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見積書はPDFファイルでも大丈夫?紙との違いは?電子化の注意点を解説

見積書はPDFファイルでも大丈夫?紙との違いは?電子化の注意点を解説 IT技術が社会に浸透し、社内や社外とのやり取りも、メールやチャットツールを使うことが一般的になっています。見積書もPDFで、受け取る機会が増えているの […]。

見積書はPDFファイルでも大丈夫?紙との違いは?電子化の注意点を解説

IT技術が社会に浸透し、社内や社外とのやり取りも、メールやチャットツールを使うことが一般的になっています。見積書もPDFで、受け取る機会が増えているのではないでしょうか。紙ベースの企業では、PDFの使用に不安を感じているかもしれません。

この記事では、PDFでの見積書について解説します。紙とPDFのメリット・デメリットやPDFの注意点も含めて解説するので、ぜひ参考にしてください。

見積書はPDFでも問題ない

見積書をPDFで送付することに、不安を感じている企業も少なくありません。しかし、PDFで送信することは、法的にも有効です。

見積書を送る側と送られる側が、この見積書は正式なものであり、法的に問題がないと認識することが大事です。その上で内容を確認し、問題がないことを双方が認識できれば、PDFでのやり取りに問題は生じません。

紙・PDFの見積書のメリット・デメリットを比較

紙の見積書やPDFの見積書はともにメリット、デメリットがありますので、比較しながら解説します。

紙の見積書のメリット・デメリット

紙の見積書のメリットは、パソコンが利用できないもしくは、インターネット環境が必要なくても内容を確認できることです。停電や通信障害があったとしても、紙の見積書であれば、問題は生じません。

また、手書きで複写式の見積書であり、なおかつ印鑑を押している場合は、改ざんが難しいです。このため非改ざん性が担保されるのです。見積書を発行した本人の確認も容易にできます。

紙の見積書のデメリットは、書類の印刷や郵送に時間がかかることです。手元に届くまでに時間がかかれば、効率的とはいえません。またパソコンで作成した見積書であっても、紙ベースであれば印刷する必要があります。ペーパーレスの推進に逆行することになるだけでなく、コストや保存するスペースも必要です。

PDFの見積書のメリット・デメリット

PDFの見積書のメリットは、まず、郵送費や人件費などのコストを削減できることです。封筒に宛名を書き込み、切手を貼る必要はなく、メールなどのコミュニケーションツールで電子送付できます。

また、見積書を電子保存できるため、送付履歴も確認可能です。利用するシステムによっては相手がメッセージを開封したかの確認もできるため、取引先とのトラブル回避にも役立ちます。さらに、データをサーバーやクラウドに保存すれば、保存スペースも必要ありません。

PDFの見積書のデメリットは、情報流出リスクやコピー、編集される可能性があることです。セキュリティが行き届いていないと、他社に見積書のデータを流されるかもしれません。また、セキュリティ対策を怠れば、勝手に編集されて、偽りの見積書が作成されるリスクもあります。

そもそも見積書とは

見積書とは、個人や事業者などの発注側が、受注側から契約前に提示される書類です。発注側は、金額や数量・工期・納期などを確認できるため、発注先を決める要素となります。

役割

見積書を発行することで、認識の誤りがないか確認できます。加えて発注者は、他の商品・サービスなどと内容の比較が可能です。

発注者と受注者との間で、大きな問題となるのが契約の齟齬です。お互いの認識の誤りを修正するためにも、見積書は大きな役割を果たします。そもそも、契約前に見積書をお互いが確認しておけば、認識が違うことは防げます。そのためにも、受注者は曖昧な内容の記載は避けましょう。納期や工程を具体的に記載するほど、発注者と受注者の意思疎通に役立ちます。

また発注者は、複数の見積書を比較検討することで、自社の予算や工期予定、納品予定に適した企業(受注者)を選べるのです。

主な記載項目

見積書の主な記載項目は次のとおりです。

・日付:右上に記載
・発注者の宛名:担当者宛の場合は、社名や支店名などを記載するため、敬称が2重にならないように注意
・受注側の連絡先:都道府県名や社名を省略せずに正確に記載し、電話番号やファックス番号、メールアドレス、担当者名も記載
・印鑑:近年は印鑑を省略するケースもあるが、捺印しているほうが正式なイメージがある
・見積もり金額:総合計や小計、消費税(税率)まで記載
・内訳:単価や数量など詳細に記載
・納期:明確に記載(例:契約後5日以内など)
・有効期限:相場変動が激しい場合にリスクを軽減

この他に、備考欄などを設けて見積書を作成しておくと便利です。

保存期間

見積書は、信憑書類であるため、保存期間が定められています。個人と法人で異なりますが、以下のようになります。

・個人:5年
・法人:7年

個人の5年は、見積書発行年度の確定申告期限日から起算し、法人の場合は、見積書発行年度の法人税申告期限日から起算します。

PDFの見積書を作成するときの注意点

PDFの見積書を作成する際には、注意しなければならないポイントがあります。ここでは、3つの重要ポイントを解説します。

正確な内容を記載する

発注者とすり合わせた条件を、正確に反映させた内容を記載することが大事です。的はずれな内容だと受注は難しいでしょう。納期だけでなく、納品方法なども具体的に記載することで、信頼度を上げることができます。

有効期限を明記する

見積書には、有効期限の明記が不可欠です。一般的な見積書であれば、1ヶ月程度となりますが、事前に発注者の意向を確認しておき、意向に合わせた有効期限を設定する方法もあります。必要に応じて、臨機応変に対応しましょう。

メールの件名で注意喚起する

メールなどのコミュニケーションツールでPDFの見積書を送付する場合は、件名に見積書が添付されていることを明記しましょう。発注者側の確認もれ防止になりますし、自社の添付ミス防止にもなります。

専用管理サービスを利用する方法もおすすめ

見積書の発行や管理には、専用管理サービスを利用する方法もおすすめできます。専用管理サービスは、見積書や請求書などバックオフィス関連の書類を管理するサービスです。書類整理に役立ち、業務の効率化が見込めます。中には、キャッシュフローの見える化まで、提供しているサービスもあります。

セキュリティの高いものがおすすめ

専用管理サービスを利用する場合は、セキュリティ対策の確認が必要です。セキュリティが甘いサービスでは、安心して業務を任せることができませんので、ハイセキュリティなサービスがおすすめです。個人情報や資金情報などの流出は、防がなければなりません。

外部サービスのセキュリティと同じく必要なのが、社内のセキュリティです。情報を持ち出されないよう万全の対策を講じましょう。

リモートワークへ移行しやすい

クラウド型の専用管理サービスを利用すれば、社内だけでなく社外からでも、見積書にアクセスできます。検索機能により探す手間も省けるため、作業効率も向上するでしょう。また、ペーパーレス化の推進に役立ち、コストも削減できます。見積書の共有が簡単にできるため、リモートワークやテレワークなどの働き方にも対応可能です。

他サービスと連携できると利便性が向上する

専用管理サービスを導入すれば、すでに導入済みのシステムとの連携も可能です。販売管理、SFAなどのシステムを連携できると便利です。シームレス化が完成すれば、DX(デジタルトランスフォーメーション)の実現につながります。

見積書に関するよくあるQ&A

見積書には、疑問に思うことがあります。特に、印鑑についての質問が多いため、ここで解説します。

印鑑は必須?

印鑑は必ずしも必要ではありません。また、脱印鑑の動きも進められています。しかし、日本人に染み込んだ印鑑文化は、簡単に抜けきれないようです。押印された見積書は信用度が高く、よい印象もあります。電子印鑑の利用も検討するとよいでしょう。

使用できる印鑑は?

一般的に見積書で使用する印鑑は、社印(会社の角印)と担当印(担当者の認印)です。見積書には、会社が正式に認めた証である社印と担当者が責任をもって作成した証である「角印+担当印」がおすすめです。実印や銀行印は、見積書には向いていません、

まとめ

企業のDXが推進されるなかで、ITの推進やペーパーレス化も推進されています。見積書のPDF化も法的に有効です。自社でPDFの見積書作成や管理に問題があれば、専用管理サービスを利用しましょう。社内の生産性向上にもなり、テレワークにも対応可能です。

また、エクセルなどで見積書を作成するとヒューマンエラーの可能性もあります。よりミスを削減するには、簡単かつ正確に見積書が作成できるクラウドサービスの利用も選択肢の一つでしょう。

クラウドサービスの導入を検討するのであれば、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」がおすすめです。見積書から請求書までクラウド上で簡単に作成・共有できて、作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了できます。まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。

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