載事項がない場合は、簡単な挨拶などを書くと好印象です。

見積書を作成するときの注意点

見積書を作成する際には、いくつかの注意点を意識する必要があります。ここでは、その注意点を3つ解説します。

金額や個数など数字のチェックをする

金額や個数などの数字を確認することも重要です。もし見積書を発行した後に、金額や個数などの誤りが判明した場合、再び見積書を作らなければなりません。

取引先も、「提示された金額で合意したのに金額変更があるの?」と考えるため、印象が悪くなる可能性もあります。信用を失わないためにも、数字のチェックは忘れないようにしましょう。

誤字脱字のチェックをする

金額や個数ほど大きな影響を及ぼすわけではありませんが、誤字脱字などの間違いがないかどうかも重要です。会社名や担当者名はもちろん、日付や項目などにも誤字脱字がないかチェックしましょう。

特に取引先の会社名や担当者名を間違えてしまうと、相手に悪い印象を与えてしまいます。項目名の誤字も、トラブルに発展しやすい要素なので、間違えないようにしましょう。

見積書データは保存しておく

見積書を発行したら、破棄せずデータとして保存しておきましょう。見積書を保存しておくことで、過去のデータを参照しやすくなり、今後の営業活動に役立てられます。

最近では、様々な帳票作成サービスがあります。見積書を作成する場合は、クラウド上で一元管理できるなど、管理のしやすいサービスを選びましょう。

まとめ

今回の記事では、見積書の概要や書き方、注意点などを解説しました。見積書は重要な書類ですが、Excelなどの表計算ソフトで作成すると、作成に手間がかかります。また、ミスも発生しやすいため、トラブルにつながる場合もあるでしょう。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は、あらかじめ登録した取引先情報・顧客情報をもとに、簡単に書類を作成できます。また作成業務の効率化や、作成ミス防止など、様々な機能が備わっています。見積書から請求書まで、クラウド上で作成共有できるのも大きなポイントです。資料を無料ダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

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